การประชุมเป็นส่วนหนึ่งของธุรกิจที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ คุณแบ่งปันข้อมูล ระดมความคิด สร้างโซลูชัน และสร้างกระบวนการและระบบ ปัญหาคือ การประชุมเหล่านี้หลายครั้งน่าเบื่ออย่างเจ็บปวด ซึ่งหมายความว่าผู้คนที่เข้าร่วมมีสมองที่ปลอดโปร่ง
หากผู้คนไม่จดจ่อและให้ความสนใจ การประชุมจะทำให้ทุกคนเสียเวลา ทำให้การประชุมที่น่าเบื่อน่าตื่นเต้นยิ่งขึ้น (เพื่อให้พวกเขาทำบางสิ่งได้สำเร็จ) ด้วยเคล็ดลับการปฏิบัติ 5 ประการเหล่านี้:
ห้ามสมาร์ทโฟน
ผู้คนจะยืนกรานว่าต้องมีโทรศัพท์ เพราะสุดท้ายแล้วเหตุฉุกเฉินก็อาจเกิดขึ้นได้ โลกอาจถึงจุดจบในระหว่างการประชุมวางแผนรายไตรมาสของคุณ แต่ก็ไม่น่าเป็นไปได้
เทคโนโลยีช่วยให้คุณจดจ่อกับสิ่งที่ไม่ได้อยู่ตรงหน้าคุณ นั่นคือการประชุม หากผู้คนเห็นหน้ากันกับคนที่พวกเขาส่งข้อความระหว่างการประชุมของคุณ แสดงว่าพวกเขากำลังส่งข้อความถึงคนอื่น โทรศัพท์อยู่ที่โต๊ะทำงาน
หากไม่มีโทรศัพท์ จะเกิดสองสิ่งระหว่างการประชุม คุณถูกบังคับให้อยู่กับปัจจุบัน และใช้ช่วงพักเพื่อสื่อสารกับผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ การประชุมจะน่าสนใจยิ่งขึ้นเมื่อคุณพูดคุยกับเพื่อนร่วมงานและทำความรู้จักกับพวกเขา โทรศัพท์เป็นอุปสรรคต่อสิ่งนี้
เตรียม เตรียม เตรียม
การประชุมที่น่าเบื่อและน่าเบื่อหน่ายเกิดขึ้นเมื่อผู้นำหรือผู้ดำเนินรายการมาสาย ไม่มีวาระการประชุมและเลิกประชุม การประชุมที่เตรียมการมาอย่างดีสามารถสร้างความตื่นตาตื่นใจและมีส่วนร่วมได้ เมื่อผู้นำมีแผนและวัตถุประสงค์ การประชุมจะน่าสนใจมากขึ้น เมื่อไม่มีทิศทางหรือเป้าหมาย การประชุมจะไม่น่าสนใจ
ส่วนอื่น ๆ ของการเตรียมความพร้อมคือการพัฒนาทักษะของคุณ คุณเคยเข้าร่วมการประชุมที่มีประสิทธิผลและการโต้ตอบ และทำให้คุณรู้สึกว่าคุณสามารถก้าวออกไปและทำสิ่งที่ยิ่งใหญ่ให้สำเร็จได้ และคุณได้เข้าร่วมการประชุมที่คุณค่อนข้างแน่ใจว่าถ้าคุณเผลอหลับไป จะไม่มีใครคิดถึงคุณ และคุณจะไม่พลาดสิ่งที่สำคัญ ความแตกต่างคือบุคคลที่ดำเนินการประชุม
หากการประชุมของคุณน่าเบื่อ ลองส่องกระจกดูสิ หาทางปรับปรุง. เข้าร่วมชั้นเรียน (แผนกทรัพยากรบุคคลของคุณอาจช่วยคุณในการเสนอแนะ) และขอคำติชมและการให้คำปรึกษาจากเพื่อนร่วมงานที่คุณชื่นชมในทักษะการประชุม คุณสามารถขอความช่วยเหลือได้มากมายหากคุณขอ และส่วนมากนั้นฟรี
ทุกคนมีส่วนร่วม
