Danışma kurulunuzda görev yapacak kişileri bulduktan sonra, davet mektupları göndermekve bir yer ayırttıktan sonra, ilk danışma kurulu toplantınızın gündemini planlamaya başlamanın zamanı geldi. Danışma kurulunuzu doğru bir başlangıç noktasına getirmenin anahtarı, ilk toplantıyı maksimum üretkenlik sağlayacak şekilde yapılandırmaktır.
Bir danışma kuruluna sahip olmaktan ne elde etmeyi umduğunuz konusunda zaten çok düşündünüz ve tavsiye ve tavsiyeleri dört gözle bekliyorsunuz. yönetim kurulu üyelerinizin yönetim, pazarlama, muhasebe, personel, müşteri servisi, teknoloji vb.
Bu nedenle, ilk toplantınızın yolunda gittiğinden ve yönetim kurulu üyelerine katkıda bulunmaları için pek çok fırsat sunduğundan emin olmak istersiniz.
Gündemi Bir Sorun veya Tartışma Konusu Çevresinde Planlayın
Gelecekteki tüm danışma kurulu toplantıları gibi ilk toplantınız da bir soru veya sorun etrafında planlanmalıdır. Sorunu bir hedef olarak belirtmek en kolayı olabilir. Örneğin, "Önümüzdeki çeyrekte satışlarımızı yüzde 25 artırmak istiyoruz. Bunu nasıl yapabiliriz?" Veya konuyu tartışmak için daha genel bir çerçeveye oturtabilirsiniz: "İşletme maliyetlerimizi nasıl azaltabiliriz?" veya "İşletme maliyetlerimizi nasıl azaltabiliriz?"
İlgili Arka Plan Materyallerini Toplayın
Tartışma konusuna karar verdikten sonra, danışma kurulu üyelerinizin ihtiyaç duyacağı materyalleri toplama zamanı.
Bu ilk toplantı olduğundan, bir iş planı ve tartışma konusunun arka planını aydınlatan çizelgeler, grafikler ve bilgi tabloları gibi diğer ilgili belgeleri ekleyin. Mümkünse bu belgelerin birer suretini, toplantı gündeminin bir sureti ile birlikte en az iki hafta önceden tüm danışma kurulu üyelerine gönderin.
Toplantı Gündemini Oluşturun
Toplantı gündemi, toplantıda tartışılacak konuları ve her birine ayrılması beklenen süreyi sırayla listeleyen bir taslaktan başka bir şey değildir. Gündeminize bir zaman çizelgesi oluşturmak ve buna bağlı kalmak, toplantınızın çıkmaza girmemesini sağlar ve konu hakkında tartışmayı teşvik eder.
Toplantı Tutanağını Kaydetme Planı
Ayrıca toplantı tutanaklarının kaydedilmesi için düzenlemeler yapmak isteyeceksiniz. Dinleyerek ve katkıda bulunarak tam olarak katılabilmeniz gerektiğinden, bunu kendiniz yapmaya çalışmayın. Toplantıya katılabilecek ve sekreter olarak görev yapabilecek biri yoksa, danışma kurulu üyelerinizden toplantıyı kaydetmek için izin isteyin.
İkramlar Hazırlayın
İçecekler sağlamak iyi bir fikirdir. Kahve, çay, su, meyve suları ve meyve ve kek gibi sağlıklı atıştırmalıklar, toplantılarda her zaman memnuniyetle karşılanan hoş bir dokunuştur. İlk toplantınızdan sonra, katılımcıların içecek ve atıştırmalık tercihleri hakkında fikir sahibi olacak ve bir sonraki toplantı için buna göre plan yapabileceksiniz.
Rahatlamaya çalış
Her şeyden önce, sunumunuz hakkında endişelenmeyin. sen oradasın vizyonunu paylaş ve şirketiniz için umut ve tavsiye almak, multimedya sunum efektleri ve benzerleri ile kimseyi etkilememek.
