När du intervjuar för en jobb som administrativ assistent, kommer intervjuaren att vilja veta hur relevanta dina kvalifikationer är för tjänsten och hur du skulle passa in på företaget och avdelningen.
Eftersom jobbet kräver både administrativa och interpersonella färdigheter, kommer anställningschefer ofta fråga om specifika egenskaper du har som kvalificerar dig för tjänsten, såväl som dina mindre kvantifierbara personkunskaper.
Förbereder för intervjun
Ett av sätten att förbereda sig är att analysera arbetsbeskrivningen för att försöka få en känsla av om det finns en speciell kompetens som tjänsten fokuserar på.
Läggs det till exempel en tonvikt på reseplanering, projektkoordinering, dag-till-dag mötesschemaläggning, personlig assistans eller något annat?
Var noga med att betona din mest relevanta erfarenhet när du svarar på jobbspecifika intervjufrågor.
Gör en lista över de färdigheter som nämns i platsannonsen och lägg gärna till några andra som du tror skulle vara tillämpliga också. Ta sedan en titt på dina egna administrativa och kontorsfärdigheter och matcha dina kvalifikationer med jobbet.
Detta hjälper dig att skräddarsy dina svar på det mest relevanta sättet till den specifika positionen.
1:14
Titta nu: Hur du svarar på 4 vanliga frågor för administrativa jobb
Tips för att hantera intervjun
Det är viktigt att vara medveten om att diskussionen sannolikt kommer att gå längre än mellanmänskliga mjuka färdigheter, såsom din kommunikationsförmåga, organisationsförmåga eller aktualitet. Du bör också vara redo att prata om hårda färdigheter.
Var beredd på att diskutera program
Eftersom många administrativa assistenttjänster kräver frekvent användning av specifik programvara, kan du behöva diskutera de olika programmen du har arbetat med, hur du har använt dessa program och din nivå på expertis.
Jag älskar att använda teknik och lära mig om nya program. Jag har också en förmåga att undervisa kollegor som kanske inte är så insatta i att använda system. I mitt senaste jobb på Kent Associates anmälde jag mig frivilligt för att granska projektledningssystem för teamet av proffs som jag stöttade. Min chef godkände min rekommendation och vi tog in ett webbaserat system, Asana, som hjälper oss att spåra projekt och dela information på en webbplattform.
Jag är den bästa personen på kontoret för PowerPoint-bilder och tycker om att hjälpa våra säljare att imponera kunderna med sina presentationer. Jag är även en avancerad användare av Excel och skapar komplexa makron för att förbereda budgetprognoser för projektförslag.
Dina svar kommer att bli mer imponerande om du tillhandahåller specifika anekdoter som exemplifierar din behärskning av administrativa verktyg och processer.
Var redo att diskutera administrativa processer
Du bör vara beredd att diskutera ditt arbetsflöde och administrativa processer i tidigare befattningar. Som administrativ yrkesman bör det råda ingen tvekan om att du är organiserad och detaljorienterad. Din intervjuare kommer att vilja veta hur du manifesterar dessa egenskaper i ditt dagliga arbetsflöde.
Organisationsförmåga och känsla för detaljer är bland mina starkaste tillgångar. Jag har trivts i situationer där jag kan skapa ordning i komplexa projekt. Till exempel har jag tidigare stöttat åtta proffs som planerade reklamevenemang för kunder. Jag utvecklade en mall för att spåra mål och framsteg för varje projekt och satte upp den på en gemensam enhet så att alla inblandade anställda kunde följa deras framsteg angående teamets projekt och evenemang.
När jag arbetade för Alfred Group skapade jag en handbok för procedurer som beskrev de steg som krävs för att bearbeta låneansökningar, och laddade sedan upp det online så att alla lånehandläggare kunde följa detsamma förfaranden.
Svara alltid positivt
Var uppmärksam på ditt uppförande under hela intervjun. Le, håll ögonkontakt med din intervjuare och prata med en entusiastisk (men ändå lugn och självsäker) röst.
Eftersom administrativa assistenter ofta har mycket nära kontakt med de individer som de arbetar för, är det viktigt att alltid vara positiv, professionell och artig.
Du vill att intervjuaren inte tvivlar på att det skulle vara en trevlig upplevelse att arbeta med dig.
