Är din ideella organisation redo att vara kvällens senaste nyheter?
Självgodhet om din organisations sårbarhet kan vara din värsta fiende. I dagens rättsliga värld och blixtsnabba media kan du hamna i en kris vid middagstid idag.
Under min ideella karriär har organisationer som jag har arbetat för upplevt en klients död; en produktmanipulation som hotade en primär insamling; en atletisk skandal; och en masskjutning på campus.
Vi lärde oss den hårda vägen att vara förberedda eller förbereda oss på att lida mer än nödvändigt.
Här är sex förslag på bättre krishantering av din ideella organisation.
Vänta inte.
Många organisationer får sina krisplaner igång först när en katastrof har inträffat.
Brainstorma istället möjliga scenarier eller typer av katastrofer som kan hända och börja planera för dem.
Utbilda dig själv om ideella kriser och prata med dem som klarat dem. Bjud in en veteran från katastrofer att tala med din personal och din styrelse. Ge din PR-personal utarbeta en krisplan och ge dem en deadline.
Förespråka konkret krisberedskap. Många människor i ideella organisationer, särskilt små organisationer, tror inte att något dåligt någonsin kommer att hända. De vill inte tänka på det. De tror inte att de har tid att förbereda sig.
Och de kanske till och med hatar personal som driver på detta ämne. Säg till i alla fall. Om den krisen inträffar kommer folk att uppskatta din förutseende.
Inse att kriser tar många former.
Kriser finns i alla smaker. Vissa är högprofilerade. Andra kan vara mer lågmälda. Men i en tid med 24/7-nyheter är det en fantasi att tro att du kan hålla situationen borta från allmänhetens ögon. Om inte annat kommer lokala medier, såväl som sociala medier, sannolikt att vara över det hela. Har du byggt upp goda relationer med lokala medier? Om inte, börja nu.
Din kris kan vara en olycka som involverar en volontär, en klients död, förskingring av din ekonomichef, en stämningsansökan av en tidigare anställd eller en hackattacker som hotar integriteten för dina givare och klienter.
De kräver alla olika svar. Förbered dig för så många du kan föreställa dig och gör ditt bästa för att sätta planer för att minimera skadan på din ideella organisations rykte.
Även om något händer som du inte tänkt på, kommer din förberedelse för andra typer av nödsituationer att hjälpa. Planeringen kan avslöja luckor i säkerhet, försäkringsskydd, otillräcklig personalpolitik eller brist på personer med speciell kompetens.
Att öva på alla nödåtgärder kommer sannolikt att göra din organisation bättre förberedd för andra.
Utveckla en logistisk plan och en kommunikationsplan.
En logistisk plan har att göra med att få ut alla ur byggnaden i händelse av en jordbävning, sms: a personal och klienter att en beväpnad man har upptäckts i byggnaden, eller hantera en läkarundersökning nödsituation.
Utveckla ett riskhanteringsprogram för att hantera förlust av liv, egendom och försäkringsfrågor. Identifiera punktpersoner som snabbt kan agera, meddela lämplig hjälp och hantera evakueringsplaner.
En kommunikationsplan innebär att identifiera talespersoner, ge någon i uppdrag att samla in fakta när de dyker upp, skriva pressmeddelande, och hitta en plats att ha en presskonferens.
Få ordning på ditt sociala mediehus
Sociala medier kan vara en välsignelse under en kris OM du hanterar den väl.
Nästan alla ideella organisationer använda någon nivå av sociala medier. Bestäm nu vem som ska hantera den media under en nödsituation. Konfigurera en instrumentpanel (här är nio att tänka på) där du kan övervaka alla sociala medieplattformar och svara snabbt.
På grund av sociala medier finns det liten chans att kontrollera information. Oavsett hur mycket du försöker täppa till informationsläckor kommer de att hända. För att motverka felaktig information kan du ge korrekt och användbar information. Bekämpa rykten med fakta och uttryck oro för alla inblandade.
Låt inte bara dina sidor på sociala medier sitta där. Effektivisera ditt förhållningssätt till sociala medier. Ideella organisationer svarar ofta inte på frågor, kommentarer eller klagomål som visas på deras sociala medier.
Se till att du har någon som kontinuerligt övervakar dessa webbplatser och svarar på allt som läsarna postar där. På så sätt kan du komma över usel information och bygga trovärdighet hos dina följare.
Dessutom kan sociala medier vara det bästa sättet att visa din organisations mänskliga ansikte och stärka dess rykte om att vara snäll, sympatisk, artig, korrekt och en källa till opartisk information.
Förbered dig på att tala.
Varje minut räknas efter en kris. Slösa inte bort någon av dem. Tystnaden är dödlig. Gå ut med lämpliga uttalanden och meddelanden omedelbart, även om det bara är för att säga att du känner till situationen, du jobbar på den och att få fakta är kända för tillfället.
Fortsätt sedan med uppdateringar när händelserna utvecklas. För många situationer har du kanske redan förberett uttalanden.
Var orolig i all kommunikation, visa oro, tala oro och säg alltid sanningen. Var inte rädd för att säga "Vi vet inte." Det är bättre än att gissa. Lägg till att du arbetar så snabbt som möjligt för att få all fakta.
Långt mer går förlorat på att vägra tala med media än vad som riskeras genom att göra det. Ett vakuum av information föder mediafientlighet och allmänhetens förtroendeförlust.
Ge medieutbildning
Medieträning kommer att vara din bästa vän under en kris. Risk inte en media härdsmälta.
Sätt ihop ett medieutbildningsprogram innan katastrofen inträffar. Utbilda alla som kan behöva vara talespersoner. Det kan vara din styrelseordförande, din VD och andra nyckelpersoner, till exempel en mediekontaktperson. Tänk också på din bästa insamling, din volontärsamordnare och, i förekommande fall, din säkerhetsperson eller anläggningschef.
Medieträning behöver inte kosta mycket om du har någon i din styrelse som jobbar inom PR eller någon som är med i media. Nyckeln är att göra det regelbundet så att nya människor blir utbildade och andra inte blir inaktuella.
