Kağıtsız bir ofis fikri prensipte kulağa harika gelse de, gerçekte pek çok kişi küçük veya ev ofisi (SOHO) işletmelerin, şirket içinde bir fotokopi makinesi bulundurmayı düşünmeye yetecek kadar sıklıkta basılı belgeleri kopyalama ihtiyacı hâlâ devam etmektedir.
Eski tarz bağımsız ofis fotokopi makineleri, dijital çağda neredeyse ortadan kalktı ve yerini çok işlevli yazıcılar yazdırma, kopyalama, tarama ve isteğe bağlı olarak faks gönderme işlevlerini tek bir aygıtta birleştiren. Teknik olarak bugünün terimleriyle bir "fotokopi makinesi" normalde, kopyalanacak bir belgenin yazıcı tarafından taranabilmesi ve çoğaltılabilmesi için yerleşik tarama özelliğine sahip bir yazıcıdır.
Çoğu elektronik cihazda olduğu gibi, fotokopi/yazıcı cihazlarının fiyatı düşmeye devam ediyor, ancak daha fazla özellikle geliyor her zamankinden daha fazla ve bir matbaaya/fotokopi dükkanına gitmek yerine şirket içinde kopyalama kolaylığı dövülmüş
İşte SOHO'nuz için bir yazıcı/fotokopi makinesi seçmenize yardımcı olacak önemli satın alma faktörleri.
Mürekkep Püskürtmeli Lazere/Led'e Karşı
Metin belgelerinin yüksek hızda kopyalanması için Lazer/LED yazıcılar genellikle daha iyi bir seçimdir. Mürekkep püskürtmeli yazıcılar çok daha yüksek çözünürlüklerde baskı yapabilir ve bu da onları özellikle fotoğraflar olmak üzere grafikler için daha uygun hale getirir.
Maliyet
Yazıcı ve mürekkep/toner maliyetleri vergilerinizden düşülür, yine de başlangıçta faturayı ödemeniz gerekir ve bu artabilir. Bir yazıcı/fotokopi makinesinin maliyetini düşünürken, özellikle düzenli olarak yazdıracak/kopyalayacaksanız, mürekkep veya toner masrafını hesaba katın. Yazıcı üreticileri cihazları maliyetinin altında veya altında satar ve bunun yerine mürekkep ve toner satışından kar elde eder. Birçok şirket, paralarının karşılığını aldıklarından emin olmak için birimlerini yerleşik mürekkep/toner kartuşları ile donatır. "resmi olmayan" kartuşların kullanılmasını engelleyen mikroçipler veya normalin yarısı kadar "başlangıç" toner kartuşlarına sahip kapasite. Pahalı mürekkep veya toner kartuşunu/kartuşlarını değiştirme zamanı geldiğinde, bu indirimli mürekkep püskürtmeli veya lazer, düşündüğünüz kadar önemli olmayabilir.
4 kartuş (siyah beyaz, cam göbeği, macenta ve sarı) gerektirdiklerinden, renkli yazıcı/fotokopi makinelerinin çalıştırılması özellikle pahalıdır. Mürekkep püskürtme/toner kartuşlarının değiştirme maliyetinin tüm birimin satın alma fiyatını aşması normaldir.
Wi-Fi ve İnternet bağlantısı sayesinde, birçok yazıcı şirketi artık mürekkebinizin/tonerinizin azaldığını algıladığında mürekkebinizi/toneri izleyebilir ve size otomatik olarak gönderebilir. Bu, maliyeti ayda yazdırdığınız sayfa sayısına bağlı olan bir abonelik hizmeti gerektirir. Bir abonelik hizmeti, sipariş verirken veya bir mağazaya giderken size zaman kazandırabilse de, aylık maliyet ile baskı çıktınızı hesaba katmak isteyebilirsiniz.
Neyse ki, çoğu mürekkep püskürtmeli ve bazı lazer toner kartuşları çok daha düşük bir maliyetle yeniden doldurulabilir. Costco gibi şirketler, bir saatlik inkjet dolumları sunar. Kendin yap türleri için yeniden doldurma kitleri de mevcuttur, ancak mürekkep püskürtmeli veya toner kartuşlarını yeniden doldurmak karmaşıktır ve mekanik olarak zorlanan kişiler için değildir. Ayrıca daha küçük yazı tipleri kullanarak, belgenizi yazdırmadan önce önizleyerek ve prova yaparak ve "Taslak" veya "Gri Tonlamalı Yazdır" seçeneklerini kullanarak kullandığınız mürekkep miktarını azaltabilirsiniz. Ayrıca, "mürekkep az" uyarısı aldığınızda bile kartuşlarınızda daha fazla mürekkep olduğunu unutmayın.
Yazıcının sürekli olarak ne kadara mal olacağı hakkında bir fikir edinmek için üreticinin yayınlanan sayfa başına maliyetine bakın.
