Bu Yıl Küçük İşletmenizi Organize Etmenin 3 Denenmiş ve Gerçek Yolu

Belgelerin ve Belgelerin Kontrolünü Elinize Alın

Kağıt, birçok ofisteki en büyük karmaşa kaynağıdır. Bir dosyalama sisteminiz veya dijital arşivleme sisteminiz yoksa, şimdi bir tane oluşturma zamanı. Ortalıkta duran kağıtlara bir göz atarak başlayın. Bir saklama yığını ve bir atma yığını yapın, ardından ikinci yığına ulaşan tüm kağıtları, dergileri, haber bültenlerini, kartları, notları vb. parçalayın veya geri dönüştürün. Nereden başlayacağınızdan emin değilseniz, ne tür 

saklamanız gereken belgeler. Gerisi parçalayıcı için adil bir oyundur.

Kağıtlarınızı derli toplu hale getirdikten sonra, kağıt sürecinizi oluşturmanıza veya ince ayar yapmanıza ve düzenli tutmanıza yardımcı olabilecek bir belge yönetim sistemi oluşturmayı düşünün.

Kağıtsız bir ofise geçme zamanının geldiğine karar verirseniz, çevrimiçi kullanarak makbuzlarınızı tarayıp dijitalleştirerek başlayabilirsiniz. FreshBooks gibi faturalama ve ödeme hizmetleri, DocuSign gibi bir dijital imza programına geçiş ve veri yedekleme için bulutu kullanma ve arşivleme. Yıl içindeki etkinliklerde kartvizit topluyorsanız, bir kartvizit tarayıcıya yatırım yapmak da iyi bir fikir olabilir, böylece iletişim bilgilerini hemen dijital hale getirebilir ve kağıt kartlardan kurtulabilirsiniz.

Doğru Verimlilik Araçlarını Kullanın

Bazıları muhtemelen diğerlerinden daha yararlı olsa da, hepimizin her gün kullandığımız favori uygulamalarımız ve araçlarımız var. Bu nedenle yılda en az bir kez küçük işletmenizde kullandığınız uygulama ve araçların envanterini çıkarmanız ve bunların ihtiyaçlarınızı karşılayıp karşılamadığına karar vermeniz çok önemlidir. Bu aynı zamanda herhangi bir yeni aracın işletmenizin organizasyonunu iyileştirip iyileştiremeyeceğini düşünmek için harika bir zamandır.

Aşağıda, birçok küçük işletme sahibinin üretkenlik araçlarını faydalı bulduğu en önemli alanlardan bazıları bulunmaktadır. Bunlar, bu yıl üretkenlik araçlarınızı optimize etmek için size sağlam bir başlangıç ​​noktası sağlamalıdır:

• İletişim yönetimi: Müşterilerinizi takip etmekten ağ kurarken tanıştığınız kişileri hatırlamaya kadar her küçük işletme sahibi, iletişim bilgilerini yönetmek için bir sisteme ihtiyaç duyar. Salesforce gibi kapsamlı bir müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) sistemini seçebilir veya daha küçük ölçekli yönetim için mevcut kişiler uygulamanızı işinize yarayacak şekilde ayarlayabilirsiniz.
• Toplantılar ve iletişim: Toplantıları ister yüz yüze, ister telefonda veya görüntülü sohbet hizmetleri aracılığıyla gerçekleştirin, süreci daha düzenli hale getirmenin bir yolu vardır. Toplantılarınızın öncesinde, sırasında ve sonrasında daha organize olması için Do gibi bir hizmet kullanabilirsiniz.
• Muhasebe ve defter tutma: Quickbooks Online, Xero ve Wave gibi araçlarla faturalama, ödeme alma ve nakit akışını yönetme şeklinizi düzenleyin ve kolaylaştırın.
• Seyahat ve masraf takibi: Seyahat planlamayı kolaylaştırmak için Expedia ve TripAdvisor gibi uygulamaları kullanabilirsiniz. Yoldayken, Expensify gibi uygulamalar harcamaları izlemenize yardımcı olur, böylece eve geldiğinizde raporlamayı organize etmek çok daha kolay olur.
• Sosyal medya yönetimi: Sistematik ve organize bir şekilde yaklaşmazsanız, sosyal medyada ne kadar çok zaman harcanabileceğini hepimiz biliyoruz. Bu nedenle Hootsuite ve Buffer gibi araçlar küçük işletme sahipleri için çok değerli olabilir.
• E-posta yönetimi: Küçük işletmenizde Gmail kullanıyorsanız, epeyce erişiminiz olur. Google uzantıları bu, gelen kutunuzu hızlı bir şekilde organize edebilir. Başka bir e-posta uygulaması kullanıyorsanız otomatik filtreleme, hatırlatıcılar ve daha fazlası için SaneBox'ı deneyin.
• Proje Yönetimi: İyi bir proje yönetimi uygulaması, tek bir yerde görevleri izlemenize, dosya paylaşmanıza ve ekip arkadaşlarınızla işbirliği yapmanıza yardımcı olur ve işinizi organize etmek için en iyi araçlardan biri olabilir. Hepsi bir arada bir proje yönetimi çözümü için Basecamp veya Asana'yı deneyin.

