Genellikle bir sekreter veya Yönetici Asistan, birçok şirkette ofis yöneticileri, şirketteki en zorlu işlerden biri ile üst düzeyde faaliyet göstermektedir. Ofis yöneticileri, sağlıklı bir çalışma ortamı oluşturmak için genellikle diğer departman başkanlarına liderlik eder ve onlarla yakın işbirliği içinde çalışır.
Bir ofis yöneticisi kiralamak isteyenler seçici olacaklar. Bu tür bir işi arzuluyorsanız, başvuru ve mülakat sürecinde hangi beceri ve deneyimlerinizi ön plana çıkaracağınızı bilerek işe alınma şansınızı artırabilirsiniz.
Ofis Yöneticisi Olmak İçin Hangi Becerilere İhtiyacınız Var?
Ofis yöneticileri, tüm ofisin veya ofis kompleksinin sorunsuz çalışmasını sağlama sorumluluğunu üstlenir. Bu, bir veya birkaç idari asistanı yönetmek ve denetlemek gibi görevleri içerebilir.
Büro yöneticilerinin genellikle özel eğitime ihtiyaçları yoktur, ancak hem idari hem de yönetim rollerinde bol miktarda ilgili deneyime ve iyi gelişmiş beceri setlerine ihtiyaçları vardır.
Tüm ofis yöneticisi pozisyonları tam olarak aynı beceri setini gerektirmez. Çoğu, kaç ofis asistanını denetlemeniz gerektiğine, yöneteceğiniz ofisi kaç kişinin kullandığına ve işvereninizin ne tür yazılımlar ve diğer sistemler kullandığına bağlıdır.
Ofis Yöneticisi Becerileri Türleri
Yönetim
Bir ofis yöneticisi olarak, birkaç idari görevi tamamlamaktan sorumlu olacaksınız. Bunlar, çalışanları işe alma ve işten çıkarma, performans değerlendirmeleri yapma, yeni çalışanları eğitme ve diğerlerini denetlemeyi içerir.
Resmi talepleri onaylamak, genel iş operasyonlarını yürütmek ve evrak işlerini ve personel kayıtlarını tutmak da sizin yetki alanınıza girebilir.
- çoklu görev
- Bilgi Yönetimi
- Posta İşleme
- planlama
- Çatışma çözümü
- delegasyon
- Karar verme
Analitik
Rolünüzün bir kısmı, işinizi daha iyi yapmanın yollarını bulmak olacaktır. Ofisinizin işleyişindeki verimsizlikleri belirleyebilir ve çözümler sunabilirseniz, işvereninize çok para kazandırabilir ve iş arkadaşlarınızı çok fazla sıkıntıdan kurtarabilirsiniz.
Harika bir ofis yöneticisi, tüm süreçler, uygulamalar ve prosedürlerle ilgili olarak kendisine sürekli olarak “Bu mantıklı mı? Yapabileceğimizin en iyisi bu mu?” Özgeçmişinize analitik becerilerin bir listesini eklemeniz önerilir.
- Yaratıcılık
- optimizasyon
- Problem çözme
- Kritik düşünce
- Süreç yönetimi
- Tümdengelim
- Endüktif Muhakeme
Detaylara dikkat
Ofis yöneticisi olarak, para sende kalıyor. Doğru ofis malzemelerinin zamanında sipariş edilmesinden, kayıtların tutulmasından siz sorumlu olacaksınız. doğru ve düzenli bir şekilde ve çevredeki herkesin ihtiyaçlarını ve sorunlarını takip etmek için ofis.
İşinizi iyi yaparsanız, ofis kendi kendine çalışıyormuş gibi görünecektir. Bazı detayları yanlış anlarsanız, diğer insanlar işlerini tam olarak yapamayabilir.
- Kayıt tutma
- Detay odaklı
- Sezgi
- proaktivite
- Kesinlik
- Sistemik Sorunları Belirleme
İletişim
Ofis asistanları gibi, genellikle ziyaretçilerin ilk gördüğü kişilerden biri olacaksınız ve bazen ofisinizde çalışan profesyonellerden biri dışarıdaysa gördükleri tek kişi siz olabilirsiniz. Diğer görevlerinizi yerine getirirken aynı zamanda etkili bir resepsiyonist olarak hareket etmelisiniz.
Ayrıca, ofisi kullanan çeşitli kişiler arasında ve muhtemelen ofisiniz ile aynı kuruluştaki diğer kişiler arasında birincil irtibat noktası olabilirsiniz.
