เหตุใดคำอธิบายงานอาสาสมัครจึงมีความสำคัญ
ไม่มีธุรกิจหรือองค์กรไม่แสวงหากำไรใดที่จะเริ่มจ้างผู้คนก่อนที่พวกเขาจะรู้ว่าพวกเขาต้องการให้พวกเขาทำอะไร พวกเขาเขียนคำอธิบายลักษณะงานโดยละเอียดเพราะเป็นพิมพ์เขียวในการสรรหา จัดการ และรักษาพนักงาน
หลักการเดียวกันนี้ใช้กับอาสาสมัครด้วย
คำอธิบายงานอาสาสมัครเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์อย่างเหลือเชื่อช่วยคุณได้ ความพยายามในการสรรหาอาสาสมัครการบริหารจัดการของอาสาสมัครคนนั้นและการรักษาเขาหรือเธอไว้ การตั้งความคาดหวังด้วยรายละเอียดของงานควรเป็นงานอันดับหนึ่งสำหรับผู้จัดการอาสาสมัคร
คุณอาจลังเลกับข้อกำหนดนี้ โดยคิดว่าคุณอาจต้องเขียนคำอธิบายลักษณะงานจำนวนมาก ในความเป็นจริง คุณไม่จำเป็นต้องมีคำอธิบายลักษณะงานสำหรับอาสาสมัครบางคน โดยเฉพาะผู้ที่ทำงานเพียงครั้งเดียวซึ่งมีความซับซ้อนจำกัด ตัวอย่างเช่น อาสาสมัครที่คุณสมัครเข้าร่วมเพื่อลงทะเบียนผู้เข้าร่วมของคุณ วิ่งการกุศลประจำปี คงไม่ต้องการอะไรนอกจากการสอนด้วยวาจาในวันงาน อาสาสมัครก็ไม่ต้องการอะไรมากไปกว่านี้สำหรับวันทำความสะอาดประจำปีของคุณเพื่อเก็บขยะหรือถอนวัชพืช
อย่างไรก็ตาม องค์กรการกุศลของคุณอาจมีงานอาสาสมัครระยะยาวที่ซับซ้อนหลายงาน ซึ่งอาจจำเป็นต้องมีการฝึกอบรมเฉพาะทาง ในกรณีเหล่านั้น ถือเป็นเรื่องสมเหตุสมผลที่จะจัดการกับตำแหน่งเหล่านั้นเหมือนกับที่คุณทำกับตำแหน่งที่ได้รับค่าตอบแทน ซึ่งรวมถึงคำอธิบายลักษณะงานโดยละเอียดที่คุณสามารถใช้เพื่อรับสมัครอาสาสมัครเหล่านั้นได้ รายละเอียดของงานยังมีประโยชน์เมื่อคุณประเมินอาสาสมัคร ซึ่งช่วยให้คุณทั้งคู่จำได้ว่างานนี้เกี่ยวกับอะไร
รายละเอียดงานแต่ละรายการควรอธิบายงานที่ได้รับมอบหมาย รวมถึงทักษะ ความสามารถ และความสนใจที่จำเป็นต่อการปฏิบัติงานอาสาสมัครให้ประสบความสำเร็จ
ความชัดเจนคือสิ่งที่อาสาสมัครทุกคนชอบ ก่อนที่คุณจะเริ่มรับสมัครอาสาสมัคร ให้เขียนรายการงานที่คุณต้องการให้พวกเขาทำ จากนั้นอธิบายตำแหน่งงานเหล่านั้นให้ชัดเจนที่สุด
รายละเอียดงานอาสาสมัครไม่แตกต่างจากงานที่คุณเตรียมไว้สำหรับพนักงานที่ได้รับค่าจ้างมากนัก ความคาดหวังที่ชัดเจนสามารถช่วยหลีกเลี่ยงได้ ปัญหามากมายรวมถึงปัญหาทางกฎหมาย.
