Proje yöneticileri, planlar üretmek ve ekip hedefleri oluşturmak için çok zaman harcarlar. Sponsorlar, paydaşlar ve ekipler daha sonra işin kapsamında ve devreye alma sürecinde değişiklikler yapmak için çok zaman harcıyor. Açık, kolay olması değişiklik yönetimi süreci bazı ayrıntılar değişse bile, büyük resme sabit bir göz atmak, projenin ilerlemesini sağlamak ve soğukkanlılığınızı korumanıza izin vermek için uzun bir yol kat eder.
Değişimin Olacağını Kabul Edin
Değişiklikler neredeyse her noktada gerçekleşir. proje yönetimi yaşam döngüsü. Sürecin bazı kısımlarında değişikliklerin kaçınılmaz -aslında genellikle faydalı- olduğunu kabul etmek, en iyi proje yöneticilerinin planlama ve yürütmeye yönelik daha çevik yaklaşımlar benimsemesine olanak tanır. Meydana gelen değişikliklerle etkili bir şekilde başa çıkmak için stratejilere sahip olmak, devam etmenin en hızlı yoludur. Bazen sabit değişimler gibi görünebilecek şeyler karşısında bile herkesin gözü ödülde. yön.
Tanımlanmış, yapılandırılmış bir değişiklik yönetimi süreci, uygulama başucu kitabınızdır; stratejiniz 'İncil'. Bir lider olarak, geliştirme sürecinde değişiklik için önerilere - hatta taleplere - en iyi nasıl yanıt verileceğini sizin için tanımlayacaktır. Tüm tarafların nihai hedeflerine ulaşma yolunda, bazen çekişmeli işbirlikçi manzaralarda incelikle ve güvenle gezinmenize yardımcı olacaktır.
Değişim Yönetimi Süreci
Değişiklik yönetimi süreci şöyle görünür:
- Projedeki süreçteki değişiklik talebini/talebini alın
- Aşağıdakilerle ilgili proje bütçesine odaklanarak değişiklik talebini/talebini değerlendirin:
- malzemeler
- ilgili tüm izin gereklilikleri
- adam-saat
- kaybedilen/kazanılan zaman
- Talep(ler) ile ilgili olarak nasıl ilerleyeceğiniz konusunda önerilerinizi proje hissedarlarına/irtibat ekibine hazırlayın ve sunun
- Devam etmek için hissedar karar onayını veya reddini alın
Sırayla bu adımların her birine bakalım:
Proje Üzerindeki Süreçte Değişiklik Talebi/Talebi Alma
Projeyi değiştirmek için yüzlerce farklı şekilde talep alacaksınız: bir toplantıda, e-posta yoluyla, telefonda, akşamları ofisten aceleyle çıkarken koridorda. İdeal olarak, bilgileri bir değişiklik talep formunda alacaksınız, ancak gerçek hayatta birçok önemli Paydaşlar, bu tür evrak işlerini tamamlamanın proje yöneticisinin işi olduğunu düşünür ve sizin şirketinizde bu, olmak.
Proje değişiklik talebi şablonu (bir dakika içinde daha fazlası), talebin tüm ayrıntılarını, size gayri resmi olarak ulaşırlarsa ulaşsın, doğru ve öz bir şekilde yakalamalıdır. Tüm ayrıntıların doğru bir şekilde kaydedildiğini hissettiğinizde, tüm noktaların tam olarak ele alındığını doğrulamak için formu başlatıcının yanından geçirin.
Değişikliklerin egzersiz yapmakla da ilgili olabileceğini unutmayın. Değişikliklerin işe koyulmakla ilgili olacağını her zaman varsaymayın. Proje kapsamını artırıyor veya azaltıyor olmanızdan bağımsız olarak süreç aynıdır.
Değişiklik Değerlendirmesi Gerçekleştirin
Değişiklik talebini ayrıntılı olarak inceleyin. Aşağıdakiler üzerindeki etkiyi değerlendireceksiniz:
- Takvim
- Belgeler
- Bugüne kadar yapılan işler ve daha yapılacak işler
- Bütçe
- Kalite önlemleri
- Kapsam
- Kaynak kullanılabilirliği
Örneğin, bir yazılım değişikliği beş gün olarak tahmin edilebilir. Bu, programa yalnızca beş gün eklemekle kalmaz, çünkü başka bir görevi öteler ve onu, ana kaynağın tatilde olduğu bir zaman dilimine taşır. Bu görevin de taşınması gerekecek, bu nedenle genel olarak bu değişiklik programa sekiz gün ekleyecektir. Yapması 5 bin dolara mal olacak ve fazladan sekiz gün bizi tedarikçi sözleşmesiyle bir ay daha sürecek, dolayısıyla burada da dikkate alınması gereken maliyetler var. Kalite aynı kalır, ancak yeni değişikliği dahil etmek için kapsam değişir. Dahil olmak üzere ilgili tüm belgelerin güncellenmesi gerekir. proje planı ve halihazırda başlamış olan eğitim kılavuzları.