Jag arbetade i receptionen på vår byrå, och det var avgörande att jag gjorde ett positivt första intryck för både nuvarande och potentiella kunder. Jag är en naturlig "kan göra"-person, och mina recensioner har regelbundet hyllat min kundtjänstinriktning.
Företaget undersöker kunder efter interaktioner, och mitt namn dyker konsekvent upp som en personal som är hjälpsam, trevlig och professionell. Min chef har kommenterat hur ofta kunder frågar efter mig när de ringer kontoret för att få hjälp.
Administrativ assistent intervjufrågor och svar
När du förbereder dig kan det vara användbart att granska frågor du kan få. Fundera lite på hur du ska formulera ett svar och lyft fram specifika erfarenheter och framgångar från tidigare jobb.
- Vilka datorkunskaper har du och vilka program är du bekväm med att använda? - Bästa svaren
- Är du bekväm med att använda en telefon med flera linjer och hantera en stor mängd telefonsamtal? - Bästa svaren
- På det här företaget tycker vi om att se oss själva som ett team som arbetar tillsammans mot samma mål. Hur tycker du om att arbeta i en teammiljö? - Bästa svaren
- Hur skulle du känna att leda två eller tre andra anställda? - Bästa svaren
- Vilken är din största styrka, och hur skulle det hjälpa din prestation i den här positionen? - Bästa svaren
- Vad är din största svaghet? - Bästa svaren
- Hur hanterar du stress och press? - Bästa svaren
- Hur var det att arbeta för din handledare? - Bästa svaren
- Vad förväntar du dig av en handledare? - Bästa svaren
- Föredrar du att arbeta självständigt eller i team? - Bästa svaren
- Arbetar du bra med människor? - Bästa svaren
- Ge några personliga exempel på lagarbete. - Bästa svaren
- Receptionistintervjufrågor: - Lista med frågor
Frågor att ställa till intervjuaren
Du bör också göra lite research om företaget och vara beredd att ställa relevanta frågor när tillfälle ges.
Det kan vara bra att komma med några frågor i förväg som du kan ställa, eller diskutera vidare, om du inte fick chansen tidigare under intervjun.
Ofta kommer detta att vara nära slutet av intervjun, så det är viktigt att lämna intervjuaren(erna) med ett gott intryck. Ett bra sätt att göra det på är att visa ditt intresse och förberedelser inför anställningsintervjun genom att knyta in frågor du fick med några egna frågor.
- Vad är ansvaret för denna position?
- Kan du beskriva en typisk dag (vecka) på den här avdelningen?
- Vilka är styrkorna i denna avdelning? Vilka är svagheterna?
- Vad skulle dina tidigare assistenter säga var det bästa med att arbeta för dig? Vad skulle de säga var värst?
- I vilken riktning ser du att företaget går de kommande fem åren? Känner du att det finns några hot mot dess framgång?
- Varför lämnade din senaste assistent tjänsten? Vilka var hans/hennes styrkor? Vilka var hans/hennes svagheter? Vad gör han/hon nu?
- Vilka egenskaper hade din bästa assistent? Hur är det med din värsta assistent?
- Hur ofta görs prestationsgranskningar? Vem leder dem?
- Vilka färdigheter är viktigast för dig i en administrativ assistent?
- Hur belönar och uppmuntrar du de personer som arbetar på din avdelning?
- Finns det några pågående produktionsproblem på denna avdelning?
- Hur har du hanterat personalproblem tidigare?
- Vilka är några av de största utmaningarna för en person i denna position?
- Vilken är den mest givande aspekten av den här positionen enligt dig?
- Stöder du (Stöder företaget/avdelningen) medlemskap i yrkesföreningar och fortsatt professionell utveckling?
- Vad skulle du beskriva som rollen för den administrativa personalen på det här kontoret?
- Förväntas övertid eller helgtimmar?
- Vad gillar du mest med att arbeta för det här företaget? Finns det några ändringar du skulle göra?
- Vad gillar du minst med att jobba här?
- Uppmuntrar du avdelningen att arbeta som ett team, eller koncentrera dig mer på individuella bidrag?
Var beredd på fler jobbintervjufrågor
Förutom jobbspecifika intervjufrågor kommer du också att få mer allmänna frågor om din anställningshistoria, utbildning, styrkor, svagheter, prestationer, mål och planer.
Här är en lista över de vanligaste intervjufrågorna och exempelsvar.
