Gibi yöneticiler, daha az zamana daha fazla iş sığdırmak için günümüzün çok büyük bir kısmını harcıyoruz. Her düzeyde fazla çalışan profesyoneller için ortak bir yanıt, aynı anda birden fazla aktivite gerçekleştirerek çoklu görev yapmaya çalışmaktır. Problem şu çoklu görev çalışmıyor
Çoklu Görev Neden En Etkili Yaklaşım Değildir?
Örneğin, sabah dişlerinizi fırçalarken, sabahları ne yapacağınızı düşünmeye başladığınızı hayal edin. Gündem günün ilerleyen saatlerinde büyük bir toplantı için. Dişlerinizi fırçalamak beyninizin işlem gücünün çoğunu gerektirmez ve sabah dişlerinizi temizleme görevinizi mekanik bir şekilde yerine getirirken gündeme konsantre olabilirsiniz.
Peki ya beyninizin kapasitesinin daha fazlasını gerektiren iki göreve ne dersiniz? Kahvaltı hazırlarken telefonla konuşuyor olabilirsiniz. Her iki görevi de doğru bir şekilde yapabilirsiniz, ancak dikkat eksikliği nedeniyle hata yapma olasılığı yüksektir.
Çoklu Göreve Alternatif Olarak Yığınlama
"Parçalama", insan belleği kullanımının nasıl çalıştığını açıklar. Birkaç görevi aynı anda tamamlamaya bakarken bu kavramı hatırlamak önemlidir. Aslında, bunları aynı anda yapmak yerine aralarında geçiş yapıyoruz (yine de dişlerinizi fırçalamanız durumunda, bunlar eşzamanlıymış gibi görünebilir).
Birisi ofisinize girdiğinde telefonda olduğunuzu hayal edin. Bir konuda tavsiyenizi veya hızlı bir karar vermenizi isterler. Telefondaki kişiyi kısa bir süre dinlemeyi bırakır, önünüzdeki notu okur, bir yanıt karalar ve tekrar telefon görüşmesine dönersiniz. İki aktiviteyi (telefon görüşmesi ve yüz yüze görüşme) aynı anda yapmadınız.
Aslında sırayla üç görev yaptınız: telefon görüşmesini başlattınız, yüz yüze görüşme yaptınız ve ardından telefon görüşmesini sürdürdünüz. Yukarıdaki kahvaltı örneğinde olduğu gibi, ikisini aynı anda yapmak yerine arka arkaya yapsaydınız, ikisini de daha kısa sürede ve daha iyi yaptırabilirdiniz. Bunun nedeni, her göreve başladığınızda ona odaklanmanız ve başlamanız gerektiğidir.
Çoklu Görevin Etkisiz Başlangıç Süresi
Telefon görüşmesini başlattığınızda, bunu düşünmeniz, telefon numarasını bulmanız ve aramayı yapmanız gerekiyordu. Sözünüz kesildiğinde, karar verebilmek için o kişinin sizden ne istediğini anlamanız gerekiyordu. Son olarak, telefon görüşmesine devam ettiğinizde, nerede kaldığınızı hatırlamanız gerekiyordu. Hatta şunu söylemek zorunda kalabilirsiniz: "Üzgünüm, içeri biri girdi. Ne söylüyordun?"
Gün içinde ne kadar çok kalkış ve duraklama yaparsanız, bu zaman alıcı başlangıç anlarından o kadar çok yararlanırsınız. Bu anlar üretken olmayan zamandır. Hazırlanacak günlük bir raporunuz varsa, başlatma anı, yalnızca üç ayda bir yaptığınız rapora kıyasla muhtemelen oldukça kısadır. Yine de, o raporu hazırlıyorsanız ve kesintiye uğrarsanız, her seferinde hemen hemen aynı başlatma süreniz olur.
Diyelim ki örneğin 30 dakikada hiç kesinti olmadan bir rapor yazabilirsiniz. Ancak, gün boyunca planlanmamış görevler ve kesintiler ortaya çıkarsa birkaç saat sürebilir. Bu önemli gecikme, genellikle raporun tekrar tekrar yeniden başlatılması için geçen süre kadar gerçek kesintilerden kaynaklanmaz.
Parçalamayı Neden Denemelisiniz?
Tamam, bazen çoklu görev yapmanız gerekir. İşiniz operasyonel olabilir, bu yüzden çoklu görevden daha iyi olan nedir? parçalama daha iyidir üretkenlik.
Parçalama, sürekli kesintilere tepki vermek yerine gününüzü daha büyük parçalara bölme kavramıdır. Belirli görevlere ne kadar çok zaman ayırabilirseniz, o kadar az başlangıç anınız olur ve verimliliğiniz orantılı olarak artar. Başlangıç anlarında eskisi kadar zaman harcamayacağınız için daha çok zamanınız olacak ve daha çok iş yapacaksınız. Bonus olarak, elinizdeki tek göreve odaklanabileceğiniz için onu daha iyi yapacaksınız.
Kenar çubuğu olarak, proje yöneticileri uzun zaman önce bu tekniğin gücünü anladılar ve iş dökümü yapısı süreci aracılığıyla kendi "parçalama" versiyonlarını yarattılar.
İşyerinde Chunking'e Nasıl Başlanır?
Peki parçalamaya nasıl başlayabilirsiniz?
- Hissedene kadar küçük başlayın. Tek bir görev seçin, belki de haftalık raporunuz.
- Alacağını bildiğiniz 30 dakikayı bir kenara ayırın.
- Kapınızı kapatın ya da "Dahi iş başında" ya da buna benzer bir şey yazan bir tabela asın ve ardından rapora odaklanın ve rapordan başka bir şeye odaklanmayın.
- Telefonu yoksay.
- E-postayı kontrol etmeyin.
- Sadece raporu yaz.
Aynı şeyi telefon görüşmeleri, çalışan toplantıları ve diğer düzenli etkinlikler için deneyin. Odaklanın, günlerinizi ayırın ve birkaç haftalık uygulamadan sonra hissedecek ve daha verimli olacaksınız.
Alt çizgi
Çoklu görev yapmaya çalışarak çok fazla zaman kaybetmeyin. Bunun yerine, kendinizi daha verimli ve parçalayarak daha üretken. Terim garip olsa da, kavram etkilidir.
Art Petty tarafından güncellendi