Yani büyük resimde, beş günlük basit bir değişikliğin yankı uyandıran etkileri var. Resmin tamamına sahip olmak sonucu değiştirebileceğinden, bir uygulama kararı vermeden önce ilgili tüm faktörleri göz önünde bulundurmak önemlidir.
Önerileri Hazırlayın ve Sunun
İstenen değişikliğin veya değişikliklerin tam etkisini anlayarak, vardiyanın uygulanabilirliği ile ilgili önerilerinizi sunun.
Bazı durumlarda, algılanan fayda maliyetten daha az olacağı için değişiklikler uygulanmayacaktır. Diğer durumlarda, ek işi yapmanın maliyetini karşılamaya yetecek kadar fayda bulunabilir. Diğer durumlar, yine de, olumsuzluklardan bağımsız olarak, değişikliklerin kaçınılmaz ve kontrolünüz dışında olduğunu kanıtlayacaktır. düzenleme veya uyumluluk sorunlarından veya organizasyonel sorunlar gibi dahili sorunlardan kaynaklanan etki yeniden yapılandırma.
Karar
Yetki sınırınıza giren küçük değişiklikler için, değişiklikleri kabul etme veya reddetme kararı size aittir (ekipten doğru girdi alarak). Daha büyük herhangi bir şey, proje sponsoru veya proje kurulu tarafından onaylanmalıdır. Neyin hangi kategoriye girdiğine ilişkin terimler genellikle herhangi bir projenin başlangıcında açıkça belirtilir.
Sonuç ne olursa olsun, sürece dahil olan herkesi haberdar etmek önemlidir. Geliştirmenin herhangi bir noktasında ekip üyelerini yabancılaştırmak, tüm projenin bütünlüğüne ve gelecekteki tüm işbirliklerine de mal olabilir.
Değişim Yönetimi Araçları
Bu süreci daha kolay ve akıcı hale getirmek için bir dizi değişiklik yönetimi aracı geliştirilmiştir. Her değişiklik yönetimi araç kutusunun merkezinde şunlar bulunmalıdır:
- Proje kapsamındaki bir değişikliği gündeme getirmek için paydaşlara uygun adımları gösteren bir kontrol listesi veya süreç haritası
- Bir şablon değişiklik talep formu (Not: Projeleriniz otomatik bir iş akışından çevrimiçi çalışıyorsa, bu formun dokümanlar listenize dahil edilmesi harika bir fikirdir)
Proje Değişiklik Talep Formu Geliştirme
Proje değişiklik talep formu şunları içermelidir:
- Değişikliği talep eden kişinin adı ("talep eden").
- Değişiklik numarası gibi benzersiz bir tanımlayıcı (isteği oluşturan ve formu kullanan kişilerin buraya ne gireceğini bilmesi pek mümkün olmadığından bunu daha sonra kendiniz ekleyebilirsiniz).
- Önerilen değişikliğin mümkün olduğunca ayrıntılı bir açıklaması.
- Değişikliğin kategorisi. İdeal olarak, istekte bulunanların bu bölüm için önceden doldurulmuş bir kategoriden seçim yapabilmesi gerekir, böylece yalnızca kutuyu işaretlemeleri gerekir. Bu, bir değişiklik talebinin yönetmelikle mi yoksa şirket içi uyumla mı ilgili olduğunu not etmek için iyi bir yerdir — Eğer öyleyse (gerçekten), birçok planlama ve değerlendirme adımını atlayabilir ve basitçe devam edebilirsiniz. BT.
- Değişikliğin 'nedeni'. Uygulanmasının gerekçesi nedir? Talep eden bunu neden istiyor?
- Önerilen değişikliğin, zaman, maliyet, kalite ve kapsam dahil olmak üzere projenin farklı unsurları üzerindeki potansiyel etkisi. İstek sahibi tüm ayrıntılara sahip olmayabilir, bu nedenle değişiklik değerlendirme adımında bu boşlukları doldurmak için yardımınızı isteyebilir. Bu noktada aradığınız minimum şey, mevcut proje parametrelerini artırıp azaltmayacağı veya değiştirip değiştiremeyeceğine dair netliktir.
Değişiklik talep formları, değişiklik daha ayrıntılı tartışıldıkça doldurmanız için ayrıntılar için boşluk bırakılarak yuvarlatılmalıdır. Bir şablon ayrıca aşağıdakiler için alan içermelidir:
- Kararı değiştir: Kabul Et, Reddet veya Ertele
- Kararı veren kişinin (veya grubun) adı, kararın verildiği tarih ve ek yorumlar.
