Çoğu profesyonel, günlerinin büyük bir bölümünü e-posta göndererek geçirir. Ne yazdığınız ve mesajınızı nasıl biçimlendirdiğiniz ve gönderdiğiniz, e-postanızın okunması ve yanıtlanması veya çöpe atılması arasındaki farkı yaratabilir. Bazı insanlar üzerinde bir fırçalamaya ihtiyaç duyarken temel e-posta görgü kuralları, diğerleri sadece iletişim hacminden bunaldıkları için hata yaparlar.
İş aramanız sırasında, iş arama ile ilgili bağlantılara kapak mektupları, teşekkür notları ve mesajlar dahil olmak üzere birçok e-posta göndereceksiniz.
Birinin adını yanlış yazmak gibi utanç verici hatalar yapmaktan kaçınmak için zaman ayırın ve yanıt alan notlar yazdığınızdan emin olun.
E-postalarınızı başlatmak için kullanılacak selamlama örneklerini, mesajlarınızı nasıl başlatacağınızı ve profesyonel e-posta mesajları gönderirken kaçınılması gereken hataları gözden geçirin.
Net Bir Konu Satırı Kullanın
Konu satırınızda netlik için çaba gösterin. "Toplantı saati değişti" veya "teklifiniz hakkında hızlı sorgulama" gibi doğrudan e-postanızın amacını tanımlayan bir şey seçin.
Okuyucuyu niyetinize ulaşmak için e-postayı açmaya ikna etmeye çalışan "Sizi bilgilendirmem gerekiyor ..." gibi bir teaser ile havuç sallamaktan kaçının. İnsanlar genellikle konu satırına göre bir e-posta açıp açmamaya karar verirler, bu nedenle amacınızı açıkça belirten bir e-posta seçin.
Profesyonel Bir Karşılama Kullanın
bir dahil uygun selamlama koşullar ve alıcı için. Belirli selamlar bir e-postada çalışır ancak normal bir mektupta kullanılmaz, bazı selamlar ise her ikisinde de çalışır.
Yazdığınız kişiyi ne kadar iyi tanıdığınıza ve gönderdiğiniz mesajın türüne göre bir selamlama seçin. Örneğin, tanıdığınız birine yazarsanız, "Merhaba Jim" uygundur. Bir iş başvurusunda bulunurken veya bir iş mektubu yazarken "Sevgili Bay/Bayan Smith" uygun olacaktır.
Çok resmi olmayan ve genellikle işyerinde kullanılmayan bir e-postayı "hey" ile açmaktan kaçının. Ayrıca, e-postanızın doğası sıradan olsa bile "Merhaba millet" veya "Merhaba millet" ifadelerinden kaçının.
E-posta Karşılama Örnekleri
İşte profesyonel e-postalar yazarken kullanılacak bazı selamlama örnekleri.
- Sevgili Adı Soyadı (bu, yazdığınız kişinin cinsiyetini bilmiyorsanız işe yarar)
- Sevgili Ad (tanıdığınız birine e-posta gönderirken)
- Merhaba İsim (Tanıdığınız birine e-posta gönderirken)
- Sayın Bay/Bayan Soy isim
- Sayın Bay/Bayan İsim soyisim
- Sayın Dr. Soyadı
- Sayın İnsan Kaynakları Müdürü
- Sevgili İşe Alma Müdürü
- İlgili makama
Selamlamanızdan sonra uygun noktalama işaretlerini kullanın. Daha resmi e-postalar için, adından sonra noktalı virgül kullanın. Tanıdığınız kişiler veya daha gündelik yazışmalar için karşılama adından sonra virgül kullanın.
Yaygın Hatalardan Kaçının
Bir e-posta yazarken, insanlar bir mesajı hızlı bir şekilde atmak için acele ettiklerinde bazen aşağıdaki hatalar meydana gelir. Yapılması kolay hatalardan kaçınmak için göndere tıklamadan önce mesajınızı gözden geçirmek için zaman ayırın ve aşağıdaki adımları gerçekleştirin.
- En son e-posta adresini ekleyin. Bir e-postayı geri alma seçeneğiniz yoksa, tetik parmağınız hızlıysa adresi en son ekleyin. Alıcının adını yalnızca e-postanızın gitmeye hazır olduğundan emin olduğunuzda girin.
- "Tümünü yanıtla" hatasından kaçının. "Tümünü Yanıtla"ya basarken tetik parmağınıza dikkat edin. Listedeki herkesin söyleyeceklerinizi gerçekten okuması gerekip gerekmediğini düşünün. Ayrıca, Tümünü Yanıtla listesindeki birinin görmesini istemeyebileceğiniz zincirdeki eski e-postalara dikkat edin.
- Mizah konusunda rahat ol. Bir e-postada mizahı ayırt etmek zor olabilir, çünkü üslubunuz her zaman parıldamaz. Beden dili, yüz ifadesi veya ahenk olmadan mizah başarısız olabilir ve hatta istemeden bir okuyucuyu aşağılayabilir. Güvenli oynayın ve dışarıda bırakın.
-
Düzeltme yapmak. İnsanların gayri resmi e-postalardaki yazım hatalarını affedeceğini veya telefondan yazarsanız hatalara müsamaha gösterileceğini düşünme hatasına düşmeyin. E-postanızdaki hatalar nedeniyle, özellikle de yaygınsa, sert bir şekilde yargılanabilirsiniz. Genellikle sizin için yanlış kelimeyi seçebilen bir yazım denetleyiciye güvenmeyin.
E-postalarınızı düzeltin tıpkı herhangi bir önemli belgede yapacağınız gibi. Özellikle, insanların adlarını doğru yazdığınızı her zaman kontrol edin ve tekrar kontrol edin.
- Emoji veya emoticon kullanmayın. E-posta mesajları giderek daha fazla metin mesajlarına benzemeye başladı. İşyeri mesajları artık bazen "beğenme" emojileri veya gülen yüzler içeriyor. Daha yaygın hale gelmelerine rağmen, resmi yazışmalarda emojilerden ve ifadelerden kaçının. E-posta selamlamanız bir kişinin soyadını içeriyorsa bu, emojileri ve ifadeleri kullanmamanız gerektiğine dair kesin bir işarettir.
- E-postanın sonsuza dek sürdüğünü unutmayın. Kişisel veya gizli bir şeyi e-postayla göndermeden, e-posta yoluyla birini kovmadan, birini aşağılamadan veya öfkeyle yanıt vermeden önce iki kez düşünün. Silinen e-postalar bile veri yedeklemelerinden yeniden canlandırılabilir. Bu tür etkileşimler şahsen yapılması daha iyi olabilir. İyi bir kural: Bir ifadede veya sosyal medyada olduğu gibi, herkese açık bir şekilde paylaşmaya istekli olmayacağınız hiçbir şeyi e-postaya yazmayın.
24 saat kuralını uygulayın. Mesajı gönderip göndermemeniz gerektiğinden emin değilseniz, karar vermek için ertesi güne kadar bekleyin.
