Çalışan tıbbi dosyası, sağlık, sağlık yardımları, çalışan sağlığıyla ilgili izinler ve çalışan için sosyal yardım seçimleri ve kapsamı ile ilgili her şeyin deposudur. İşveren her çalışan için ayrı ayrı sağlık dosyası tutar. Bu dosyaların içerikleri asla özlük dosyası gibi başka bir çalışan dosyası ile karıştırılmaz.
Tıbbi dosya hassas ve gizli bilgiler içerdiğinden, güvenli, kilitli, erişilemez bir yerde bulunmalıdır. Çalışanların tıbbi dosyalarının bulunduğu dosya dolabı da kilitlenmeli ve tek anahtar İK personeline ait olmalıdır. Çalışan tıbbi dosyalarına erişim yalnızca İnsan Kaynakları personeli ile sınırlıdır.
1996 tarihli Sağlık Sigortası Taşınabilirlik ve Hesap Verebilirlik Yasası (HIPAA), işverenlerin çalışanların tıbbi kayıtlarını gizli tutmasını gerektirir; tıbbi kayıtlar diğer iş kayıtlarından ayrı ve ayrı olarak saklanmalıdır. Çalışan tıbbi kayıtlarını asla çalışanın genel personel dosyasında saklamayın.
Bilgilerin gizliliği nedeniyle, kayıtlar amirler veya yöneticiler gibi çalışanların erişebileceği dosyalardan izole edilmelidir. (Aslında bu, genel olarak personel dosyaları için de önerilir; yalnızca İK personeline erişim izni verin.)
Çalışan Sağlık Dosyasının İçeriği
Bunlar, çalışanın tıbbi dosyasında güvenli bir şekilde saklanması gereken öğe türleridir. Şüpheniz varsa, çalışanlarınızın tıbbi olarak ilgili bilgilerini koruma konusunda hata yapın.
- Sağlık sigortası başvuruları ve formları
- Hayat sigortası başvuruları ve formları
- Belirlenmiş yararlanıcı bilgileri
- Görme sigortası gibi tıbbi bilgi gerektirebilecek diğer çalışanlara sağlanan faydalar için başvurular
- Ücretli veya ücretsiz izin talepleri
- Aile Hekimliği ve İzin Yasası (FMLA) raporları ve ilgili uygulamalar ve evraklar
- Hekim imzalı FMLA evrakları
- Sürekli bakım sağlamak için FMLA süresi için başvurduğunuz bir aile üyesinin veya çocuğun hastalıkları hakkında belgeler
- FMLA izin süresi için uygun olmayan çalışanlar için tıbbi olarak ilgili izin belgeleri
- Hekim muayeneleri, notları, yazışmaları ve tavsiyeleri
- Bir hekime devamsızlık veya gecikme için tıbbi olarak ilgili mazeretler
- Tavsiye eden doktordan alınan belgelerle tıbbi iş kısıtlamaları
- OSHA tarafından gerekli belgeler de dahil olmak üzere kaza ve yaralanma raporları
- Yaralanma veya hastalığa ilişkin işçi tazminat raporları
- Bir çalışan hakkında özel tıbbi bilgiler içeren diğer herhangi bir form veya belge
Bu dosyaları gizli tutarsanız, çalışanlarınız size güvenir ve kanunun ruhuna ve önemine sahip çıkarsınız.
Sağlanan bilgilerin yetkili olmakla birlikte doğruluk ve yasallık açısından garanti edilmediğini lütfen unutmayın. Site dünya çapında bir kitle tarafından okunmakta ve istihdam yasaları ve yönetmelikler eyaletten eyalete ve ülkeden ülkeye değişir. Lütfen yasal yardım alınveya yasal yorumunuzun ve kararlarınızın bulunduğunuz yer için doğru olduğundan emin olmak için Eyalet, Federal veya Uluslararası hükümet kaynaklarından yardım. Bu bilgiler rehberlik, fikir ve yardım amaçlıdır.
