ผู้จัดการฝ่ายบริการธุรการ: คืออะไร?

ผู้จัดการฝ่ายบริการด้านการบริหารดูแลบริการด้านการบริหารขององค์กร ซึ่งอาจรวมถึงการดูแลเจ้าหน้าที่ธุรการและการประสานงานการแจกจ่ายจดหมาย การเก็บบันทึก และสิ่งอำนวยความสะดวกในการตรวจสอบ

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับงานของผู้จัดการฝ่ายบริการด้านการดูแลระบบ

ผู้จัดการฝ่ายบริการธุรการคืออะไร?

องค์กรจะต้องดำเนินไปอย่างราบรื่นเพื่อให้มีประสิทธิผล ผู้จัดการฝ่ายบริการธุรการคือบุคคลที่ทำให้แน่ใจว่าสิ่งนี้เกิดขึ้นโดยการประสานงานบริการสนับสนุน

หน้าที่ของพวกเขาอาจรวมถึง:

• ประสานงานการแจกจ่ายจดหมาย
• การบำรุงรักษาสิ่งอำนวยความสะดวก
• บันทึกการรักษา
• การวางแผนงบประมาณของแผนก
• จัดสรรวัสดุสิ้นเปลือง

ในองค์กรขนาดเล็ก ผู้จัดการฝ่ายบริการด้านการดูแลระบบอาจทำทุกอย่าง ในขณะที่องค์กรขนาดใหญ่อาจมีผู้จัดการหลายคนที่รับผิดชอบงานที่แตกต่างกัน

• ชื่อสำรอง: ผู้จัดการสำนักงาน ผู้จัดการสิ่งอำนวยความสะดวก ผู้จัดการสัญญา

ผู้จัดการบริการด้านการบริหารทำงานอย่างไร

ผู้จัดการฝ่ายบริการธุรการมักทำงานเต็มเวลา พวกเขาอาจต้องทำงานล่วงเวลาด้วย ผู้จัดการฝ่ายสิ่งอำนวยความสะดวกบางคนจะโทรติดต่อในช่วงเวลานอกเวลางานเพื่อจัดการกับปัญหาที่เกิดขึ้น

หน้าที่ประจำวันของผู้จัดการฝ่ายบริการธุรการจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับองค์กร อาจรวมถึง:

• มีส่วนร่วมในการวางแผนระยะยาวและการพัฒนาเป้าหมายของแผนกและแผนก แผนกลยุทธ์และวัตถุประสงค์
• กำกับดูแลการพัฒนาพนักงาน โครงการฝึกอบรม การพัฒนานโยบาย และโครงการพิเศษ
• ช่วยเหลือผู้นำระดับสูงและมีส่วนร่วมและ/หรือเป็นผู้นำโครงการบริหารจัดการขนาดเล็ก
• การสร้าง การบำรุงรักษา และการดูแลการประสานงานและเอกสารของโปรแกรมการฝึกอบรมสำหรับพนักงาน
• วิเคราะห์เอกสารที่เกี่ยวข้องกับสัญญาเพื่อให้มั่นใจว่าเป็นไปตามกฎระเบียบและแนวปฏิบัติ 
• เป็นตัวแทนขององค์กรในการประชุมสัมมนา
• ร่างและแก้ไขการสื่อสารสำหรับทีมผู้บริหาร

ผู้จัดการฝ่ายบริการด้านการบริหารได้รับการว่าจ้างในบริการด้านการศึกษา การดูแลสุขภาพ บริการระดับมืออาชีพ วิทยาศาสตร์ และด้านเทคนิค การเงินและการประกันภัย และรัฐและ รัฐบาลท้องถิ่น.

ในปี 2018 มีการจ้างงาน 300,200 คนในอาชีพนี้ในสหรัฐอเมริกา สำนักงานสถิติแรงงาน (BLS) คาดการณ์ว่าการจ้างงานในอาชีพนี้จะเติบโตเร็วกว่าค่าเฉลี่ยจนถึงปี 2571

ผู้จัดการฝ่ายบริการธุรการได้รับ เงินเดือนประจำปีเฉลี่ย 96,940 ดอลลาร์ในปี 2019 และค่าจ้างเฉลี่ยต่อชั่วโมงที่ 46.61 ดอลลาร์

สาขานี้เปิดโอกาสให้มีความก้าวหน้า โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณทำงานให้กับองค์กรขนาดใหญ่ องค์กรเหล่านี้มีโอกาสก้าวหน้ามากขึ้น เนื่องจากโดยทั่วไปแล้วผู้จัดการบริการด้านการดูแลระบบจะมีหลายชั้นและประเภทต่างๆ ประสบการณ์และการศึกษาช่วยเพิ่มโอกาสในการก้าวหน้าในสาขานี้

ข้อกำหนดสำหรับผู้จัดการฝ่ายบริการด้านการบริหาร

แม้ว่าข้อกำหนดจะแตกต่างกันไปตามองค์กร แต่โดยทั่วไปแล้วผู้สมัครจะต้องสำเร็จการศึกษาระดับปริญญาตรี นายจ้างบางรายจะจ้างผู้ที่มีประกาศนียบัตรมัธยมศึกษาตอนปลายหรือ GED ที่มีประสบการณ์การทำงานที่เกี่ยวข้องมายาวนาน เพื่อให้โดดเด่นในฐานะผู้สมัคร ประวัติการทำงานของคุณควรสะท้อนถึงประสบการณ์ด้านการบริหารและ การจัดการ ทักษะ

ทักษะอ่อนหรือทักษะที่ไม่สามารถวัดปริมาณได้ ก็เป็นส่วนสำคัญในการเป็นผู้จัดการบริการด้านการบริหาร ทักษะการพูด การฟัง และการเขียนที่ดีถือเป็นสิ่งสำคัญ เนื่องจากทักษะเหล่านี้จำเป็นต้องสื่อสารกับผู้อื่นบ่อยครั้ง

พวกเขายังต้องการ การคิดอย่างมีวิจารณญาณ และทักษะการแก้ปัญหา ผู้จัดการฝ่ายบริการธุรการมักได้รับมอบหมายให้ระบุปัญหาและหาแนวทางแก้ไขที่เป็นไปได้ การบริหารเวลาก็ถือเป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน เนื่องจากมักจะต้องจัดการหลายงานและกำหนดเวลาให้ผู้อื่น

การรับรอง

ผู้จัดการบริการด้านการดูแลระบบไม่จำเป็นต้องได้รับการรับรองหรือได้รับอนุญาต การรับรองโดยสมัครใจมีให้สำหรับผู้ที่เชี่ยวชาญด้านสิ่งอำนวยความสะดวกหรือการจัดการสัญญา ที่ สมาคมการจัดการสิ่งอำนวยความสะดวกนานาชาติ เสนอหนังสือรับรองผู้จัดการสิ่งอำนวยความสะดวกที่ผ่านการรับรอง (CFM) ซึ่งระบุให้นายจ้างทราบว่าพวกเขาได้สำเร็จข้อกำหนดของหลักสูตรและผ่านการประเมินที่แสดงให้เห็นถึงความรู้ของพวกเขา

ผู้จัดการสัญญาสามารถดำเนินการตามการรับรองแบบใดแบบหนึ่งจากหลายแบบที่เสนอโดย สมาคมการจัดการสัญญาแห่งชาติ (NCMA)รวมถึงผู้จัดการสัญญามืออาชีพที่ผ่านการรับรอง (CPCM) ข้อมูลประจำตัวจากองค์กรเหล่านี้อาจช่วยเพิ่มความพึงพอใจของผู้สมัครงานได้