Yöneticilerin Uygulaması İçin 9 Toplantı Kolaylaştırma Becerisi

Toplantılar fikirleri paylaşmak, zorlukları tartışmak ve eylem planlarını belirlemek için fırsatlar olabilir ya da verimsiz zaman kaybı olarak sonuçlanabilir. Maalesef, yöneticiler genellikle en büyük katkıda bulunanlardır süreç işlev bozukluğunu karşılamak için. Toplantıları düzgün bir şekilde yürütmek için becerilere ihtiyacınız var.

Toplantı Kolaylaştırma Becerilerinizi Güçlendirme

Tanım olarak kolaylaştırmak, “Kolaylaştırmak veya daha az zorlaştırmak; ilerlemeye yardım et.” Bir yöneticinin (yürütmek yerine) bir toplantıyı kolaylaştırması için, güçlerini bırakmaya ve farklı sonuçlara ve yaklaşımlara açık olmaya istekli olmaları gerekir.

Yöneticiler Toplantılarda Yanlış Yaptıkları Yerler

Birçok yönetici, bir toplantıyı "yönetmeyi" bildiklerini düşünür. Gündemi onlar belirler, tüm konuşmaları yapar ve tüm kararları onlar verir. Bu, yöneticiler için kolay ve verimli gibi görünse de, genellikle insanların zamanını boşa harcar ve ekibin yaratıcı potansiyelinden yararlanmaz.

Aslında, çalışanlar sorumlu olmak isteyen yöneticiye boyun eğip geri çekilme eğiliminde olduğundan, bunun tam tersi bir etkisi vardır.

Her düzeydeki yöneticiler için bu fikirler, toplantı üretkenliğini artırmayı desteklemek için toplantı kolaylaştırma becerilerini güçlendirecektir.

Yöneticilerin Toplantıları Kolaylaştırması Gereken Beceriler

Düzgün toplantı kolaylaştırma, herkesi elde etmeyi içerir toplantıda sorunların tespiti ve çözümüne ilişkindir. Ekipler neredeyse her zaman herhangi bir yöneticinin tek başına yapabileceğinden daha iyi, daha yaratıcı çözümler geliştirecektir. Ekiplerin ayrıca yaratılmasına yardımcı oldukları çözümlerin uygulanmasını destekleme olasılığı daha yüksektir. Bu toplantı kolaylaştırma becerilerini üç farklı kategoriye ayırabilirsiniz:

1. Toplantı Planlama
2. Toplantı Yürütme
3. Toplantı Sorunlarını Çözme

Toplantı Nasıl Planlanır?

Herhangi bir toplantıya başlamadan önce bir gündeme ihtiyacın var. İşbirliğine dayalı bir toplantı için, toplantı katılımcılarını ekibin çözmesi gereken sorunları veya ekibin takip etmesi gereken değişiklikleri size söylemeye davet edin. Konuların grup katılımına izin veren konular olduğundan emin olun. Bir toplantıyı kolaylaştırmak, bir toplantıda bilgi sunmaktan farklıdır.

1. Grup Katılımını Etkinleştir

Grup katılımı için yeterli zaman ayırdığınızdan ve kısa sürede çok fazla sorunu çözmeye çalışmadığınızdan emin olun. Ancak, çok fazla zaman sonsuz bir "peki ya..." döngüsüne de neden olabilir. Gündeminizin toplantı için ayrılan süreyi karşıladığından emin olun. Gerekli beceriler şunları içerir.

• Grup Kolaylaştırma Becerileri
• Toplantı Planlama
• Problem çözme
• Karar verme
• Gündem Geliştirme

2. Doğru Lojistik Sağladığınızdan Emin Olun

Toplantı yerinizi ve zamanınızı dikkatlice seçin. Altı sandalyeli bir konferans odasına 15 kişiyi sıkıştırmaya çalışırsanız, toplantı bir felaket olur. İnsanlar rahatsız olduklarında, birbirlerini göremediklerinde, duyamadıklarında veya aç olduklarında toplantı sonuçları zarar görür.

Büyük katılımı teşvik etmenin ve engelleri kaldırmanın bir yolu olarak lojistiği nasıl kullanacağınızı öğrenin. Tüm bunları önceden planlamanız gerekiyor. Toplantının ortasında sandviç ısmarlaması için birini dışarı göndermek, toplantınızın daha az etkili olmasına neden olur. Lojistik planlama bu becerileri içerir.

• Lojistik Planlama ve Tecrübe
• Karar verme
• Başkalarının İhtiyaçlarını Düşünerek Düşünmek

3. Toplantı Tutanağını Kaydetme

Bir toplantı planlamanın son kritik kısmı toplantı tutanağı mı. Onları kim alacak? Bunları kim dağıtacak? Atanmış bir yöneticiniz yoksa, bunları kendiniz yapmayı düşünün veya sorumluluğu ekip üyeleri arasında değiştirin. Geçen hafta tutanakları Jane yaptıysa, bu hafta sıra John'da. Fikir toplamak için beyaz tahta veya yazı tahtası kullanıyorsanız, kişiye yazmasını verin. bunları doğru bir şekilde belgelemek için yeterli zaman.

• Not Alma Becerileri
• Dokümantasyon Uygunluğu 
• Çeşitliliği ve Kapsayıcılığı Anlamak

Toplantı Nasıl Yapılır?

Sağlam ajandanız, iyi yeriniz ve uygun ikramlarınız ile toplantınıza hazırsınız. Toplantınızı harika bir çalışma toplantısı haline getirmek için (yalnızca bir bilgi dökümü değil), uygun toplantı kolaylaştırma becerilerini göstermeniz gerekecektir.