Üretkenlik çok kişisel bir süreçtir ve ihtiyacınız olan uygulamalar, yaptığınız işe ve çalışma şeklinize özel olacaktır. Sürecinize yeni bir araç eklemeden önce ihtiyaçlarınızı keşfetmek için zaman ayırın. Düşündüğün kadar çok şeye ihtiyacın olmayabilir.

Bilgisayarınızı Düzenleyin

Bu, işlerinin çoğunu bilgisayarda yapan herhangi bir küçük işletme sahibi için büyük bir sorundur. Masaüstünüzün simgelerle dolmasının, indirilenler klasörünüzün simgelerle dolmasının çok uzun sürmediğini muhtemelen biliyorsunuzdur. herhangi bir şey bulmanın imkansız olduğu garip adlandırılmış belgeler veya e-posta gelen kutunuzun o kadar kontrolden çıkması ki gerçekten olabileceğini düşünmeye başlıyorsunuz. patlayabilir. Bu sadece üretkenliğiniz için korkunç değil, aynı zamanda bilgisayarınızın performansını önemli ölçüde yavaşlatabilir.

Bilgisayarınızı düzene sokmak ve tekrar çalışır duruma getirmek için şu anda yapabileceğiniz bazı şeyler şunlardır:

• Masaüstünüzü temizleyin: Masaüstünüzü kurmanın birkaç yolu vardır ve bunların tümü çalışma tarzınıza ve bilgisayarınızı nasıl kullandığınıza bağlıdır. Çöp kutunuz dışında masaüstünüzdeki her şeyden kurtulabilirsiniz (uygulamanın masaüstünüzdeki simgeler yalnızca kısayollardır; tüm gerçek uygulamalarınız genellikle Uygulamalarınızda bulunur dosya). Veya en sık kullandığınız uygulamalara ve dosyalara birkaç kısayol ekleyebilirsiniz.
• Bir dijital dosyalama sistemi kurun: Her şeyin gezinmesini kolaylaştırmak için, size tamamen mantıklı gelen bir dosyalama sistemi oluşturmanız gerekir. Bu şekilde, ihtiyacınız olan belgeleri ihtiyacınız olduğunda hızlı bir şekilde bulabilirsiniz.
• Yazılımı güncelle: Bilgisayarınız, uygulama ve işletim sistemi güncellemelerini otomatik olarak yükleyecek şekilde ayarlandıysa, hazırsınız demektir. Bu sizin için manuel bir işlemse, çoğu güvenlik düzeltme eki içerdiğinden güncellemeleri en az iki ayda bir kontrol etmelisiniz. Ardından, yılda bir kez, kullandığınız yazılımın mevcut sürümlerini gözden geçirin ve yükseltme zamanının gelip gelmediğine karar verin.
• Virüs taraması ve performans sorunları: Ne tür bir bilgisayarınız olursa olsun, hepsi virüs veya kötü amaçlı yazılım alabilir (evet, Mac'ler bile!). Windows tabanlı bir bilgisayarınız varsa, virüssüz ve sorunsuz çalışmasını sağlamak için üzerinde düzenli bakım yapmak akıllıca olacaktır.
• Veri yedeklemenizin bütünlüğünü doğrulayın: Verilerinizi yedekliyorsunuz değil mi? Değilse, şimdilik diğer her şeyi atlayın ve önce bunu yapın. Carbonite, Backblaze veya CrashPlan gibi bulut tabanlı bir veri yedekleme hizmeti kullanabilir veya bilgisayarınıza takacağınız harici bir sabit disk kullanabilirsiniz. Her iki seçenekte de, hizmeti veya sürücüyü sürekli otomatik yedekleme yapacak şekilde yapılandırın, böylece manuel olarak hiçbir şey yapmanıza gerek kalmaz. Ardından, yılda bir veya iki kez, yedekleme hizmetinize gidin veya kopyaları yerel bilgisayarınıza çekmeniz gerektiğinde her şeyin orada ve erişilebilir olduğundan emin olmak için sürün ve etrafı araştırın.
• Gelen kutunuzu tartışın: Birçok küçük işletme sahibi, e-posta gelen kutularıyla bir aşk-nefret ilişkisine sahiptir. Son derece üretken ve verimli bir iletişim aracı olduğu için onu seviyorlar, ancak hızla kontrolden çıkıp gereksiz strese neden olabileceği için ondan nefret ediyorlar. Gelen kutunuzu hizada tutmak için otomasyon kullanmak, günlük olarak aldığınız şeyleri düzene sokmak ve gün içinde e-postaları kontrol etme sıklığını sınırlamak gibi yapabileceğiniz şeyler vardır.

Yukarıdaki ipuçları, küçük işletmenizi hemen daha düzenli hale getirmenize yardımcı olacaktır. Ancak işlerin ne kadar hızlı kontrolden çıkabileceğini unutmayın. Kağıtlarınızı, üretkenlik araçlarınızı ve bilgisayarınızı hızlı ve kolay bir şekilde gözden geçirmek için bu etkinlikleri bir çözümle eşleştirin Ayda birkaç kez durum, böylece düzenli kalabilirsiniz ve işlerin ezici düzeylere ulaşmasını önleyebilirsiniz. düzensizlik