Çoğu kuruluş için, en önemli tek parça Ofis malzemesi bu telefon. Business class telefon sistemleri genellikle birkaç bin dolardan başlayan fiyatlarla başlar ve sistemin boyutu ve istediğiniz özellik sayısı arttıkça fiyat doğru orantılı olarak artar.
Burada tartışılan işletme sınıfı telefon sistemleri, ofisler on veya daha fazla kişiyle.
Hangi Özelliklere İhtiyacınız Olacak
İşletmenize değer katan ve işletmenizi dünyaya bağlayan özellikler, telefon sisteminin toplam maliyetini artıracaktır. Bir telefon sisteminin satış görevlisi size tüm özellikleri satmaya çalışır (bu onların işidir), ancak her bir özelliğe bakıp işinize değer katacak mı yoksa sizi kurtaracak mı karar vermelisiniz. para.
Temel özellikler
İşte bir iş telefonu sisteminde bulunan daha yaygın özelliklerden bazıları. Her marka farklıdır, bu nedenle satış görevlisinden tam bir seçenek listesi isteyin.
bu oto görevlisi arayanlara bir seçenek listesi sunarak genellikle bir resepsiyonistin yerini alır. çağrılarını yönlendir
- Konferans Özellikleri bir konuşmada paylaşmak için iki veya daha fazla uzantının bağlanmasına izin verin. Genellikle, varsayılan ikidir. İkiden fazla katılımcıya ihtiyacınız varsa, maksimum katılımcı sayısını sorun. Bazı sistemler yalnızca dahili uzantıların konferansa bağlanmasına izin verir. Harici konferans aramalarına ihtiyacınız varsa, bunu da sorun.
- Otomatik Dizin arayanların, adının ilk birkaç harfini girerek bir çalışanın dahili numarasını aramasına olanak tanır.
- Sesli Posta çalışanlara ulaşılamayan veya telefonda mesaj bırakılabilmesini sağlar. Bazı sistemler, sesli posta mesajlarını bir çalışanın e-postasına iletebilir ve ayrı üçüncü taraf sesli posta ekipmanının kendi ekipmanıyla arayüz oluşturmasına izin verebilir. Fiyatlandırmaya bağlı olarak, bu size para kazandırabilir.
- Çağrı Bekletme kullanıcı başka konularla ilgilenirken bir aramayı beklemeye alabilme özelliğidir. Genellikle sisteme dahildir.
- Çağrı yönlendirme kullanıcıya tüm çağrıları geçici olarak başka bir dahili hatta veya sesli mesaja yönlendirme yeteneği verir.
- Hızlı arama sık kullanılan telefon numaralarını kaydeder ve kullanıcının bir veya iki tuşa basarak arama yapmasına olanak tanır. Sık aranan numaralar için kullanışlı bir zaman kazandırıcıdır.
- tekrar arama son aranan numaranın bir tuşa basılarak tekrar aranmasına olanak sağlar.
- çağrı bir kullanıcının bir çalışanı aramak veya duyurular yapmak için bir genel seslendirme sistemi üzerinden konuşmasına izin verir.
- Beklemedeki Müzik arayanlarınıza beklemedeyken dinleyecekleri bir şeyler verir. Şirketinizin reklamını yapan müzik veya önceden kaydedilmiş mesajlar olabilir.
- Yedek güç elektrik kesintisi durumunda 10 ila 60 dakika arasında alternatif bir elektrik kaynağı sağlayacaktır.
Gelişmiş özellikler
Gelişmiş özellikler, toplam sisteme önemli bir maliyet katacak ve sistemin ömrü boyunca devam eden bir maliyet ekleyecektir. Ancak, bu azaltılarak dengelenebilir müşteri servisi ve getirdikleri zaman kazandıran avantajlar.
- Uzak yer özelliği, yalnızca dahili bir dahili numarayı çevirerek tesis dışındaki çalışanlara veya küçük uzak ofislere basit bağlantılara olanak tanır.
- Beni Bul / Beni Takip Et Kullanıcıların talep halinde telefonlarını başka bir telefona, cep telefonuna, ev telefonuna, sekretere vb. yönlendirmesine izin verir.
- Bilgisayar Telefon Entegrasyonu (CTI) telefon sisteminin bir bilgisayar sistemiyle etkileşime girmesini sağlar. Örnekler, bir kullanıcının ekrandaki bir telefon numarasına tıklayıp telefon sisteminin otomatik olarak numarayı çevirmesini sağlama (yanlış numaraları azaltır ve zaman kazandırır); veya bir müşterinin telefon numarasını aradığında, müşterinin hesabını almak ve telefona cevap vermeden önce çalışan için ekranda görüntülemek için bir bilgisayara geçmesi. Bu seçenek çok pahalıdır.
Sistem Ne Kadar Büyük Olmalı?
Cevaplamanız gereken bir sonraki soru, telefonları nerede istediğinizdir. Aşağıdaki liste, bir telefon uzantısını bulmak isteyeceğiniz yaygın yerleri tanımlar:
- Resepsiyonist
- Her ofis
- Faks makinesi
- Kredi kartı terminalleri, veri portları
- Konferans odası
- Mağaza/depo katı
- Genel alanlar (bekleme odası, koridorlar, girişler vb.)
