bu personel özlük dosyası İstihdam başvurusundan çıkış görüşmesi ve istihdama kadar olan istihdam ilişkisinin geçmişini içeren ana çalışan dosyasıdır. fesih belgeleri.
Çalışan Özlük Dosyasına Erişim
Çalışan özlük dosyasındaki bilgilere sadece İnsan Kaynakları personeli ve çalışanın bir üst amiri veya yöneticisi erişebilir ve İnsan Kaynakları ofisinden asla ayrılmaz.
Bazı şirketlerde dosyaya erişim İK personeli ile sınırlıdır. Bu kuruluşlarda amirler veya yöneticiler, önceki performans değerlendirmelerinin kopyaları gibi erişmeleri gerekebilecek belgeleri içeren kendi yönetim dosyalarını tutarlar.
Gereksinimler, çalışanın personel dosyasına kimin erişebileceği konusunda uluslararası olarak, eyaletten eyalete değişir. Bazı eyaletlerde çalışanlar, personel dosyasındaki bilgilere erişme ve hatta bu bilgilerin kopyalarını alma hakkına sahiptir. Diğerlerinde erişim daha dardır. Gereksinimler, çalışanın nelere erişebileceği konusunda da farklılık gösterir. Yasal gerekliliklerinize uymaya devam etmek için insanları istihdam ettiğiniz yargı alanındaki kuralları bilin.
Genel olarak, çalışanın makul olarak erişme hakkına sahip olmadığı belgeleri çalışan özlük dosyasında tutmak istemeyeceksiniz. Geçmiş kontrolü, referanslar, görüşme kontrol listeleri ve derecelendirmelerle ilgili tüm belgeleri saklamayı düşünebilirsiniz. belirli bir işe alma ve işe alımla ilgili tüm belgeleri barındırmak için oluşturulan ayrı bir dosyada etkinlik.
bu personel özlük dosyası genellikle kilitli, yangına dayanıklı bir dosya dolabında, İnsan Kaynakları personelinin erişebileceği kilitli bir yerde saklanır. Özlük dosyasında yer alan çalışan bilgilerinin gizliliği büyük önem taşımaktadır.
Şirket tarafından tutulan tüm çalışan dosyaları arasında, çalışan personel dosyasına en sık işveren, amir veya İnsan Kaynakları personeli tarafından bilgi için günlük olarak erişilir.
Çalışan Personel Dosya İçeriğine İlişkin Hususlar
Personel dosyaları genellikle çalışanın daha önce incelediği ve bu nedenle içeriğine aşina olduğu belgeleri içerir. Bu, iş başvuruları, performans değerlendirmeleri, takdir mektupları, eğitim kayıtları ve transferler ve terfi ile ilgili formlar gibi belgeleri içerir.
Personel özlük dosyasına herhangi bir belgeyi doldururken dikkat edilmesi gereken temel ilke ve sorular bunlardır.
- İşverene dava açılmışsa, işveren kararları gerekçelendirmek için belirli bir belgeye ihtiyaç duyacak mı? İşveren mahkemede belgeye ihtiyaç duyar mı?
- Çalışan, belgenin kendi özlük dosyasına gireceğini biliyor ve anlıyor mu? Çoğu durumda, işverenler çalışana belgeyi imzalatmalı, belgenin içeriğini kabul ettiğini belirtmek için değil, farkında olduklarını kabul etmek ve belgeyi okudunuz.
- Çalışan özlük dosyasına çalışanla ilgili hiçbir sürpriz, görüş veya kişisel not yerleştirilmemelidir. Sadece gerçekler, spekülatif düşünceler yok, bir çalışan özlük dosyasına aittir.
Çalışan Özlük Dosyasının İçeriği
Aşağıda, bir işverenin personel özlük dosyasında tutması gereken belgelerle ilgili öneriler yer almaktadır.
İstihdam Geçmişi
- İş başvurusu
- Sürdürmek
- Ön yazıya devam et
- Eğitim doğrulaması
- İstihdam doğrulaması
- Red mektubu
- Pozisyon iş tanımı
- İş analizi kayıtları
- İş teklif mektubu veya iş sözleşmesi
- Kullanılıyorsa, istihdam kurumu veya geçici ajans sözleşmesi
- Acil İletişim Bilgileri
- Çalışan el kitabının alındığını gösteren imzalı çalışan el kitabı onay formu
- Yeni çalışan oryantasyonundan, kapsanan konuları ve kimin tarafından yapıldığını gösteren kontrol listesi
- Herhangi bir yer değiştirme sözleşmesi ve dokümantasyonu
- Çalışan ile işveren arasındaki herhangi bir sözleşme, yazılı sözleşme, makbuz veya kabul (rekabet etmeme sözleşmesi, istihdam sözleşmeveya şirket tarafından sağlanan bir arabayla ilgili bir anlaşma)
- Transfer taleplerini içeren istihdam resmi formlarının ömrü, terfi, şirket içi iş başvuruları vb.
- İstihdama ilişkin diğer belgeler
Çalışan Performansı Gelişimi, Gelişim Planları ve İyileştirme
- Kullanılan herhangi bir performans değerlendirmesinin veya çalışan geliştirme planlarının kopyaları
- Çalışan öz değerlendirmeleri
- Herhangi bir resmi danışma oturumundan kayıtlar
- Katılım veya geç kalma ile ilgili notlar
- Performans iyileştirme planı belgeleri
- Disiplin ceza raporları
- Sertifikalar, tanıma mektupları ve benzeri gibi sunulan çalışan takdiri
- Çalışanın resmi önerileri ve tavsiyeleri, organizasyon yanıtları
- Eğitim kayıtları
- eğitim talepleri
- Yetkinlik değerlendirmeleri
- Eğitim sınıfı veya oturum bildirimleri veya programları
- İhtiyaç tespitleri imzalandı
- Eğitim gider raporları
- Çalışanla tartışılan müşterilerden veya iş arkadaşlarından gelen şikayetler
İstihdam Sonlandırma Kayıtları
- Çalışan istifa mektubu
- Çıkış görüşme belgeleri
- Kobra bildiri
- İstihdam bitirme kontrol listesi
- Son maaş çeki, tatil ücreti, şirket mülkünün iadesi vb. gibi çalışanın istihdamının tüm yönleri için nihai muhasebe
Alt çizgi
Çalışan personel dosyasına yalnızca çalışanın aşina olduğu belgeleri yerleştirmek isteyeceksiniz. Dosyalarının içeriğini görmek bir çalışanın şaşırmasına neden oluyorsa, dosyanın içeriğini etkili bir şekilde yönetmemişsinizdir.
