Ofis asistanı pozisyonları tüm sektörlerde bulunabilir ve çok sayıda beceriyi paylaşır. Büro asistanları bazen sekreter veya idari asistan olarak bilinir, ancak yaptıkları şey bir ofisin işleyişine yardımcı olmaktır.
Ofis ister bir hukuk firmasına, ister bir tıbbi muayenehaneye, bir eğitim kurumuna veya bir şirkete ait olsun, ihtiyaçlar benzerdir: kullanan kişiler adına birisinin kayıtları dosyalaması, programlarını sürdürmesi ve rutin iletişimle ilgilenmesi gerekir. ofis.
Bazı ofis asistanları uzaktan çalışır. sanal asistanlar genellikle evden çalışır ve bir yönetici asistanının veya sekreterin normalde yapacağı görevleri yerine getirir.
Ofis Asistanı İş Sorumlulukları
Ofis asistanı pozisyonları genellikle birbirine benzer olsa da, iş hala değişkendir - sadece ofisten ofise değil, günden güne değişir. Bugün bir resepsiyonist, yarın yazıcının onarılması gerekebilir ve ondan sonraki gün tüm dosya dolabını buluta aktarmanız gerekecek. Başarılı olmak için çok geniş bir beceri setine ihtiyacınız olacak.
Ofis asistanları, iş dünyasının tanınmayan büyük kahramanları arasındadır çünkü işinizi doğru yaptığınızda kimse fark etmez; ofis kendi kendine çalışıyormuş gibi görünür. Ancak bazı insanlar hızlı tempolu ancak esnek çalışmanın, her şeyin merkezinde olma hissinin tadını çıkarıyor. İyi bir sekreter hemen hemen her yerde, her türlü organizasyonda iş bulabilir.
En İyi Ofis Asistanı Becerileri
İşte işverenlerin ofis personeli işe alırken aradıkları en önemli becerilerden bazıları.
Sözlü İletişim Becerileri
İletişim, bir ofis asistanı için kritik bir yumuşak beceridir. Amiriniz, diğer ofis personeli, yardım ettiğiniz profesyoneller ve muhtemelen müşteriler veya aynı kuruluşun diğer ofislerindeki kişilerle etkileşim kurmanız gerekecektir. Hepiniz bir ekip olarak çalışıyorsunuz ve ana iletişim merkezi sizsiniz.
Her gün neşeli, yardımsever, bilgili, açık sözlü ve iyi bir dinleyici olmanız gerekecek.
- Telefonu cevapla
- müşteri ilişkileri
- İletişim
- Telefon Görüşmelerini Yönlendirme
- Mesaj Alma
- Telefon Aramalarını Yönlendirme
- santral
- Telefon
- Sözel iletişim
Yazılı İletişim Becerileri
Çoğu ofis asistanı çok yazar. Notlar yazabilir, formlar doldurabilir veya mektup veya e-posta taslakları oluşturabilirler. Bazıları şirket web sitesi için içerik oluşturur veya diğerleri için metin düzenler. Açık, profesyonel yazılı iletişim şarttır.
- Yazışma
- E-posta
- Posta
- Postalar
- Yazıyor
- kelime işlemci
- Yazılı iletişim
samimiyet
Bir ofis asistanı, bir müşterinin ofise girdiğinde gördüğü ilk kişi olabilir. Ofisin birincil sakini şu anda dışarıdaysa, ziyaretçinin etkileşime girdiği tek kişi ofis asistanı olabilir. Her ziyaretçinizi güler yüzle ve nazik bir sözle karşılamaya ve elinizden geldiğince ihtiyaçları olan her konuda yardımcı olmaya hazır olmalısınız. Bu nedenle, iyi kişilerarası beceriler bir zorunluluktur.
- Müşteri servisi
- Ziyaretçileri Yönlendirmek
- Esnek
- Arkadaşça
- Misafirleri Karşılamak
- kişilerarası
- Olumlu davranış
- Güvenilirlik
- Hoş Geldiniz Ziyaretçiler
Teknoloji Becerileri
Eskiden sekreterler çok yazı yazardı. Zaman değişti ve teknoloji de değişti, ancak ofis asistanları hala bir klavyenin önünde bolca zaman geçirmeyi bekleyebilirler. Bir daktilo yerine, çeşitli yazılım uygulamalarında yolunuzu bulmanız gerekecek. Hafif teknik desteğin nasıl yapılacağını ve inatçı bir yazıcının nasıl tamir edileceğini bilmek de zarar vermez.
- Bilgisayar
- Google Dokümanlar
- Google sürücü
- Google Formları
- Google E-Tablolar
- Google Slaytlar
- Gmail
- İnternet
- Microsoft Excel
- Microsoft Office
- Microsoft Word
- Microsoft Outlook
- Microsoft Powerpint'i
- Hızlı Kitaplar
- Gevşek
- teknoloji
- Video konferans
- yakınlaştır
organizasyon
Ofis asistanları, birçok görevi etkin bir şekilde yürütmek için son derece organize olmalıdır. Takvimlerden ofisi düzenli tutmaya kadar diğer insanların da düzenli kalmasına yardımcı olmanız gerekecek.
- Yönetimsel destek
- Randevular
- Faturalandırma
- Takvimler
- Büro
- Veri girişi
- Posta Teslimi
- Elektronik Dosyalama
- Gider raporları
- dosyalama
- Ön Büro İşlemleri
- Para İşlemleri
- Ofis görevleri
- Ofis malzemesi
- Ofis Malzemesi Envanteri
- Ofis malzemeleri
- Ofis desteği
- organizasyon
- evrak işleri
- Nakliye
Problem çözme yetenekleri
Sorun çözme veya eleştirel düşünme becerileri, herhangi bir ofis asistanı için önemlidir, çünkü genellikle başkalarının soruları veya sorunları ile geldiği kişi siz olacaksınız.
- Koordinatör Ofis Faaliyetleri
- Toplantılar
- Problem çözme yetenekleri
- Soruları Yanıtlayın
- planlama
- Çağrıları Tarama ve Yönlendirme
- E-tablolar
- Takım çalışması
- Zaman yönetimi
- Yolculuk planları
Özgeçmiş ve Ön Yazı Örnekleri
Çeşitli ofis pozisyonları için özgeçmiş ve ön yazı örneklerini inceleyin ve indirilecek şablonları edinin:
- İdari Asistan Özgeçmişi
- İdari Asistan Kapak Mektubu
- Kişisel Asistan Özgeçmişi
- Resepsiyonist Özgeçmiş
- Resepsiyonist Kapak Mektubu
- İş Özgeçmiş Örnekleri
Becerilerinizi Nasıl Sergilersiniz?
- Bu becerilerin adları anahtar sözcük işlevi görür, bu nedenle özgeçmişinizi yazarken olabildiğince çok ad kullanın.
- Aynı anahtar kelimeleri kapak mektubunuzda da kullanabilirsiniz. Özellikle potansiyel işvereninizin en çok önem verdiği konulara odaklanın.
- Her kategoriden becerilerinizi sergilediğiniz bir zamana ilişkin görüşmecilerle paylaşmaya hazır en az bir örneğiniz olduğundan emin olun.
