Yeni bir girişimi başlattığınızda, proje kapsam belgesi tüm ekibiniz için kritik bir bilgi parçasıdır. Müşteriye teslim edilecek nihai ürünü, ne zaman teslim edilmesi gerektiğini ve hangi maliyetle olduğunu tanımlar.
Temel olarak, bu belge işin sınırlarını tanımlar, böylece her ekip üyesi ve müşteri, projenin neyi gerektirdiğini anlar. En önemlisi, ne yaptığını anlıyorlar Olumsuz yol açmak.
Faydalar
Ekibin her üyesi ve projenin müşterileriyle paylaşılan bir proje kapsam bildirimi, proje yönetiminin ayrılmaz bir parçasıdır. Faydaları arasında:
- Projenin beklenen özellikleri, kalitesi ve zamanlaması konusunda ilgili herkes arasında ortak bir anlayış
- Desteklerini ve katılımlarını kazanmak için projedeki diğer paydaşlarla iletişim kurmanın bir yolu
- Ekibin çabalarını müşterinin ihtiyaçlarını karşılamak için gereken işe odaklamak için bir araç
Ayrıca, orijinal kapsamın sınırlarını aşan değişiklikler önerilmişse, beyan, değişiklikleri tahmin etmek ve önermek için temel oluşturur. Değişiklikler tüm paydaşlar tarafından kabul edilirse kapsam bildirimi revize edilebilir.
Başlarken
Proje yöneticisinin, proje girişiminden gerekli çıktıyı anlamak ve açıklamak için ekip üyelerinden, müşterilerden, yönetici sponsordan ve diğer kilit paydaşlardan girdi alması gerekir. Buna genellikle teslim edilebilir denir.
Teslimatın tanımı, proje için bir maliyet veya kabul edilebilir bir maliyet aralığı içermelidir. Ayrıca dahil edilecek temel özellikleri ve teslimat için zaman çerçevesini tanımlar.
Müşteri, proje yöneticisi, proje ekibi ve yönetici sponsor arasında anlaşmaya varıldıktan sonra, herhangi bir proje bildirimindeki değişiklikler, dikkatlice kontrol edilen ve belgelenen bir değişiklik kullanılarak yapılmalıdır. işlem.
Basamaklı Etki
Kapsam bildirimi veya belge üzerinde anlaşmaya varıldıktan sonra, ekibin her bir parçası bunu kendi iş tahminleri, zamanlama ve ilgili maliyetler için bir temel olarak kullanır. Kapsam bildirimi ne kadar kesin ve doğru olursa, çalışma ekiplerinin doğru tahminler ve kaynak gereksinimleri üretmesi o kadar olasıdır.
İstisnalar Önemli Olabilir
Bir proje kapsam belgesinin teslimattan hariç tutulacak belirli kalemleri listelemesi alışılmadık bir durum değildir. Örneğin, bir müteahhidin bir ev inşa etmeye yönelik kapsam belgesi, çevresel korumayı şart koşabilir. izinler mal sahibi tarafından alınacaktır ve inşaatı yapan yüklenicinin sorumluluğunda değildir. ev.
Ne yanlış gidebilir?
Netlik eksikliği, proje stresinin ve başarısızlığının yaygın bir kaynağıdır. Belirsiz veya muğlak bir kapsam belgesi, birçok konuyu tartışmaya ve bilgisiz yargılama çağrılarına açık bırakır. Bunlar, projenin özelliklerini, kalitesini, zamanlamasını ve maliyetini etkileyebilir.
Kaçınılması gereken başka bir tuzak da "kapsam kayması" olarak bilinir. Kapsam bildirimi belirsizse, müşteri orijinal planların amacını veya sınırlarını aşan taleplerde bulunma eğiliminde olur.
Kapsamı Ayarlama
Sık kapsam değişiklikleri, projenin tamamlanmasını geciktirecek ve önemli maliyetler ekleyebilecek olsa da, bazen gerekli ve makuldür. Proje yöneticileri, istenen değişikliği tanımlayan, tümünü revize eden bir "değişiklik yönetimi" sürecine güvenir. karşılık gelen zaman, maliyet ve iş yükü tahminlerini yapar ve verilen yeni riskler için projeyi yeniden değerlendirir. değiştirmek.
Proje yöneticisi ve yönetici sponsor, kapsamın değiştirilmesine ilişkin nihai kararı genellikle yalnızca durum tam olarak analiz edildiğinde verir. Değişiklikler bir karar günlüğünde belgelenir ve ardından daha büyük proje ekibine iletilir.
