En iyi etkinlik alanı veya mekanına karar vermek, etkinliğinizin genel başarısı için çok önemlidir. Mekan planlaması zaman alırken, bunaltıcı hissetmek zorunda değil. Birçoğu için profesyonel etkinlik planlayıcıları ve amatörler için eğlenceli bir meydan okuma olabilir.
Planladığınız etkinliğin türünü ve amacını önceden belirlediğinizi varsayarsak, mekanın kendisini seçme sürecine başlarken göz önünde bulundurulması gereken başka birçok faktör vardır. Aşağıdaki bu yol haritası, mükemmel etkinlik alanını seçme adımlarında size yol gösterecektir.
Hedef Kitleniz
Bir etkinlik için mekan planlarken, bilmeniz gereken en önemli bilgilerden biri, konuklarınızın kim olacağı ve kaç kişinin katılmayı beklediğinizdir. Etkinlik türü mekan seçimini kesinlikle etkileyecek olsa da, etkinlik alanı için en büyük sınırlayıcı faktörlerden biri kapasitesidir. En azından doğru bir tahmin (bir aralık olabilir) bildiğinizden emin olun. ziyaretçi sayısı çünkü bu, mekan seçeneklerinizi anında sınırlayacaktır. Kitlenizi de düşünmelisiniz. Mekanın sadece etkinliği değil, konukların zevklerini ve beklentilerini yansıttığından emin olun.
Etkinlik Tarihleri
Takviminizi kontrol edin çünkü zamanlama, seçtiğiniz mekan da dahil olmak üzere birçok kararı etkileyecektir. Davetli listenizden sonra, etkinliğinizin tarihi bir sonraki sınırlayıcı faktör olacaktır. Ne tür bir etkinlik planladığınıza bağlı olarak, etkinliğinizde esnek olmanız gerektiğini fark edebilirsiniz. istediğiniz yeri almak için randevu alın yoksa istediğiniz tarihi almak için mekan seçiminizde esnek olmanız gerekir. istek. Mekan planlamasına sizin veya müşterinin nerede esnek olduğunu bilerek başlamalısınız. İşte dikkate alınması gereken bazı sorular:
- Misafirleriniz programlarına göre en çok ne zaman katılmaya müsait oluyor?
- Hangi mekanların o zamanlar için uygun ve kullanılabilir alanı var?
- Yönetim ekibinizin etkinliği düzenlemesi için en uygun zaman ne zaman?
Bütçenizi Hesaplayın
Açık uçlu bir bütçeyle, herkes harika bir etkinlik planlayabilir ve sonsuz sayıda mekan seçeneğine sahip olabilir. Ama büyük olasılıkla, senin finansal kaynaklar sınırlıdır ve mali sınırlamalarınızın neler olduğunun en başından farkında olmalısınız - etkinlik bütçesi sadece bir basketbol sahası tahmini veya aralığıdır. Bir etkinlik planlayıcısı her zaman makul bir bütçeyle harika bir etkinlik planlayabilir.
- Mekanlar, mekan, teknik ve ikram giderleri için bütçe parametrelerinize uygun mu?
- Hizmetler için uygun bir fiyat üzerinde pazarlık yaptınız ve rolünüzün değerini gösterdiniz mi?
- Satır öğesi giderlerinin planı aşması durumunda bütçenizde esneklik sağladınız mı?
Farklı Konumları Kapsama Alın
Davetli listesi numaraları ve olası etkinlik tarihleri daraltıldıktan sonra, etkinliğin düzenlenebileceği yerlerin belirlenmesi önemlidir. Oteller ve etkinlik veya konferans merkezleri, kurumsal etkinlikler ve düğün resepsiyonları için en popüler etkinlik alanlarından bazılarıdır, ancak tek seçenek bunlar değildir. Bu, düşüncenizde yaratıcı olmanın zamanıdır. Aşağıdakileri göz önünde bulundur:
- Toplantınızın temasına göre aklınıza gelen en iyi üç mekan hangisidir?
- Misafirleriniz bu toplantıya nerede katılmayı tercih eder?
