Tedarik kartı veya P-kartı, daha sonra mal ve hizmet alabilen çalışanlara verilen bir şirket kredi kartı biçimidir. işlemi, satın alma taleplerini kullanmak veya satın almak gibi geleneksel satın alma prosedürü yoluyla işlemek zorunda kalmadan emirler.
Bir dizi farklı satın alma kartı programı vardır; bazıları yalnızca şirket tarafından onaylananların kullanımını içerir satıcılar, diğerleri ise herhangi bir satıcının kullanılmasına izin verir. Bir çalışanın satın alma kartı kullanarak yaptığı satın almalar genellikle küçük ve düşük değerlidir. Tedarik kartı programlarıyla ilgili birçok olumsuz tepki, özellikle kartın çalışanlar tarafından kötüye kullanılmasına yöneliktir. Ancak, satın alma programlarının faydaları, programın işletilmesiyle ilgili risk ve maliyetlerden çok daha fazladır.
Satın Alma Kartlarının Avantajları
Amerika Birleşik Devletleri Hükümeti, 2.500 $'ın altındaki satın almaların genel hükümet harcamalarının yalnızca yüzde 2'sini oluşturduğunu, ancak tüm satın almaların yüzde 85'ini oluşturduğunu tespit etti. Bu küçük satın alma işlemlerinin idari maliyetleri genellikle gerçek dolar harcamasını aştığından, birçok devlet dairesinde satın alma kartlarının kullanımı arttı. Bir devlet kurumu olan Ticaret Bakanlığı, satın alma kartlarının kullanımının tasarruf sağladığını tahmin etti. İdari maliyetler ve satın alma işlemlerinde azalma nedeniyle yılda 22 milyon doların üzerinde onlara zaman. Kartların kullanımı, satın alma departmanlarının çabalarını, toplam harcamaların yüzde 98'ini oluşturan toplam satın alma harcamalarının yüzde 15'ine yoğunlaştırmasına olanak sağladı.
İç Kontrollerin Uygulanması
Tedarik kartlarının suistimali manşet haberdir, ancak bu suistimaller, özellikle Hükümette departmanlar, genellikle yüksek bir dolar değeri gösterir, ancak bu, toplam harcama. Yine de kötüye kullanım meydana gelir, ancak israfı ve kötüye kullanımı azaltmak için uygun iç kontroller uygulanarak kontrol edilebilir.
Güçlü bir yönetim yönlendirmesi, başarılı bir tedarik kartı programı için çok önemlidir. Yönetim, kartın izin verilen kullanımlarının neler olduğunu açıkça tanımlamalı ve ödeme gecikmesi, dolandırıcılık ve suistimal için cezalar belirlemeli ve uygulamalıdır. Elbette, kontrolleri uygulamak için arka ofis prosedürleri ve kaynakları mevcut olmalıdır. Tedarik kartı kötüye kullanımlarını izlemek ve bunlarla başa çıkmak için yeterli kaynak yoksa, programdaki taahhüt eksikliği kullanıcıları tarafından görüldüğü için kötüye kullanımlar devam edecek ve artacaktır.
Kimler Kart Alır?
Satınalma kart programlarında görülen bir diğer olumsuzluk ise firmaların satın alma yapan tüm çalışanlarına kart vermeleri gerektiğini düşünmeleridir. Durum bu değil; bir satın alma kartının verilmesi, güven verilmesidir. Bir şirket, aslında şirketin parasını harcadıkları için kartın kullanıcısına güvenebilmelidir. Çalışanların seçilmesi, gözden geçirilmesi ve onaylanması gereken bir onay süreci olmalıdır. Bir çalışanın kredisi kötüyse, ona şirket satın alma kartı verilmeli mi?
Harcama Limitleri Koyma
Her kredi kartında olduğu gibi kullanıcı için bir kredi limiti olmalıdır. Kredi kartı şirketleri, kart sahiplerine ödeme gücüne göre bir limit verir. Satınalma kartı sahipleri için şirketler, kart hamillerine pozisyonlarına ve olası harcamalarına uygun bir harcama limiti vermelidir. Örneğin, BT analisti olarak çalışan bir kişinin yalnızca yazıcı mürekkebi ve küçük bilgisayar çevre birimleri satın alması gerekebilir, bu da yılda yalnızca birkaç yüz doları bulabilir. Bu çalışanın harcama limiti bunu yansıtmalı ve kendisine tüm BT personeline verilebilecek 2.500 $'lık bir genel harcama limiti verilmemelidir. Harcama limitleri, çalışanlara gerçek harcamalarına göre uygun bir seviye verilebilmesi için periyodik olarak gözden geçirilmelidir.