Uzun vadeli hedefiniz, danışma kurulu üyelerinizle güvene dayalı çalışan bir ilişki kurmaktır; duyulduklarını ve şirketinizin yönetimine anlamlı bir şekilde katkıda bulunduklarını ve bir sonraki yönetim kurulunu dört gözle beklediklerini hissetme toplantı.
Örnek Gündem
Toplantıyı verimli bir şekilde yürütmenize yardımcı olacak notlarla birlikte önerilen etkinlikleri içeren örnek gündemi inceleyin. Ardından yazdırın ve ihtiyaçlarınıza göre uyarlayın. Metni seçerek, kopyalayarak ve yapıştırarak doğrudan Word, Excel veya benzeri bir belgeye kopyalayabilirsiniz.
[Şirket adın]
Gündem
[Tarih]
[Konum]
| Başlangıç/Bitiş Zamanı | Aktivite |
| 10:00–10:05 |
Sipariş ve tanıtımlar için çağrı (Sipariş vermek için toplantıya çağırın ve danışma kurulu üyelerinizin henüz tanışmadığını varsayarak, kendinizi ve tüm yönetim kurulu üyelerini tanıtın ve uzmanlıklarının kısa bir özetini verin.) |
| 10:05–10:10 |
Neden danışma kurulu? (Danışma kurulunun işleyişini nasıl gördüğünüz ve şirketinize sağlayabileceğini umduğunuz katkılar hakkında kısa bir açıklama yapın. Yönetim kurulunun ne sıklıkta toplanacağı gibi ayrıntıları ekleyin.) |
| 10:10–10:20 |
Sorular (Varsa soruları ekleyin. Eğer yoksa, yönetim kurulu üyelerinize danışma kurulunun işleyişini nasıl gördüklerini ve nasıl katkıda bulunmayı umduklarını sorun.) |
| Tartışma konusu: [Sorunuzu/sorun ifadenizi girin.] | |
| 10:20–10:25 |
Tartışma konusunun sunumu (Konunun geçmişine ve şu anda şirketi nasıl etkilediğine dair bir özet verin; Bu noktada görüşlerinizi/çözümlerinizi vermekten kaçının.) |
| 10:25–11:35 |
Tartışma (Fikirlerin akışını sürdürmek istiyorsunuz, bu nedenle bu noktada fikirleri reddetmeyin veya göz ardı etmeyin. Ancak fikir ve görüşlerinizle de katkıda bulunun.) |
| 11:35–11:50 |
teklifler/kararlar (Grubun paylaştığı fikirleri değerlendirin ve en iyi çözümleri seçin.) |
| 11:50–11:55 |
Özet (Grup için konuyu, tartışmayı ve sonuçları özetleyin ve onlara ne yapmayı planladığınızı söyleyin.) |
| 11:55 | erteleme |
[Bir sonraki toplantının tarihi]
Bir sabah toplantısı planlıyorsanız, ertelemenin hemen ardından, danışma kurulu üyelerinizi öğle yemeğine çıkarmak için mükemmel bir zamandır (özellikle toplantı sırasında atıştırmalıklar servis edilmemişse). Ancak toplantının bittiğini ve öğle yemeğinin öncelikle sosyal bir etkinlik olması gerektiğini unutmayın.
Toplantıları Kısa Tutun
Bir yönetim kurulu toplantısını asla iki saatten daha uzun sürecek şekilde planlamamalısınız;
Önceki Tartışma Konusunu İnceleyin
Sonraki toplantılarda, son toplantıda tartışılan konuyla ilgili neler yaptığınızı gözden geçirerek başlayın ve danışma kurulu üyelerinizin şirketinizin eylemleri hakkında yorumlarını davet edin.
Karşılama ve selamlaşmanın dışında olduğu için, gelecekteki toplantılarda iki tartışma konusu olmasını isteyebilirsiniz. İki saatlik formata rahatça sığacaklarını düşünüyorsanız üç tane bile alabilirsiniz, ancak asla üçten fazla sıkıştırmaya çalışmamalısınız.