Ardından, aynı anda kaç tane telefon görüşmesinin ofise girip çıkacağını belirlemeniz gerekecek. Belirli bir anda gelen ve giden aramaların toplamı, ihtiyaç duyacağınız hat (veya dış hat) sayısıdır.
Yaygın yapılandırmalar 3, 8, 12, 16, 24 veya 48 satırdır. Daha büyük sistemlerde genişletme yuvaları vardır, böylece daha sonraki bir tarihte daha fazla satır ekleyebilirsiniz. Gelecekteki büyümeyi hesaba katmayı unutmayın (%25 nadir değildir). Önemli: Bunu hafife alırsanız, tüm hatlar kullanımdaysa arayanlar meşgul sinyali alır.
Telefon Sistemi Satıcısı Bulma
Bayi bulmak zor değil. Öncelikle, size yakın bir satıcı bulmak için Web'de "Telefon Ekipmanı ve Malzemeleri" araması yapabilirsiniz.
İş ve ofis teknolojisi ticaret fuarları da başlamak için iyi yerlerdir. Sadece satış ve destek ekibiyle tanışmakla kalmayacak, aynı zamanda bir sistemi de deneyebileceksiniz.
Son olarak, en iyi yol etrafa sormaktır. Ofisi olan bir işi olan tanıdığınız insanlara sorun. Ayrıca, ekipmanın kalitesi ve sağlanan hizmet düzeyi hakkında değerlendirmelerini de alabilirsiniz.
Toplam Maliyetin Hesaplanması
Sistemin toplam maliyeti aşağıdaki bileşenlerden oluşacaktır:
- Ana Birim / Sistem tüm telefon altyapısını kontrol eden birimdir. Maliyet, sahip olduğunuz özelliklerin sayısına, kaldırabileceği telefon setlerinin sayısına ve telefon şirketinden gelen hatların sayısına bağlıdır.
- Ahizeler / Masa Setleri masa üzerine oturan veya duvara sabitlenen ünitelerdir. Birkaç farklı stil, yetenek ve fiyatla gelirler. Fiyatlar 70 $ ile 1.000 $ arasında değişebilir. Örnekler arasında Temel (en ucuz), Orta düzey, Yönetici/Üst Düzey, Resepsiyonist Setleri (en pahalı) ve Konferans Masası Birimleri yer alır. Diğer seçenekler arasında eller serbest kulaklıklar ve kablosuz bağlantılar bulunur. Çoğu ahize tescillidir ve yalnızca o üreticinin temel sistemiyle çalışır. Mevcut bir telefon sistemini değiştiriyorsanız, tüm yeni telefonların maliyeti (marka değiştirirseniz), sahip olduğunuz tek ekonomik çözüm olan bir sonraki daha yüksek modele yükseltme yapabilir.
- kablolama örgütün kan damarlarıdır ve ötekileştirilmemelidir. Bir ofis kuruyorsanız, gelecekte bir telefona ihtiyaç duyabileceğinizi düşündüğünüz herhangi bir alana fazladan kablo ve priz takın. Daha sonra geri dönüp tavanlarda ve duvarlarda delikler açmanız gerekirse, maliyet maliyetin bir kısmı olacaktır. Kabloları mevcut olan bir binaya kuruyorsanız, sözleşmeyi imzalamadan önce bayinize kabloların uyumluluğunu kontrol ettirin.
- Kurulum ve İlk Yapılandırma projenin en çok zaman alan kısmı olacaktır. Telefon sistemleri kutudan çıkar çıkmaz çalışmaz ve büyük olasılıkla eğitimli bir teknisyen tarafından kurulmalı ve başlangıçta yapılandırılmalıdır. Mümkün olan en kısa sürede çalışmaya başlamak için bunun sözleşmeye dahil edildiğinden emin olun. Müzakere edilebilecek diğer seçenekler, çalışanlarınız için bakım, gelecekteki değişiklikler ve eğitimdir.
Nihai Kararı Vermek
Nihai karar sizin omuzlarınıza aittir. Telefon sistemi satış görevlileri agresif olabilir, ancak "müşteri" olduğunuzu ve yetkili olduğunuzu unutmayın. İstediğiniz sistemi en iyi fiyata alabilmek için ihtiyaçlarınızı birkaç firmaya iletin ve projeye teklif vermelerini sağlayın. Yukarıda özetlenen tüm alanları kapsayan ayrıntılı bir teklif aldığınızdan emin olun. Bir elma-elma karşılaştırması almayacaksınız, bu nedenle özelliklerin maliyetinin ayrı olarak listelenmesini (veya bir özellik paketi olarak dahil edilmişlerse ayrıntılı olarak) isteyin. Bu, fiyatlardaki farklılıklara neyin neden olduğunu belirlemenize olanak tanır. Hala net bir liderden emin değilseniz, mevcut bir müşterinin sitesinde bir demo görmeyi isteyin. Son olarak, teklifleri karşılaştırın ve ihtiyaçlarınızı karşılayan, büyümeye izin veren ve en önemlisi kendinizi en rahat hissedeceğiniz teklifi seçin.
