Bir proje başlatma belgesi, bir kuruluştaki bir projeyi resmi olarak özetlemektedir. Projenin başaracaklarının kapsamını, dahil olan insanları, kilometre taşlarını, bütçeyi ve olası riskleri kapsar. Birçok kuruluş, bu belgeyi proje planlamasının önemli bir parçası olarak kabul eder; içindeki bireysel görevlerin ayrıntılarına girmediği için bir proje planıyla aynı şeydir. proje.
Etkili bir proje başlatma belgesi aşağıdakileri yapabilir:
- Proje kapsamını ve hedeflerini ana hatlarıyla belirtin
- Proje sponsorlarının ve tüm paydaşların bir proje üzerinde aynı hizada olduğundan emin olun
- Bir projede yer alan herkes için net, tek bir referans olun
- Hala katılıma ihtiyaç duyulduğunda proje sponsorlarının paydaşların onayını almasına yardımcı olun
Proje başlatma belgeleri, proje türüne ve organizasyona bağlı olarak değişebilir, ancak temel unsurlar genellikle proje arka planını, paydaşları, bütçeyi, riskleri, kilometre taşlarını,
proje geçmişi
Bir proje başlatma belgesinin ilk bölümü, projenin adı, proje sponsorları ve yöneticisi ve belgenin hazırlandığı tarih gibi temel ayrıntıları sunar.
Bu bölümde ayrıca projenin amacı açıklanacaktır. Projeyi yönlendiren bir iş gerekçesine veya sözleşmeye başvurabilir veya bunun kuruluş için neden önemli olduğunu açıklayabilirsiniz. Bu projenin neden başlatıldığı ele alınmalıdır: İş için bir sorunu çözüyor mu? Yeni bir trendi ele alıyor mu? Şirketin genel stratejik yönünü destekliyor mu?
Paydaşlar
Bu, projeye dahil olan insanları ve departmanları özetleyecektir. Projedeki her görevin ayrıntılarına girmeyecek, bunun yerine genel rolleri ve katılımı kabul edecek. Örneğin, ana proje sponsorlarını, baş proje yöneticilerini, ekip üyelerini, dışarıdan temin edilen çalışanları veya ortakları ve varsa müşterileri listeleyebilirsiniz. Daha büyük projeler, dahil olan her bir kişiyi listelemeyebilir, bunun yerine bir projenin belirli bir yönü için departman liderliğini not edebilir.
hedefler
Burada, “Bitirdiğimizi nasıl bileceğiz?” Sorusuna cevap veriyorsunuz. Projenin sunmasını beklediğiniz şeyleri ve oraya varıp varmadığınızı nasıl bileceğinizi içerir. Örneğin, tüm departmanlar için bir zaman kayıt sistemi başlatma projesinde amaç şu olabilir: "Yıl sonuna kadar tüm ekipler zaman çizelgesi sistemini kullanıyor olacak."
Ayrıca, bu hedefe ulaştığınızı kabul etmekten kimin sorumlu olacağını not edin. Aniden kimsenin işi tamamlanmış olarak imzalamaya hazır olmadığı projenin sonunda herhangi bir sorunu önler.
Bütçe
Bu noktada proje görevleriyle ilgili tüm ayrıntılara sahip olmayabilirsiniz, bu nedenle tam ve ayrıntılı bir görev ortaya koyamazsınız. proje bütçesi birlikte. Ancak, herhangi bir bütçe kısıtlamasını veya beklenen maliyetlerin üst düzey tahminini not edebilirsiniz.
riskler
Tüm projelerin riskleri vardır. Proje başlatma belgesinin bu bölümü, proje risk günlüğünüzün ilk sürümünü oluşturur. Yönetim ekibinin ileriye dönük projeyi neyin etkileyebileceğini görebilmesi için bu noktada bildiğiniz tüm riskleri belgeleyin.
kilometre taşları
Üst düzey kilometre taşlarını biliyorsanız, bunları bu bölümdeki proje başlatma belgesine ekleyin. En azından tahmini proje başlangıç ve bitiş tarihlerini eklemelisiniz. Ayrıca teslim tarihlerini veya birlikte çalıştığınız sözleşmelerde belirtilen herhangi bir şeyi de listelemelisiniz. Bu kilometre taşlarını kendinize aktarabilirsiniz. Gantt şeması daha sonra daha ayrıntılı bir proje planı oluşturmaya geldiğinizde.
Proje Yöneticisi Yetki Düzeyleri
Açık olmadığı ve başka bir yerde belgelenmediği sürece, proje yöneticisinin daha kıdemli birinden daha fazla onay almadan neler yapabileceğine dair tüzüğe bir bölüm eklemeye değer. Genellikle bütçede ve zaman çizelgelerinde hangi tolerans düzeylerinin belirlendiği ile ilgilidir ve “Proje yöneticisinin bütçede %10, bütçede %5 toleransı vardır. takvim. Onaylanan bu limitlerin üzerindeki herhangi bir sapma, proje sponsoru tarafından imzalanmalıdır.”
Bu bölümü, varsa, proje yöneticisinin proje ekibinden personel işe alma ve işten çıkarma konusunda hangi yetkiye sahip olduğunu belirtmek için genişletebilirsiniz.
Proje Beyannamesi'nin onaylanması
Proje başlatma belgesinin son bölümü onaylar bölümüdür. bu proje Müdürü ve proje sponsoru (veya daha uzun vadeli bir sponsor henüz atanmamışsa işe başlayan kişi) belgeyi imzalamalı ve tarih atmalıdır. Bugün, bu muhtemelen e-posta yoluyla olacak, bu nedenle e-posta yetkilendirmesinin bir kopyasını, tekrar başvurmanız gerekebileceği için proje dosyalarınızda saklayın.
