Dokümantasyon Doğru Karar Vermek İçin Çok Önemlidir
İnsan kaynakları ve istihdam dünyasında, bir çalışanın performansı hakkında belgeler yeteneğinizi yapabilir veya bozabilir disiplin, sonlandırmakveya adil bir şekilde teşvik edin, ödüllendirin ve çalışanları tanımak.
Dokümantasyon, yöneticiler ve İK personeli için çok önemlidir çünkü hepsini kaydetmek için ciddi bir çaba göstermeniz gerekir. çalışanlarınızın istihdam geçmişindeki olayların hem olumlu hem de olumsuz olayları verim.
Burada yöneticilerin ve İK personelinin çalışan performansını dikkatli bir şekilde belgelemek için ihtiyaç duyduğu her şeyi bulacaksınız.
Çalışan Performansını Neden Belgelemelisiniz?
- Belgeler kanıt sağlar performans sorunları tartışıldı çalışanla zamanında ve özlü bir şekilde.
- Dokümantasyon, çalışanın performansını iyileştirmesi veya iyileştirmemesi mesai. Çalışanın eylemlerinin, yöneticinin eylemlerinin ve meydana gelen olayların kronolojik ve kesin bir açıklamasıdır.
- Dokümantasyon, yönetimin alacağı kararları destekleyen kanıtlar sağlar. Disiplin gibi olumsuz davranışlar veya bir çalışanla fesih.
- Belgeler, bir çalışanın uygun olan diğer çalışanlara göre mevcut bir promosyonu veya fırsatı hak ettiğini kanıtlar.
- Belgeler, maaş artışlarını, düşüşlerini veya bir çalışanın neden zam almadığını gerekçelendiren kanıtlar sağlar.
- Bir dava durumunda, eksiksiz ve kapsamlı belgeler işverenin çıkarlarını korur. Dokümantasyon, yönetimin şu konulardaki eylemlerini destekleyebilir: başarısız bir çalışanı işten çıkarmak. Ayrıca işçinin diğerlerinin aksine yasal sebeplerle feshedildiğini de ispatlayabilir. yasa dışı ayrımcılık gibi.
Neler Belgelenmeli?
Yöneticilerin, çalışan performansını, hem olumlu katkıları hem de performans başarısızlıklarını belgelemesi gerekir. Toplantı veya konuşma sırasında çalışanın tam olarak ne yaptığını ve söylediğini ve yöneticinin yanıt olarak ne yaptığını ve söylediğini belgelemeleri gerekir.
Görüşme sırasında yapılan anlaşmaları belgelemeniz gerekir, hedefler belirlendi, gereken ve beklenen iyileştirmeler ve iyileştirme için zaman çizelgesi. Dokümantasyon, yöneticinin çalışana yardımcı olmak için yaptığı taahhütleri de içermelidir.
Nasıl Belgelenir
Belgeler, çalışanla toplantı veya konuşma sırasında veya hemen sonrasında yazılmalıdır. Gerçekte olduğu gün çalışanla konuşmayı yazmayı asla kaçırmamalısınız. Daha sonraya veya ertesi güne kadar beklemek, hatırladıklarınıza bağlı olduğu için belgelerin kalitesini etkiler.
Yöneticilerin yaptığı en büyük hatalardan biri, gerektiğinde bir çalışan danışmanlığı geçmişini yeniden oluşturabileceklerine inanmaktır. Düzgün, zamanında dokümantasyon deneyimine sahip hiçbir İK çalışanı, yeniden oluşturulmuş bir kayıtla asla kandırılmaz. Hafızadan yeniden yapılandıran yöneticiler şirketlerine gereksiz ve kabul edilemez riskler getirir çünkü uydurulmuş bir tarih olası bir davada geçerli olmayacaktır.
Profesyonel, düzenli ve düzenli görünmek için belgelerinizin olması gerekir. Belgeleri üçüncü bir tarafa olanların geçmişinden bahsediyormuş gibi yazın. Belgelerinizi bir gün kimin okuyabileceğini asla bilemezsiniz, bu nedenle belgelerinizin profesyonelliğinizi yansıttığından emin olun. (Bir kokteyl peçetesinin, zarfın veya yapışkan notun arkası, mesleki belge niteliği taşımaz.)