- Misafirleriniz için en uygun olanı ne olacak?
- Otel dışında hangi beklenmedik yerler LCV oranını artırabilir?
Doğru Alan Tipini Bulun
Seçtiğiniz mekan, planladığınız etkinlik türüne uygun bir alana sahip olmalıdır. Etkinliğiniz bir dans pisti gerektirecek mi? Bir PA sistemine ihtiyacınız olacak mı? Peki ya konuşmacı kürsüsü veya projektör ekranı? Ne tür bir masa kurulumuna ihtiyacınız var? Bu tür soruları dikkate almanın yanı sıra, kendinize sormanız gereken en iyi mekan planlama sorularından bazıları şunlardır:
- Etkinlik mekanı, programınızın veya etkinliğinizin özel kriterlerini karşılıyor mu?
- Mekan, prodüksiyon, eğlence, A/V, ses ve diğer teknik ihtiyaçlarınızı karşılayabilir mi?
- Tesisin durumu kuruluşunuzun yüksek standartlarını yansıtıyor mu?
Mekan Hizmetlerini ve Kısıtlamalarını Dikkate Alın
Doğru etkinlik alanı türünü bulmanın yanı sıra, etkinlik alanı tarafından sunulan diğer hizmet türlerini de araştırmak ve etkinliğiniz için bunların değerine karar vermek isteyeceksiniz. Bazı mekanlarda, diğer hizmetler için satıcı veya tedarikçi bulmak üzere çalışmanız gereken bir tercih edilen satıcı listesi de olacaktır. Diğer mekanların dekor veya etkinliğin diğer yönleriyle ilgili kısıtlamaları vardır. Sorulacak bazı sorular şunları içerir:
- Bu mekan iyi park seçenekleri veya vale hizmeti sunuyor mu?
- Bu mekan güvenlik sunuyor mu?
- Bu mekan yemek, çiçek aranjmanları, çarşaf ve masa kiralama gibi ek hizmetler sunuyor mu?
- Bu mekanın kurulum ve temizlik ekibi var mı?
- Bu mekan, birlikte çalıştığınız diğer satıcıları kısıtlıyor mu?
- Bu mekanda minimum yiyecek ve içecek var mı?
İtibarı Düşünün
Bir mekanın hizmet konusundaki itibarı kritiktir. Bu genellikle iyi bir etkinlik düzenlemekle harika bir etkinlik oluşturmak arasındaki farktır. Bir mekanın tesislerini, personelini ve müşterilerini yönetme şekli her zaman hatırlanacaktır. Bir mekanın itibar değeri hakkında bir fikir edinmek için şu soruları göz önünde bulundurun:
- Konferans yöneticisinin görev süresi nedir, ikram müdürüveya yönetici şef?
- Yönetim size bir VIP müşterisi gibi mi yoksa birden fazla programdan biri gibi mi davranacak?
- Mekan size ne kadar esneklik sağlamaya istekli?
- Referansları veya incelemeleri var mı?
- Mekan, sizinkine benzer etkinliklerden fotoğraflar sunuyor mu?
Bir Ziyaret Planlayın
Lojistik ve zaman engel olmadıkça, her etkinlik planlayıcısı herhangi bir mekanla sözleşme yapmadan önce bir saha incelemesi yapmalıdır. Resimler son derece yardımcı olabilir, ancak yalnızca kişisel olarak değerlendirilebilecek birçok yön vardır. Otoparktan girişe ve etkinlik alanından banyolara kadar her şeyi içeren bir mekan turu isteyin. Yaptığına sevineceksin.
Müşteri Tercihlerini Dahil Edin
Etkinlik planlayıcıları, mekan önerilerini müşterilerine (şirket yöneticileri veya yönetimi gibi bir iç müşteri veya bir dış müşteri olsun) sunmalı ve onay almalıdır. Mekan planlama aşamasında müşteri ile ilgili kendinize sormanız gereken tek soru, müşteri tavsiye(ler)i onaylayacak mı? Bu soruya biraz güvenle cevap verebilmek için, müşterinin beklentilerini ve tercihlerini en başından anladığınızdan emin olmalısınız.
