Proje yöneticilerinin işi zor. Rollerinin doğası gereği, yeni girişimleri takip etmek ve bunlarla başarılı olmak için etkili bir ekip oluşturma sorumluluğunu üstlenirler. Projeler bir firmada yapılan tüm işleri kapsayabileceği için her proje yeni bir maceradır.
Proje başarısını destekleyen en önemli faktörlerden biri, etkili, ilgili bir yönetici sponsorun varlığıdır. Proje yöneticileri, yönetici sponsorların bir projenin başarılı olmasına yardımcı olmak için çok şey yaptığını bilse de, birçok yönetici nasıl yardımcı olabileceklerini veya ne yapacaklarını anlamaz.
Yönetici Sponsor Sorumlulukları
Yürütme sponsoru, bir projenin başarısı için çok önemlidir. Projelerin başarısız olmasının birçok nedeni vardır, ancak bir kuruluşta destek eksikliği bunlardan biri olmamalıdır. Yönetici sponsorlar:
- Bir projenin sonucu için yönetici düzeyinde sorumluluk üstlenin
- Projeyi onaylayın ve proje yöneticisi ile çekirdek ekip üyelerine yetki verin
- Proje ekibinin kaynak ve görünürlük arayışını destekleyin
- Hesap verebilirlik ve şeffaflık dahil olmak üzere etkili ekip değerlerinin varlığını sağlayın ve destekleyin
- Olağanüstü zorluklar karşısında takımı destekleyin
- Proje ekibini kurumsal müdahaleye karşı savunun
- İlgili ve ilgili kalın
- Girişim başarısız olursa, proje yöneticisi ve ekip üyeleri kadar sorumlu tutulmak
Yönetici Sponsoru Varlığı
Destekleyici bir yönetici sponsorun yokluğunda, yukarıdaki sorumlulukların tümü zaten aşırı yüklenmiş olanlara düşer. proje Müdürü, genellikle projeye karşı dirençli olabilecek diğer yöneticiler veya yöneticiler üzerinde etkisi olmayan.
Etkili bir sponsorun olmaması, bunlarla sınırlı olmamak üzere, proje sorunları riskini artırır. başarısızlık, yetersiz performans, artan maliyet ve kalite hedefleri ve olası artan ekip kargaşa
Basitçe ifade etmek gerekirse, etkili bir varlığın varlığı yönetici sponsoru sponsor oldukları proje için olumlu bir fark yaratıcıdır. Rolün bariz önemi göz önüne alındığında, çoğu kuruluşun yönetici sponsorlarla çalışmalarını ciddiye aldığını varsaymak mantıklı olabilir.
Rolün Örgütsel Tedavisi
Çoğu firmanın, şirketin rolü etrafında olgun uygulamalar sergilemesini beklemek makul olsa da, yönetici sponsor, proje yönetimi uygulamalarının iyi bir şekilde yerleştiği bir çağda, durum tam olarak zıt.
- Birçok firmanın yönetici sponsorluğu konusunda resmi uygulamaları yoktur.
- Çok az firma, sponsorun rolü ve sorumlulukları için herhangi bir resmi eğitime veya standart bir açıklamaya sahiptir.
- Nadir, yönetici sponsorlarına eğitim sağlayan firmadır.
- Proje başarısı için sponsorun hesap verebilirliği konusunda çok az tutarlı anlaşma vardır.
- Çoğu proje yöneticisi, sponsorlarından destek alamamaktan duyduğu hayal kırıklığını dile getiriyor.
Project Management Institute'a göre 2018'de kuruluşların %38'i ankete projeler için aktif yönetici sponsorları yoktu.
Yönetici sponsorluğu uygulamasının mevcut durumu iyileştirme için alan bırakabilirken, proje yöneticilerinin inisiyatifleriyle ilerlemeye devam etmekten başka seçeneği yoktur. Ancak, proje yöneticilerinin çok ihtiyaç duyulan yönetici desteğini almak için atabilecekleri bazı adımlar vardır.
Yönetici Desteği Alma Adımları
- Bir sponsor işe alın. Projenizin firmanız için doğrudan müşteriler için veya müşteriler tarafından dolaylı olarak stratejik etkileri varsa, Müşterileri desteklemek için daha verimli ve etkili dahili faaliyetler sağlamak için, bir sponsor. Projenin önemini pekiştirmek ve yardım istemek için doğrudan yöneticinize rapor veren kişiyle veya Proje Yönetim Ofisinizin başkanıyla birlikte çalışın. Sponsorun rol ve sorumluluklarını vurgulayın ve endüstri araştırması Bu, proje başarısı ile etkili sponsorluğu ilişkilendirir.
- Sponsorunuzu eğitin. Sponsorun rolünün taktik değil stratejik olduğunu vurgulayın. Çoğu yönetici, sorumlulukları için resmi bir eğitim ve hatta bağlam olmadan sponsor rolüne girer. Bir yöneticiyi eğitme gibi biraz garip bir rol üstlenirken, bu kişilerin çoğu bağlamınızı ve rehberliğinizi takdir edecektir. Hesap verebilirlik, değerlerin pekiştirilmesi ve ekibin korunması konuları, yönetici sponsorunuzu işe alırken birincil odak noktanız olmalıdır.
- Sponsorunuzla aktif olarak etkileşim kurun ve dahil edin. En iyi proje yöneticisi ve yönetici sponsor ilişkileri oldukça etkileşimlidir. İki taraf için, proje faaliyetlerine ilişkin güncellemelerin yanı sıra acil durumları işaretlemek ve bunlara müdahale etmek için net bir iletişim protokolü oluşturması önemlidir. Proje yöneticisi, yönetici sponsoru aşağıdaki durumlardan durum veya ekip toplantılarına katılmaya teşvik etmelidir: zaman zaman gerçek ilgi göstermek ve ekip için organizasyona aktif bir amigo olarak hizmet etmek başarılar.
- Sponsorunuzdan koçluk desteği isteyin. Sizden daha fazla deneyime sahip birinin gözlemlemesi ve performansınız hakkında yapıcı ve olumlu geribildirim ve koçluk yapması her zaman yararlıdır.
- Büyük sorunlar için sponsordan dikkatli bir şekilde yararlanın. Taktiksel sorunlar için sponsorunuzdan çok fazla yararlanmamaya dikkat edin. Sponsorunuzun en iyi kullanımı, kaynakların güvenliğini sağlamaya yardımcı olmak, proje ekibinin daha geniş yönetim grubuna sözcüsü olarak hizmet etmek ve temel ekip değerlerini güçlendirmenize yardımcı olmaktır.
Son Adım
Yürütücü sponsorun rolü, proje girişimlerinde başarıya giden yapbozun önemli parçalarından biridir. Başarılı proje yöneticileri, bu rolün ne kadar önemli olduğunu anlar ve doğru düzeyde ve yoğunlukta yönetici desteği almak için çalışır.
Sponsor yoksa veya belirsizse, başarı için sizi, ekibinizi ve firmanızı desteklemek üzere yönetici sponsorlarınızı işe alma ve/veya eğitme sorumluluğunu üstlenin.