หากไม่จำเป็นต้องเข้าร่วม คุณสามารถจัดการปัญหาทั้งหมดได้ทางอีเมล เป็นเรื่องยากที่คุณจะต้องนำข้อมูลเข้ากลุ่มเพื่อถ่ายทอดข้อมูล หัวข้อต่างๆ เช่น การเลิกจ้างจำนวนมากหรือการปรับโครงสร้างบริษัททั้งหมดเป็นข้อยกเว้นและจัดการได้ดีที่สุดโดยผู้จัดการที่พูดกับทุกคน มิฉะนั้น การประชุมควรเป็นแบบโต้ตอบ
ในการระดมความคิด ทุกคนควรพูด ถ้ามีคนไม่พูด ให้เรียกคนๆ นั้นให้ช่วย คนเก็บตัวอาจรู้สึกอึดอัด ดังนั้นทำให้ปราศจากแรงกดดันเท่าที่จะเป็นไปได้ วัฒนธรรมการประชุมของคุณต้องแน่ใจว่าความคิดของทุกคนรวมอยู่ในนั้น และผู้เข้าร่วมควรทราบล่วงหน้าเพื่อไม่ให้พวกเขาประหลาดใจ
ไม่ว่าจะเป็นการประชุมวางแผน การประชุมกำหนดเป้าหมาย หรือแม้แต่การประชุมรายงานประจำไตรมาส ให้เผื่อเวลาสำหรับคำถามและความคิดเห็นเสมอ
อย่าให้ใครมาครอบงำ
หากคุณเป็นผู้นำการประชุม คุณอาจพูดมากกว่าคนอื่นๆ แต่อย่าให้คนใดคนหนึ่งครอบงำการสนทนา นั่นคือสูตรสำหรับการประชุมที่น่าเบื่อหน่าย เปลี่ยนเส้นทางความคิดเห็นและเรียกร้องให้ผู้ที่มีความเชี่ยวชาญในพื้นที่นั้นขัดขวางผู้พูดที่บีบบังคับ
ผู้ที่สละเวลาเข้าร่วมประชุม นำความรู้ ประสบการณ์ สมควรได้รับโอกาสในการพูดแสดงความคิดเห็น ในฐานะผู้นำ คุณสามารถเรียนรู้ที่จะควบคุมพฤติกรรมที่บั่นทอนการประชุม
ต่อไปนี้เป็นวิธีหยุดพนักงานอย่างสุภาพ ขอเรียกเธอว่าเจน เมื่อเธอแสดงความคิดเห็นที่สี่เสร็จและเริ่มพูดต่อที่ห้า: “ขอบคุณ เจน เราทราบตำแหน่งของคุณ ฉันอยากฟังสิ่งที่คาเรนพูด และจิมกับบ็อบยังไม่มีโอกาสได้พูด"
บางครั้ง คุณจะต้องพูดคุยกับ Janes ในสำนักงานของคุณก่อนการประชุมเพื่อเตือนพวกเขาถึงประเด็นที่จะเกิดขึ้น ร่วมกันเป็นกลุ่มคือการแบ่งปันความคิดกับทุกคน และถ้าพวกเขาครอบงำการประชุมจะไม่ประสบความสำเร็จ การสนทนาเกี่ยวกับพฤติกรรมนี้ทันทีหลังจากการประชุมได้ผลดีเช่นกัน เนื่องจากคุณจะมีตัวอย่างใหม่ๆ ที่จะนำเสนอ
สร้างรายการที่ดำเนินการได้
การประชุมที่น่าสนใจและน่าตื่นเต้นจบลงด้วยสิ่งที่ผู้คนสามารถทำได้และควรทำ เพื่อบรรลุเป้าหมายส่วนบุคคล เป้าหมายของบริษัท หรือทั้งสองอย่าง หากผู้คนไม่เดินจากไปโดยไม่รู้ว่าขั้นตอนต่อไปของพวกเขาคืออะไร การประชุมก็จะล้มเหลว
สร้างการติดตามผลความรับผิดชอบ อาจเกิดขึ้นในการประชุมครั้งที่สองหรือเป็นรายบุคคล แต่จำเป็นต้องเกิดขึ้น ผู้คนจะสนใจหากพวกเขารู้ว่ารายการแอ็คชั่นมีไว้สำหรับการแสดงเท่านั้น
ทำการเปลี่ยนแปลงทั้งห้านี้และการประชุมที่น่าเบื่อจะน่าตื่นเต้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น เมื่อผู้คนได้สัมผัสกับการประชุมที่น่าสนใจและมีประสิทธิภาพ องค์กรโดยรวมจะได้รับประโยชน์
