Profesyonel E-postalar Nasıl Yazılır ve Gönderilir

İster iş arıyor, ister yeni ağ bağlantıları kuruyor, ister sadece mevcut işinizde mükemmelleşmeye çalışıyor olun, profesyonel e-posta mesajlarının nasıl yazılacağını ve gönderileceğini bilmek çok önemlidir.

Bu göründüğünden daha zor olabilir. Pek çok profesyonel, kişisel yaşamlarında e-postaya çok rahat bir yaklaşıma alıştı. Yakın arkadaşlarınıza e-posta gönderirken argo, ifadeler ve metin konuşmaları genellikle kabul edilebilir olsa da, iş yazışmalarında uçmazlar. İhtiyacınız olduğunda iletişiminizi nasıl temizleyeceğinizi bilmek önemlidir.

Ne zaman profesyonel bir e-posta göndermeniz gerekebilir? Bir dizi olasılık var. Ön yazınızı potansiyel bir işverene göndermeniz gerekebilir. teşekkür mektubu referans olmayı kabul eden bir meslektaşınıza, mevcut patronunuza bir istifa mektubu veya bir tavsiye mektubu talebi.

Profesyonel e-posta mesajları gönderdiğinizde, mesajın mükemmel olduğundan emin olmak gerçekten önemlidir. E-postaları nasıl gönderdiğiniz veya nasıl takip ettiğiniz konusunda herhangi bir hata yaparak bir fırsatı kaçırmak istemezsiniz.

Mesajlarınıza neleri dahil edeceğinizi, neleri içermeyeceğinizi ve e-posta mesajlarınızı nasıl kapatacağınızı, imzalayacağınızı ve göndereceğinizi öğrenin.

Profesyonel E-posta Yönergeleri

Yüksek kaliteli bir profesyonel e-posta yazmak için bu adımları gözden geçirin ve alıcı üzerinde her zaman harika bir izlenim bırakın.

E-posta Mesajınıza Neler Dahil Edilmelidir?

• Konu satırı: Konu satırı, yazma amacınızı kısaca ifade etmelidir. Konu satırınız "Teşekkür Ederiz" veya "Tavsiye İsteği" kadar basit olabilir.
• Selamlama: Çok kısa bir e-posta yazıyor olsanız bile, selamlama dahil. Kişinin adını biliyorsanız, ekleyin. Kişiyle ilk isim bazında değilseniz, onları unvanıyla arayın.
• Uzunluk: E-postanızı olabildiğince kısa tutun. İnsanlar uzun e-postaları gözden geçirme eğilimindedir, bu nedenle yalnızca temel bilgileri ekleyin.
• Kapanış: Kısa bir "Teşekkür ederim", "En iyi" veya başka bir basit uğurlama ve ardından adınızla oturumu kapatın. Çoğu e-posta hesabı, her e-postaya adınız, unvanınız ve iletişim bilgilerinizle bir imza yerleştirmenize izin verir. Her yazışmayı daha profesyonel hale getirmenin müthiş bir yolu.

E-posta Mesajınıza Neler Dahil Edilmemeli?

• Yazı stili: Süslü, eğlenceli veya renkli yazı tiplerinden kaçının; bunlar sadece alıcıyı asıl mesajınızdan uzaklaştırır. Bir e-postanın dağınık görünmesine neden olan kalın ve italik yazıları da aşırı kullanmaktan kaçının.
• Büyük harf: Tamamen büyük harflerle de yazmayın; bu, bir e-postada kızgın veya aşırı heyecanlı olarak karşımıza çıkıyor.
• İfadeler: Profesyonel bir e-postaya ifadeler eklemeyin; bunları kişisel yazışmalar için saklayın.

Mükemmel Profesyonel E-posta Mesajlarını Sağlamak için İpuçları

E-postanızı yazdıktan sonra, "gönder" düğmesini tıklamadan önce tüm bu adımları uygulayın:

• Mesajınızın Tamamlandığından Emin Olun: E-postanızın konu satırının dolu olduğundan emin olmak için iki kez kontrol edin. bir imza dahil, mesajı doğru kişiye gönderiyorsunuz ve gizli kendinize bir kopyasını göndermek için alan, böylece e-posta mesajının bir kaydına sahip olursunuz.
• E-posta Mesajınızı Kanıtlayın: Gönder'e basmadan önce, yazım denetimi yaptığınızdan ve dil bilgisi ve büyük harf kullanımınızı kontrol ettiğinizden emin olun. Bir kağıt mektupta olduğu kadar e-posta yazışmalarında da önemlidirler.
• Bir Test E-posta Mesajı Gönderin: E-postanızı gerçekten göndermeden önce, biçimlendirmenin çalıştığını ve hiçbir şeyin yerinde görünmediğini kontrol etmek için mesajı kendinize gönderin. Her şey yolunda görünüyorsa devam edin ve e-postayı iletişim kurduğunuz şirkete veya kişiye gönderin.
• E-posta Mesajının Bir Kopyasını Kendinize Gönderin: Kullan gizli e-posta mesajının bir kopyasını kendinize göndermek için alan, böylece mesajı ne zaman ve kime gönderdiğinizin bir kaydına sahip olursunuz. Bu bilgiyi gönderdiğiniz klasörde de bulabilirsiniz.
• Kopyalarınızı Dosyalayın: Birçok e-posta programında, geçmişteki önemli e-postaları bulmayı kolaylaştırmak için klasörler oluşturabilirsiniz. Tüm dosyalarınız için klasörler oluşturun. iş arama e-postaları ve diğer profesyonel e-postaları kullanın ve mesajlarınızı gönderdikten sonra kopyalarınızı dosyalayın.

Profesyonel E-posta Örneklerini İnceleyin