Büro İşleri İçin Önemli Beceriler

Büro işleri, bir ofisin sorunsuz ve verimli çalışmasını sağlar. Bir ofisin telefonlara cevap verme, randevuları planlama, faks gönderme ve belgeleri dosyalama gibi günlük idari görevlerini içerir.

Büro ve idari beceriler, bir ofiste çalışan hemen hemen herkes için yararlıdır. Çoğu çalışanın en azından bazı büro işleri yapması gerekir. Bu nedenle, resmi iş unvanınız ne olursa olsun bu beceriler önemlidir. Büro memurları ve sekreterlerin özellikle güçlü büro becerilerine sahip olmaları gerekir. Bu pozisyonlardaki çalışanlar, bir ofisin günlük görevlerinin çoğunu gerçekleştirir.

Büro İşi Türleri

Bazı kişiler bu iş unvanlarını birbirinin yerine kullansa da, büro memuru ve sekreterler, yönetici asistanlarından farklıdır. İdari asistanlar genellikle bir üniversite diplomasına ihtiyaç duyarlar ve onlara projelere öncülük etme ve bazen ekipleri yönetme dahil olmak üzere daha fazla sorumluluk verilir.

Buna karşılık, katipler ve sekreterler tipik olarak lise derecesinin ötesinde kapsamlı bir eğitime ihtiyaç duymazlar (ancak büro ve sekreterlik işine odaklanan yüksek öğretim programları vardır). Katipler ve sekreterler bir ofisin günlük operasyonlarını yönetir ancak genellikle idari sorumlulukları yoktur.

Katipler ve sekreterler finans, ticaret, tıp, hükümet ve hukuk dahil olmak üzere çeşitli sektörlerde çalışırlar. Bu pozisyonlardan bazıları özel beceriler gerektirir. Ancak, hemen hemen her büro ve idari asistan pozisyonu için gerekli olan temel beceriler vardır.

En İyi Büro Becerileri

Aşağıdaki liste, işverenlerin istihdam için adaylarda aradıkları büro becerilerini açıklamaktadır. En önemli beş büro becerisinin ayrıntılı bir listesi ve ilgili idari becerilerin ek listeleri dahildir.

Detaylara dikkat

Büro işleri, bir ofisin günlük ayrıntılarına - diğer insanların yaptığı şeylere - dikkat etmeyi içerir. e-postaları yanıtlama ve takip etme, randevuları takip etme ve gözden geçirme gibi belgeler. Bir katip veya sekreter olarak, bu ayrıntılara odaklanmak ve hiçbir şeyin gözden kaçmasına izin vermemek önemlidir. Örneğin, katiplerin, paydaşlara gitmeden önce belgeleri herhangi bir yazım hatası veya hataya karşı gözden geçirmeleri beklenir.

• Aktif dinleme
• Analitik
• Çalışkanlık
• Riski belirleme
• Seyahat düzenlemeleri yapmak
• Gözlem
• organizasyon
• Planlama
• Önceliklendirme
• Problem çözme
• muhakeme
• Kayıt tutma
• Randevu planlama
• Zaman yönetimi
• Yazıyor

İletişim

Büro çalışanlarının üstleri, meslektaşları ve müşterileri ile güçlü yazılı ve sözlü iletişim becerilerine sahip olması gerekir. Genellikle telefonlara cevap verir, notlar yazar, e-postalar gönderir ve müşterileri ve müşterileri selamlarlar. Açık ve etkili bir şekilde ve anlaşılması kolay bir şekilde konuşabilmeli ve yazabilmelidirler. Katipler ve sekreterler günlük olarak birçok farklı kişilikle iletişim kurarlar, bu nedenle nasıl yapılacağını bilmek iş arkadaşlarınızla etkili bir şekilde iletişim kurmak, uzun vadeli bir kariyer ile kısa vadeli bir kariyer arasındaki fark anlamına gelecektir. bir.

• Telefonlara cevap verme
• İletişim
• Yazışma
• Müşteri servisi
• Delegasyon
• E-posta
• faks
• ön büro
• Dil becerileri
• Dinleme
• Sözlü iletişim
• Düzeltme
• Takım çalışması
• Yazılı iletişim

Bilgisayar yetenekleri

Bu gün ve çağda, bilgisayar becerileri herhangi bir büro işi için kritik öneme sahiptir. Katipler ve sekreterler hızlı ve doğru daktilolar olmak zorundadır. Ayrıca tipik olarak bazı veri girişleri yapmaları gerekir, bu nedenle Microsoft Excel ve diğer veri giriş yazılımlarına aşina olmaları gerekir. Ayrıca Word ve PowerPoint gibi diğer Microsoft Office yazılımlarına da aşina olmalıdırlar. Web sayfalarını tasarlama veya düzenleme yeteneği gibi ek bilgisayar becerileri büyük bir artı olarak kabul edilir.

