Birçok kişi zaman izlemeyi yanlış zaman yönetimi. Her gün, haftalarca hatta aylarca yaptıkları her şeyi dinsel olarak takip ederler. Ve sonra herhangi bir olumlu değişiklik fark etmedikleri için bunu yapmayı bırakırlar. Elbette, birkaç etkinliği elediler ve bazılarına öncelik verdiler. Ama hiçbir şey başaramadılar; sadece yeniden düzenlediler. Günlerinin sonunda, hala bitkin ve hüsrana uğramış durumdalar.
Ancak zamanınızı nasıl harcadığınızı takip etmek, zaman yönetimi değildir. Zaman yönetimi, zamanınızı harcama şeklinizde değişiklik yapmakla ilgilidir. İçin etkili zaman yönetimi, değişikliklerin nerede yapılabileceğini ve yapılması gerektiğini görmenize yardımcı olacak bir zaman yönetimi sistemi uygulamalısınız... Bu, zaman yönetiminin ilk adımının, yapmak istediğiniz değişiklikleri belirleyebilmeniz için zamanınızı nasıl harcadığınızı analiz etmek olduğu anlamına gelir.
Etkili Bir Sistem İçin Kategorileri Kullanın
Zamanı nasıl yönetiyorsunuz? Etkili bir zaman yönetimi sisteminin sırrı kategorilerdedir. Yarın için takviminize bakın. Muhtemelen zaten başarmayı umduğunuz olaylar ve faaliyetlerle doludur.
Çalışırken veya sonrasında, boş alanları ne yaptığınızla ilgili ayrıntılarla dolduracaksınız. Günün sonunda listeye bakın ve her görevi ve/veya olayı aşağıdaki kategorilerden biriyle etiketleyin. Çalışma gününüz boyunca ne kadar zaman harcadınız:
Yangınları Söndürmek
Beklenmedik bir telefon görüşmesi. Dün basılması gereken bir toplantı için gerekli olan bir rapor. Masanızda olması gereken eksik bir dosya. Gününüzün ne kadarı kriz modunda geçti? Çoğu insan için bu, enerjilerini tüketen ve işlerine müdahale eden olumsuz bir kategoridir. üretkenlik.
Kesintilerle Başa Çıkma
Telefon çağrıları ve bu kategoriye etkinlik atadığınızda muhtemelen ofisinize uğrayan kişiler listenin başında yer alacaktır. Bir kez daha, çoğu insan için bu olumsuz bir kategoridir çünkü üretkenliğe müdahale eder (ve bazen öldürür).
Planlanan Görevleri Yapmak
İş gününüz boyunca zamanın en olumlu kullanımıdır. Kontrol sizde ve başarmayı planladığınız şeyi başarıyorsunuz. Planlanan görevler şunları içerebilir: telefon çağrıları, personelle toplantılar, hatta bir e-postayı yanıtlamak - bunlar gündeminize aldığınız görevlerse.
Kesintisiz Çalışma
Yapmayı planladığınız bir görev üzerinde çalışmıyor olabilirsiniz, ancak bir şeyi başarmaya başlıyorsunuz ve çoğu insan için bu çok üretken, olumlu bir çalışma modudur.
Kesintisiz Kesinti
İş günü içindeki bu zamanlar yeniden enerji toplamak ve yeniden toplanmak için kullanılır. Öğle yemeği veya sabah ortası molası, kesintisiz olmaları halinde sayılabilir. Yerinde egzersiz olanakları veya şekerleme odaları sunan bir şirketle çalışacak kadar şanslıysanız, bu da sayılır. Herkesin, çalışma saatleri boyunca üretken olabilmesi için günlerine yerleşik olarak belirli bir miktarda kesintisiz çalışmama süresine ihtiyacı vardır.
Geçmişinizden Bir Hafta Geleceğin Anahtarıdır
Artık bu zaman yönetimi sisteminin kategorilerini anladığınıza göre, bunları "tipik" çalışma haftanızı analiz etmek için kullanmanın zamanı geldi. Günlük hayatınızdaki randevuları ve etkinlikleri listelemek için hangi takvim sistemini kullanırsanız kullanın, geri dönün ve son tipik bir haftayı seçin.
Her iş gününün girişlerini gözden geçirin ve henüz yapmadıysanız yukarıdaki zaman yönetimi kategorilerine göre kategorilere ayırın. Her günün altında sürekli bir toplam tutmak, her gün çalışma sürenizi tam olarak nasıl geçirdiğinizi görmenizi kolaylaştıracaktır.
Artık işte zamanınızı geçirme şeklinizde değişiklik yapmak için ihtiyacınız olan verilere sahipsiniz. Yangınları söndürmek için çok mu zaman harcıyorsunuz? Ardından, bu sürekli krizleri önlemek veya ertelemek için organizasyonel veya fiziksel değişiklikler yapmanız gerekir. Örneğin, ihtiyaç duyduğunuz dosyaları kolayca bulabilmek için masanızı temizleyin ve yeniden düzenleyin ve Ertesi gün için ihtiyacınız olan dosyaları yola çıkmadan önce masanıza koymak için bir rutin oluşturun. gün.
Çalışma gününüz boyunca yeterince kesintisiz kesinti süresi alamıyor musunuz? O zaman iş gününüz boyunca sizin için bir zaman planlamanız gerekir. Örneğin, masanızda öğle yemeği yemeyi bırakın ve öngörülen öğle yemeği saatiniz için binayı fiziksel olarak terk edin.
Veya ofisinizde bir şeyler atıştırmak ve esnemek için öğleden sonranıza 10 ila 15 dakikalık bir "teneffüs" planlayın. Planlanmış duruş sürelerinin uzun olması gerekmez. Tamamen işle ilgili olmayan bir şey için harcanan sadece beş dakika, üretkenliğinizi artırmak ve sağlığınızı tazelemek için yeterli olabilir.
Zamanınızı Etkili Yönetebilirsiniz
Zaman yönetimi iş kategorilerini uygulayarak ve çalışma gününüz boyunca zamanınızın daha fazlasını olumlu bir şekilde geçirmek için yapmanız gereken değişiklikleri yaparak kategorileri ve negatif kategorilerde daha az zaman, zamanınızı gerçekten etkili bir şekilde yönetebilecek ve zaman yönetiminin gerçek amacına ulaşabileceksiniz. daha iyi hissetmek.