สิ่งที่ควรรวมไว้ในรายละเอียดงานอาสาสมัคร
มีหลายวิธีในการเขียนคำอธิบายตำแหน่ง แต่ควรครอบคลุมบางส่วนดังนี้:
-
ตำแหน่งงาน
ชื่อที่สื่อความหมายช่วยให้อาสาสมัครรู้สึกถึงอัตลักษณ์ และช่วยให้พนักงานที่ได้รับเงินเดือนและอาสาสมัครคนอื่นๆ เข้าใจบทบาทเฉพาะนี้ หลีกเลี่ยงคำอธิบายที่เกี่ยวข้องกับการจ่ายเงิน ตัวอย่างเช่น ทำไมจึงเรียกพนักงานต้อนรับว่าเป็นพนักงานต้อนรับ "อาสาสมัคร" คุณไม่ได้พูดว่าพนักงานต้อนรับ "จ่ายเงิน" สำหรับพนักงาน -
สถานที่ทำงาน
บุคคลนั้นจะทำงานที่ไหน? งานนี้สามารถทำได้ที่บ้านหรือที่ไซต์เฉพาะหรือไม่? มีระบบขนส่งสาธารณะใกล้สถานที่ทำงานของคุณ เพื่อให้คุณสามารถรับสมัครผู้ที่อาจไม่มีรถส่วนตัวได้หรือไม่? -
วัตถุประสงค์ของตำแหน่ง
งานของอาสาสมัครจะส่งผลต่อโครงการอย่างไร ผล, ลูกค้า หรือ ภารกิจ? ระบุผลกระทบที่คาดหวังสำหรับทั้งงานบริการโดยตรงและงานธุรการ เพื่อให้อาสาสมัครเข้าใจว่าพวกเขามีความสำคัญต่อองค์กรอย่างไร -
ความรับผิดชอบและหน้าที่
อธิบายหน้าที่และภาระผูกพันเฉพาะของตำแหน่งอาสาสมัคร พูดอย่างชัดเจนถึงสิ่งที่คาดหวัง -
คุณสมบัติ
การระบุคุณสมบัติสำหรับตำแหน่งอาสาสมัครใดๆ จะต้องมีความชัดเจนและเป็นรูปธรรม รวมถึงการศึกษา ลักษณะส่วนบุคคล ทักษะ ความสามารถ และประสบการณ์ที่ต้องการ -
ความมุ่งมั่นที่คาดหวัง
คุณคาดหวังเวลาเท่าไรจากอาสาสมัคร? รวมระยะเวลาการให้บริการ ชั่วโมงต่อสัปดาห์ และชั่วโมงต่อวัน รวมข้อกำหนดพิเศษใดๆ เช่น งานวันหยุดสุดสัปดาห์ -
การฝึกอบรม
รายการอะไร การฝึกอบรมที่อาสาสมัครจะได้รับ. รวมการฝึกอบรมทั่วไปที่ทุกตำแหน่งต้องการ บวกกับการฝึกอบรมเฉพาะตำแหน่งสำหรับการมอบหมายนี้
รวมวันที่ของคำอธิบายหรือวันที่ที่มีการอัปเดต ระบุชื่อหัวหน้าอาสาสมัครและข้อมูลการติดต่อของเขา/เธอ รวมข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการรับข้อมูลเพิ่มเติมและผู้ที่จะโทรติดต่อหากสนใจ
ตัวอย่างรายละเอียดงานอาสาสมัคร
ชื่อตำแหน่งงาน: เก้าอี้กลางวัน
วัตถุประสงค์: ประธานรายวันทำหน้าที่เป็นพนักงานต้อนรับของ Charles County Agency on Aging ซึ่งสนับสนุนภารกิจของ Agency ในการสนับสนุนประชากรผู้สูงอายุของ Charles County The Day Chair เป็นตัวแทนของหน่วยงานแก่ประชาชนที่มาเยี่ยมชมสำนักงานในวันจันทร์ พุธ และศุกร์ เวลา 9.00 น. - 16.00 น.