Çatışma çözme alıştırması yapmanız ve işi devretmeniz gerekebilir. Tüm bunlar, her zaman doğru, verimli, arkadaş canlısı ve profesyonel olması gereken hem yazılı hem de sözlü çok sayıda iletişim anlamına gelir.
- Yazılı iletişim
- Sözlü iletişim
- Resepsiyon
- telefon görgü kuralları
- cana yakın
- Aktif dinleme
Bilgisayar
Ofis yöneticilerinin çok çeşitli bilgisayar becerilerine sahip olması önemlidir. Ayrıntılar, işvereninize bağlı olacaktır ancak genellikle veri girişi, elektronik tablolar ve genel BT görevlerini içerir.
Ofisleri yönetmek muazzam miktarda sorumluluk içerebilir. Ofis yöneticileri genellikle bir organizasyonun zirvesinde, şirketin her alanında elleriyle çalışırlar. Bu merkezi rol size çekici geliyorsa, bunun sizin için bir kariyer olup olmayacağını görmek için beceriler listesini gözden geçirmeye devam edin.
- Microsoft Office Paketi
- İşletim sistemleri
- Veri girişi
- Dijital Takvimler
- E-posta Yönetimi
- KPI Yazılımı
- Yazılım Sorun Giderme
- Dosya paylaşımı
finans
Sorumluluklarınız defter tutma, faturalama, bütçeleme ve muhasebeyi içerebilir. Ayrıca maaş bordrosu, küçük nakit para ve Hızlı Kitaplar girdileri. Üç aylık ve altı aylık raporlar da görev alanınıza girebilir. En azından, ofisiniz parayı yönetiyorsa, paranın iyi bir şekilde ele alınmasından nihai olarak siz sorumlu olacaksınız.
- defter tutma
- bütçeleme
- Muhasebe yazılımı
- Finansal Tablolar
- faturalar
- uyma
- Bütünlük
Liderlik
Büyük bir ofis asistanları grubunun amiri olarak, herkesi motive ve koordineli tutmanız gerekecek. Ekip çalışmasını gerçekleştirmeniz gerekecek.
İşiniz, diğer herkesin çalışması için bir standart belirlemeyi ve bu standartların karşılandığından emin olmayı içerecektir.
Liderlik yapmak çoğu zaman diğer insanların kariyerlerinde büyümelerine yardımcı olmak ve insanların kendi başlarına başlamalarına ve birbirleriyle iyi iletişim kurmalarına yardımcı olmak anlamına gelir.
- Koordinasyon
- Beklentileri Belirleme ve Yönetme
- Takım çalışması
- İşbirliği
- Motivasyon
- Rehberlik
- Yönetmek
- Kişilerarası becerileri
Daha Fazla Ofis Yöneticisi Becerisi
- Denetim
- Kıyaslama
- Entegrasyon
- Faturalandırma
- Masaüstü yayıncılık
- Transkripsiyon
- Formalite
- Rulman
- Yasal Belgelerin Paketlenmesi ve Gönderilmesi Süreci
- Not alma
- Hafıza
- Sorun Hassasiyeti
- Zaman yönetimi
- Önceliklendirme
- Stres toleransı
- Sorun giderme
- Sosyal Medya Yönetimi
- Düzeltme
- revize
- çizim
- Arama Motorlarının Doğru Kullanımı
- Rapor yazma
- Standart İşletim Prosedürlerini (SOP'ler) Geliştirin ve Sürdürün
- son tarihler
- Çok dilli
- Profesyonellik
- Müşteri servisi
- Dayanıklılık
Becerilerinizi Nasıl Öne Çıkarırsınız?
Özgeçmişinize İlgili Becerileri Ekleyin: İlgili becerilerinizin adlarını özgeçmişinizde anahtar kelimeler olarak kullanın, böylece işe alım amiri aradıkları şeye sahip olduğunuzu açıkça görebilir.
Kapak Mektubunuzdaki Becerileri Vurgulayın: Mektubunuzun yukarıda listelenen becerilerden bazılarını kullanarak temel yetkinliklerinizi tanımladığından emin olun.
İş Görüşmenizde Beceri Sözlerini Kullanın: senin için hazırlanırken röportaj, en ilgili becerilerinizi kullandığınız zamana ilişkin en az bir belirli örnek bulun.