Bunu yapmak için, toplantı kolaylaştırmanın bu üç bileşenine odaklanmak isteyeceksiniz.

1. Sorular sor

Harika sorular harika tartışmaları teşvik eder. Makale, "GROW Modelini Kullanan 70 Harika Koçluk Sorusu," bazı önemli tartışma yönlendiricileri sunar.

•  Ek bilgi edinmek için sorular sorun
• Farklı bakış açıları hakkında bilgi edinmek için sorular sorun
• Anlaşma ve anlaşmazlık alanlarını not etmek için sorular sorun
• Ekip üyelerinin katkısını tam olarak duyduğunuzu doğrulamak için sorular sorun.
• emin olmak için sorular sorun anlamı paylaşıyorsun ekip üyeleri ile

2. Aktif Dinlemeyi Gösterin

Aktif dinleme, şunları yapmanızı sağlar: gerçekten ve derinden bilmek sen ve o kişi anlamı paylaşmak için dinliyorsun ve birbirlerinin pozisyonları hakkında düşünceli bir anlayışa vardılar. Başka kelimelerle ifade ettiğinizde, anlayıp anlamadığınızı kontrol ettiğinizde ve takip eden sorular sorduğunuzda, daha fazla katılımı teşvik eder ve tartışmanın akışını sürdürür.

• Anladığınızı belirtmek için başınızı sallayın ve diğer uygun jestleri yapın
• Duyduklarınızı diğer tarafa tekrarlayın, böylece anlamı paylaştığınızı bilirsiniz.
• Emin olmadığınız her şeyi açıklığa kavuşturmak için sorular sorun
• Anlayışınızı daha da genişletmek için takip soruları sorun
• Anladığınızı belirtmek için "ah-ha", "evet, anlıyorum" gibi sözcükler kullanın.

3. Uygun Bir Beyin Fırtınası Oturumu Yönetin

Çoğu insan zaten öyle sanıyor beyin fırtınası yapmayı bilmek. Ancak, genellikle yapmazlar. Pek çok ortamda beyin fırtınasının etkinliği, zayıf süreç yönetimi, güçlü sosyal veya politik baskılar ve zayıf kolaylaştırma becerileri nedeniyle azalır. Pek çok insan, iyi yönetilen bir beyin fırtınası oturumunun gücünü hiçbir zaman gerçekten deneyimlememiştir.

• Etkili kolaylaştırma becerileri uygulayın
• Katılımcılar tarafından fikirlerin tanıtılmasını yönetin
• Tüm katılımcıların eşit konuşma fırsatına sahip olduğundan emin olun
• Rekabet eden konuşmaları ve birbirleriyle konuşan insanları yönetin
• Beyin fırtınası yapılan seçimleri yönetilebilir bir sayıya indirgemek için etkili bir yol geliştirin
• Ortaya çıkan tüm çatışmaları çözün

Bir Toplantıdaki Sorunlar Nasıl Çözülür?

İkinci tür toplantı, farklı toplantı kolaylaştırma becerileri gerektirir. Herkes çözüm üzerinde anlaşmış olsaydı, görüşmenize gerek kalmazdı. Bilgi paylaşmak ve cevaplar geliştirmek için bir araya geliyorsunuz ve bu, insanları bir araya getirmeniz gerektiği anlamına geliyor. İşte ihtiyacınız olan beceriler.

1. Fikir Birliği Oluşturma Becerileri

Mutabakat, herkesin bir karar üzerinde hemfikir olması gerektiği anlamına gelmez. Bu, herkesin (potansiyel olarak beyin fırtınası yoluyla) bakış açılarını paylaşma ve fikir önerme fırsatına sahip olduğu anlamına gelir. Bunu takiben, uzlaşmanın anahtarı, tüm ekip üyelerinin, orijinal tercihleri ​​olmasa bile yönü desteklemeyi kabul etmeleridir.

• Uygun toplantı kolaylaştırma, grubu fikir paylaşımından etkili bir kararın geliştirilmesi.
• Fikir birliğine varmak daha fazla zaman alır, ancak genellikle genel olarak grubun daha güçlü katılımını sağlar. Ancak, fikir birliğinin nihai hedef olmadığını unutmayın.
• Eldeki problem için etkili bir karar en önemli konudur.

2. Çatışma Çözme Becerileri

Ne zaman bir problemin çözümüne dahil olan bir oda dolusu insan olsa, çatışma kaçınılmaz. Aslında, görev veya konu üzerindeki çatışma, ekip araştırmacıları tarafından etkili karar alma sürecinin bir parçası olarak görülür. Bir yönetici nasıl yapılacağını öğrenmeli çatışmanın gücünü kullanmak Olumlu bir şekilde.

• Tüm bakış açılarını dinlemek için tartışmayı yönetin
• Anlaşma ve anlaşmazlık alanlarını belirlemek için tartışmaya liderlik edin
• Belirli katılımcıların seslerinin duyulduğunu hissetmelerini sağlamak için kolaylaştırma becerilerini kullanın

3. Sözsüz İletişim Becerileri

Araştırmacılar kesin yüzdeler üzerinde tartışırken, çoğu kişi iletişimin %50'den fazlasının sözlü olmadığı konusunda hemfikirdir.

• Bir yöneticinin, bağlılık, samimiyet ve bağlılık düzeylerini değerlendirmek için grubun tonunu ve vücut dilini okuyabilmesi gerekir.
• Sözsüz iletişim konusundaki anlayışınız, yalnızca toplantıyı bitirmek için gerçek anlaşmaya karşı sözlü anlaşmanın ne zaman olduğunu görmenize yardımcı olabilir.
• Bir bireyin veya ekibin toplam iletişim sesini deneyimlemenin bir yolu olarak beden dilinin farkında olun.