Çalışan, kuruluşunuzda yeni bir iş bulursa veya siz bulursanız, belgeleriniz çalışanın yeni yöneticisine gitmelidir. Hafızanız ve çalışanın yeni yöneticisini bilgilendirmek için, her belgeye çalışanın adını ve unvanını, sizin adınızı ve unvanınızı ve tam tarihini yazmanız gerekir.
Gerçeklere dayalı, adil, yasal, nesnel, eksiksiz ve tutarlı belgeler yazın. Görüşlerden kaçının (Mike özensizdir. Alice tembel. Tom bana yalan söylüyordu.), Lakap takmak, başyazı yazmak (John tam bir pislik. Mark'ın bir tutum sorunu var.) ve etiketleme (Mary sorumsuz. George bir takım oyuncusu değildir.).
Çalışanın davranışını yorumlamaya çalışmaktan da kaçının. (Marsha bu ödevi sevmemeli. Paula haddini aşmış gibi görünüyor.) Sıfatlar ve zarflar gibi tanımlayıcı sözcükleri (yavaş, özensiz, mutsuz, karamsar, kaba) kullanımınızı en aza indirin. Görüşünüzü veya yorumunuzu değil, çalışanın belirli davranış ve eylemlerini belirtin.
Hangi Belgelerin Sağlanması Gerekir?
Belgelerin daha sonraki incelemesinde, konuşmanın doğru bir kaydına ihtiyaç duyulur. Gerçeklere bağlı kalın ve sadece kendi söylediklerinizi ve çalışanın söylediklerini yazın. Belgelerinizin net olduğundan ve gerçekleri doğru anladığından emin olun. (Olası herhangi bir yasal durumda, belgelenen olaylardan herhangi birindeki hatalar, geri kalan tüm belgeleri şüpheli hale getirir.)
Son olarak, tüm anlaşmaları, taahhütleri, zaman çizelgelerini, gereken iyileştirmeleri, check-in noktalarını ve bellekten kaçabilecek diğer ayrıntıları belgeleyin. Yanlış anlaşılma olmaması için son tarihler ve son tarihler için bir tarih ve saat belirlediğinizden emin olun.
İK departmanınızın dokümantasyon politikasını öğrenin; bu, size hangi dokümantasyonun işe koyulması gerektiğini söyleyecektir. çalışan özlük dosyası Disiplin cezalarına ilişkin herhangi bir belge kesinlikle dahil edilmelidir.
Dokümantasyon Nerede Belgelenmeli ve Saklanmalı
Çalışanlarla ilgili belgeler gizli ve çalışana özel olduğundan, dikkatli olmanız gerekir. herhangi bir belgenin yönetici, İK ve potansiyel olarak çalışanın bir sonraki müdür. Bu nedenle, belgelerin paylaşılan bir bilgisayar sürücüsüne yerleştirilmesi önerilmez. El yazısı belgeler ve bir yöneticinin yazdırdığı belgeler en iyi şekilde kilitli bir yerde saklanır.
Alt çizgi
Bu yönergeleri izlerseniz, bir çalışanı disipline etmek, işine son vermek veya bir çalışanı bir işe transfer etmek için yardım istemek üzere İK'ya gittiğinizde. daha iyi potansiyel uyum, İK, sorunu çözmenize veya durumu iyileştirmenize yardımcı olacaktır. İK size belgeleyin, belgeleyin, belgeleyin dediği zaman veya size yardımcı olamayacakları zaman; tüm üslerinizi kapsamanız gerekecek.
Sağlanan bilgilerin yetkili olmakla birlikte doğruluk ve yasallık açısından garanti edilmediğini lütfen unutmayın. Site dünya çapında bir kitle tarafından okunmakta veistihdam yasaları ve yönetmelikler eyaletten eyalete ve ülkeden ülkeye değişir. Lütfen adli yardım istemekveya yasal yorumunuzun ve kararlarınızın bulunduğunuz yer için doğru olduğundan emin olmak için Eyalet, Federal veya Uluslararası hükümet kaynaklarından yardım. Bu bilgiler rehberlik, fikir ve yardım amaçlıdır.