Değişiklikler ve Proje Kapsam Yönetimi
Proje kapsam yönetimi bir projeyi başarılı bir şekilde yürütmek için neyin gerekli olduğu ve neyin olmadığı arasındaki ayrımları filtreleyen ve iyileştiren süreçtir. Proje değişikliği talepleri alındığında, bu değişikliklerin projeyi genel olarak nasıl etkileyebileceğini düşünmek gerekir. Değişiklik yönetimi süreciniz, bir değişikliğin neden pratik veya gerekli olup olmadığını iyileştirmenize ve bağlam içinde tanımlamanıza yardımcı olur.
Proje Yönetimi Bilgi Gövdesi Kılavuzu (PMBOK Kılavuzu) – Altıncı Baskı'in kapsam projesi değişiklik yönetimi, düşündüğünüz kadar sezgisel olmadığı için bahsetmeye değer. "PMBOK Kılavuzu", Proje Kapsam Yönetimi bölümünde "Kapsam Kontrolü" adı verilen bir süreç şeklinde mükemmel başlangıç yönergeleri içerir. Ancak projelerdeki değişiklik yönetimi sürecinin daha entegre bir şekilde ele alınması gerekiyor ve bu da metne yansıyor. "PMBOK Kılavuzu" kullanıcıları ayrıca Entegre değişim kontrolü yap her şeyin daha geniş manzarada nasıl birbirine bağlandığını açıkça ortaya koyduğu için süreç.
amaçları için PMP olmak, sınavınızın bir parçası olacağı için "PMBOK Kılavuzu"nun değişiklik yönetimini nasıl kapsadığını anlamak önemlidir. Ancak, projelerde fiilen kullanacağınız değişiklik yönetimi sürecinin entegre, takip edilmesi kolay ve pratik olması gerektiğini unutmayın.
Değişim Sürecinde Ekibinize Liderlik Etme
Proje ekibi, herhangi bir projenin başarısı için kritik öneme sahiptir, bu nedenle süreçteki değişiklikleri yönetirken onların aktif olarak dahil olmalarına yardımcı olur.
Ekibinizin proje değişiklik yönetimi süreciyle hızlı bir şekilde uzlaşmasına yardımcı olmanın beş yolu:
1. Değişiklikler konusunda açık olun. Ekibinize projelerde değişiklik beklendiğini bildirin.
2. Süreç hakkında açık olun. Burada tartışılan değişiklik yönetimi süreci herkese doğal olarak gelmez. Çoğu ekip üyesi, tavsiye edilene kadar kendilerinden ne beklendiğini bilemez. Süreci onlarla birlikte yürütmek için bir brifing ayarlayın ve her birinin yürütmedeki rolünün ne olduğunu bilmesini sağlayın.
3. Kolaylaştır. Proje değişikliği genellikle, en iyi ihtimalle kontrollü bir kaostur. Başarılı bir şekilde gezinmek için attığınız adımlar cesaretinizi bir proje yöneticisi olarak tanımlayın. Ekibiniz değişiklikleri rahatsız edici bulabilir - özellikle büyük olanlar veya uzun süredir halledildiği düşünülen kararları tersine çeviren değişiklikler ve çoktan ortadan kaldırıldığı düşünülen engeller. Program yanlış, bütçe farklı olabilir, gereksinimler kesinlikle farklı.
Ekibiniz rehberlik ve istikrar için size bakıyor. Süreci onlar için mümkün olduğunca kolaylaştırın.
4. Yardım etmek için orada olun. Yeni bir çalışma yönteminin başarıyla entegre edilmesi zaman alır. Daha önce proje değişikliğini resmi olmayan bir şekilde yönettiyseniz (veya hiç yönetmediyseniz), resmi bir sürece geçişin "buralarda işleri yapma şeklimiz" haline gelmesi biraz zaman alabilir. Ekibe, sizden bir şey yapmaları gerektiğinde onlara yardım etmek için orada olduğunuzu bildirin.
5. Hayır demekten korkma. Tüm değişiklikler mantıklı öneriler değildir. Ekibinize, şu anda bir değişikliğin proje için doğru şey olmadığına dair güçlü bir hisleri varsa, değişiklik talep eden kişiyle bu görüşmede onların yanında olacağınızı bildirin.
Değişimi etkili bir şekilde yönetememek, bir projenin tamamen rayından çıkma yollarının başında gelir, bu yüzden dikkatli olun. Doğru bilgi ve süreçlerle donatılan proje değişiklikleri, dahil olan herkes için kontrollü, akıllı ve faydalı bir şekilde ele alınabilir.