• Borç/alacak hesapları
• Veri girişi
• Veri yönetimi
• Veri goruntuleme
• Veritabanı akıcılığı
• Masaüstü yayıncılık
• Dijital takvimler (Google, Outlook vb.)
• E-posta iletişimi
• Microsoft Office
• Ofis makineleri
• E-tablolar
• Yazıyor
• kelime işlemci

aritmetik

Büro işi, sayısal bilgileri anlamak için temel matematiksel beceriler gerektiren aritmetiği içerir. Bazı katipler, diğer sayısal görevlerin yanı sıra, bir dereceye kadar bir şirketin defter tutma ve / veya muhasebesinden sorumludur. Bu işlevleri hızlı ve verimli bir şekilde yerine getirebilen katipler, bu rollerde başarılı olacaklardır. Harika bir matematikçi değilseniz endişelenmeyin. Sadece temel matematik becerilerine ve analitik düşünmeye sahip olduğunuzdan emin olun.

• Muhasebe
• Kesinlik
• Aritmetik
• Hesaplama
• Faturalandırma
• defter tutma
• bütçeleme
• Veri analizi
• tahmin
• gider
• Mantıksal düşünme
• Bilgi düzenleme
• E-tablolar
• teknoloji
• Trendleri anlamak
• Farklı seçenekleri tartın

organizasyon

Katipler ve sekreterler, ofisin sorunsuz çalışmasını sağlamaktan sorumlu oldukları için organize edilmelidir. Görevleri, işverenin programını takip etmeyi, e-postaları ve telefon görüşmelerini yanıtlamayı ve dosyaları korumayı içerecektir.

Güçlü organizasyon becerilerine sahip olmak, bu görevleri etkili bir şekilde gerçekleştirmenizi sağlayacaktır. Organize olduğunuz alanları ve üzerinde çalışmanız gereken alanları gözden geçirmeniz faydalı olacaktır. Örneğin, görevleri ve hatırlanması gereken şeyleri yapışkan notlara yazmak, hiçbir şeyin gözden kaçmamasını sağlamanın bir yoludur.

• Değerlendirme
• İşbirliği
• Karar verme
• delegasyon
• Posta teslimi
• belgeleme
• Verimli
• dosyalama
• Yönetmek
• çoklu görev
• Büro Yönetimi
• gözetim
• Fotokopi ve harmanlama
• Fiziksel organizasyon
• Planlama
• Önceliklendirme
• Kayıt tutma
• Sıralama
• Zaman yönetimi

Problem çözme

Güçlü bir problem çözücü olmak, büro işlevlerini ve sorunları ortaya çıktıkça etkili bir şekilde yerine getirmenin anahtarıdır. Rolünüzün kapsamına bağlı olarak, müşterilerle, meslektaşlarınızla veya teknik aksaklıklarla ilgili sorunları çözmeniz gerekecek. Baskı altında sakin kalarak bunu zamanında yapmak, her seferinde en iyi sonucu sağlayacaktır.

• Aktif dinleme
• Uyarlanabilirlik
• Analiz
• İletişim
• Yaratıcı düşünce
• Kritik düşünce
• Müşteri şikayetleri
• Karar verme
• Delegasyon
• duygusal beceriler
• kişilerarası
• düz kafalılık
• Dayanıklılık
• Risk yönetimi
• Teknik sorun giderme

beceriklilik

Bir katip olarak uyum sağlayabilmek, hızlı tempolu bir ortamda başarılı olmanıza yardımcı olacaktır. Değişim zamanlarında işi bitirmeniz ve meslektaşlarınız için güvenilir bir kaynak olmanız beklenecektir. Bunu etkili bir şekilde yapmak, çoklu görev ve eleştirel düşünmeden açık fikirliliğe kadar bir dizi beceri gerektirecektir. Patronunuzun veya bir amirinizin sorun gidermede size yardımcı olamadığı bazı durumlar olabilir. Baskı altında bağımsız çalışabilme yeteneğiniz varsa, göze çarpan bir çalışan olacaksınız.

• İdari zeka
• Yaratıcı düşünce
• Esneklik
• Soruları işleme
• Bağımsızlık
• Ofis envanterinin izlenmesi
• çoklu görev
• Açık fikirlilik
• sebat
• fotokopi/tarama
• proaktif
• Problem çözme 
• Araştırma
• öz disiplin

Önemli Yumuşak Beceriler

Bu ilk beş büro becerisine ek olarak, en iyi ofis çalışanları, öğrenilmiş yeterliliklerden ziyade genellikle doğuştan gelen kişilik özellikleri olan sosyal becerilere de sahiptir.

Bunlar, güçlü kişilerarası beceriler, ekip çalışması, esneklik, güvenilirlik, uyum sağlama ve yaratıcılığı içerir. Ofis yöneticileri, resepsiyonistler, kişisel asistanlar, ofis asistanları ve yönetici asistanları için temel özelliklerdir.