ที่ตั้ง: The Day Chair ทำงานในบริเวณแผนกต้อนรับสาธารณะของสำนักงานกลางของหน่วยงานที่ 567 N. Oak St ในทัลซา โอเค
ความรับผิดชอบหลัก:
- เก้าอี้เดย์รับสายและโทรออก
- ทักทายแขกและนำพวกเขาไปยังสำนักงานหรือสถานที่อื่น
- ตอบคำถามเกี่ยวกับหน่วยงานและจัดเตรียมแบบฟอร์มเมื่อจำเป็น
- พิมพ์รายการกิจกรรมที่เกิดขึ้นในวันนั้นที่สำนักงานของหน่วยงานและสถานที่ดาวเทียม
- โทรแจ้งเตือนไปยังอาสาสมัครคนอื่นๆ ที่ได้รับมอบหมายให้ทำโครงการในวันถัดไป
- เปิดจดหมายแล้วแจกจ่าย
- เข้าสู่การบริจาคที่ได้รับทางไปรษณีย์ในฐานข้อมูล
- พิสูจน์อักษรสำเนาโบรชัวร์เมื่อมีเวลา
- ช่วยในการจัดเตรียมการส่งจดหมายจำนวนมาก
- เตรียมจดหมายตามความจำเป็น
- หน้าที่อื่นๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย
รายงานไปยังผู้ช่วยผู้อำนวยการของ Charles County Agency เรื่อง Aging
ระยะเวลาการแต่งตั้ง: เก้าอี้กลางวันทำหน้าที่หนึ่งวันต่อสัปดาห์เป็นเวลาสามเดือน หลังจากสามเดือน อาจได้รับการแต่งตั้งเป็นประธานรายวันได้อีกสามเดือนตามดุลยพินิจของผู้บังคับบัญชา หลังจากหกเดือน บุคคลที่ทำหน้าที่เป็นประธานรายวันอาจหมุนเวียนไปยังตำแหน่งอื่นภายในหน่วยงานได้
ความมุ่งมั่นด้านเวลา: หนึ่งวันต่อสัปดาห์ (M, W หรือ F) เป็นเวลาหกชั่วโมง (9.00-12.00 น. และ 13.00-16.00 น.) เป็นเวลาอย่างน้อยสามเดือน
คุณสมบัติ: ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์และการป้อนข้อมูล มีอัธยาศัยดี มีความอดทน มีไหวพริบในการแก้ปัญหา มีความน่าเชื่อถือ
สนับสนุน: จะได้รับการฝึกอบรมสำหรับตำแหน่งนี้ นอกจากนี้ผู้ช่วยผู้อำนวยการจะพร้อมสำหรับคำถามและความช่วยเหลือ
ข้อกำหนดด้านอายุ: ไม่มี.
การแต่งกาย: ธุรกิจสบายๆ
หมวดหมู่อื่นๆ ที่คุณอาจต้องการรวมไว้ในคำอธิบายตำแหน่งอาสาสมัคร ได้แก่:
- ใบรับรอง/ใบอนุญาตที่จำเป็น เช่น ใบรับรอง CPR หรือใบอนุญาตขับขี่เชิงพาณิชย์
- โอกาสในการพัฒนา เช่น การฝึกอบรมและการเลื่อนตำแหน่งสู่ตำแหน่งอื่นๆ
- ต้องมีการตรวจสอบความปลอดภัย เช่น การตรวจสอบประวัติอาชญากรรมหรือการตรวจสอบลายนิ้วมือ
- สิทธิประโยชน์ เช่น ใบรับรองการบริการ ที่จอดรถฟรี หรือการผ่อนผันค่าเล่าเรียน
รายละเอียดงานอาสาสมัครไม่เพียงแต่เพื่อประโยชน์ของอาสาสมัครเท่านั้น แต่ยังเพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่มีปัญหาทางกฎหมายอีกด้วย อาสาสมัครชอบความคาดหวัง การฝึกอบรม และความสม่ำเสมอที่ชัดเจน จากผู้จัดการอาสาสมัครของพวกเขา
การเขียนคำบรรยายลักษณะงานที่ดีเป็นเพียงส่วนหนึ่งของการเตรียมองค์กรที่ไม่หวังผลกำไรของคุณให้พร้อมรับและทำงานร่วมกับอาสาสมัคร