Hacim
Çoğu küçük işletme odaklı yazıcı/fotokopi makinesi, yüksek hacim için tasarlanmamıştır, bu nedenle birimin önerilen kullanımını kontrol edin (aylık görev döngüsü başına sayfa). ISO verimi olarak adlandırılan belirli bir kartuşla yazdırılabilecek sayfa sayısı, kartuşların ne sıklıkta değiştirilmesi gerekeceği konusunda size kabaca bir fikir verecektir.
Şirket içi bir yazıcınız/fotokopi makineniz olsa bile, daha büyük yazdırma/kopyalama işleri veya aşağıdakiler gibi özel yazdırma işleri için yerel veya çevrimiçi kopyalama/baskı hizmetlerini kullanmanın mantıklı olabileceğini unutmayın: broşürler. Mürekkep ve toner fiyatları göz önüne alındığında, özellikle renkli belgeler veya fotoğraflarda daha ucuz yazıcılarda/fotokopi makinelerinde büyük hacimli baskı/kopyalama yapmak kesinlikle uygun maliyetli değildir. Temel ihtiyaçlar için daha düşük maliyetli bir yazıcı/fotokopi makinesi satın almak ve daha büyük baskı/fotokopi işlerini dışarıdan yaptırmak, çoğu küçük işletme için ideal bir uzlaşmadır.
dupleksleme
Dupleksleme, sayfanın her iki tarafına yazdırma/kopyalama yeteneğidir. İhtiyaçlarınız için gerekli olmayabilir ancak iki taraflı yazdırmanın kağıt tasarrufu gibi avantajları vardır. Çift taraflı yazdırma, kağıt maliyetlerinden ve çevreden tasarruf etmenin yanı sıra, kağıt paketlerinin zımbalanmasını da kolaylaştırabilir.
bağlantı
Bir yazıcının çalışması için ne yapması gerektiğini söylemenin bir yolunun olması gerekir. Kopyalama söz konusu olduğunda, kağıdı kopya camına koyup kopyalama düğmesine basmak, sayfayı tarayacak ve yazdıracaktır.
Yazıcı olarak kullanmak için bilgisayarınız gibi aygıtların bağlı olması ve yazdır komutunu vermeniz gerekir. PC'ye doğrudan USB bağlantısının yanı sıra, çoğu yazıcı/fotokopi makinesi ağ bağlantısı, kablolu, wi-fi veya her ikisiyle birlikte gelir. Bunun avantajı, azaltılmış kabloların yanı sıra tabletiniz veya telefonunuz gibi çeşitli cihazlardan yazdırabilmenizdir.
Siyah Beyaz mı Renkli mi?
Renkli kopyalama daha yavaş ve daha pahalıdır, ancak aşağıdaki durumlarda yazıcınızın/fotokopi makinenizin sahip olmasını istediğiniz bir özellik olabilir. küçük işletmeniz için broşürler veya renkli kopyalar gibi promosyon malzemeleri üretmeyi düşünüyorsanız fotoğraflar. Yüksek kaliteli renkli baskıya ihtiyacınız varsa, genellikle normal yazıcı kağıdından daha pahalı olan yüksek kaliteli kağıt kullandığınızdan emin olmak isteyeceğinizi unutmayın.
Medya Çok Yönlülüğü
Çeşitli kağıt boyutlarını ve ağırlıklarını ve asetatlar ve dizin kartları gibi diğer ortamları işleyebilen bir fotokopi makinesi seçin. Kitaplardan kopyalama yapmakla ilgileniyorsanız, düz yataklı kopyalama sunan fotokopi makinelerini arayın. Birçoğunun, aynı anda birkaç kağıdı kopyalamanız gerektiğinde kullanışlı olan kağıt besleyicileri vardır.
Kağıt İşleme
Küçük işletme sahibi olarak, kağıt tepsilerini yeniden doldurmaktan veya bir yazıcı/fotokopi makinesinden tek sayfa beslemekten daha iyi işleriniz var. Düzenli olarak yazdırıyor/kopyalıyorsanız, kağıt kapasitesi en az 250 sayfa veya daha fazla olan bir model arayın. Ayrıca kesinlikle en az 30 sayfalık bir otomatik belge besleyici isteyeceksiniz.
Tepki Süresi
Isınma süresi olmayan yazıcı/fotokopi makineleri, makinenin saatlerce veya günlerce boşta kaldığı küçük ofisler ve ev-ofisler için idealdir. Yüksek baskı/kopyalama hızları mükemmeldir, ancak ünite uyku modundan her çıktığında ısınması için dakikalarca beklemek zorunda kalırsanız size zaman kazandırmaz. Bazı yazıcı/fotokopi makineleri artık 10 saniyeden daha kısa bir ilk kopyalama süresi sunuyor.
