Harika bir iş etkinliğini veya toplantısını planlamak ve yürütmek yeterli değildir. İş etkinlikleri çoğunlukla belirli bir amaca yönelik bir yatırım olarak görülür ve bu nedenle, etkinlik planlayıcıları programlarının değerinin nasıl ölçüleceğini anlamalıdır.
Yatırımın geri dönüşü (ROI) veya hedeflerin geri dönüşü (ROO) için olay ölçümü, bazı planlamacılar için yeni bir alan olabilir, ancak bu, onların planlarını genişletmeye yardımcı olacak türden bir çabadır. Deneyimsel pazarlamaya odaklanan bir stratejik ve etkinlik ajansı olan Headsail'in kurucusu Tony Lorenz, katılımın ve bir organizasyona genel katkının olduğunu açıklıyor Hizmetler.
Stratejik Olay Ölçüm Taktikleri
Lorenz, toplantı ROI'sinin iki farklı düzeyde görülebileceğini açıklıyor: organizasyon ve katılımcı. Kuruluş düzeyinde yatırım getirisi, tüm maliyetlerin toplanması ve bunların kuruluş tarafından tahmin edilen bir değerle karşılaştırılması yoluyla bulunabilir. Katılımcı düzeyinde yatırım getirisi bireysel düzeyde ölçülebilir ve değeri katılımcı bazında tahmin edebilir.
Lorenz, müşterilere etkinliğin yatırım getirisini ölçmek için stratejik bir süreç izlemelerini tavsiye ediyor:
Keşif: Planlamacıların nihai olarak toplantı içeriğini, konuşmacıları vb. belirlemek için kilit paydaşları dahil edebilmesi için keşif sürecin erken safhalarında gerçekleştirilmelidir. Planlamacılar, hem etkinliğe ev sahipliği yapan kuruluş hem de toplantıya katılanlar için stratejik hedefleri tanımlayabilecek kilit paydaşları dahil etmelidir. Bu, onlardan altı ila sekiz açık uçlu soruyu tamamlamalarının istenmesiyle başarılabilir.
Etkinlik Öncesi Anket: Bu, toplantı veya etkinlik planlayıcısının ROI ve ROO için bazı ölçülebilir önlemler tanımlayabileceği zamandır. Sorunlarını, endişelerini ve ihtiyaçlarını birden fazla düzeyde belirlemek için geniş bir davetli örneklemini araştırmalıdırlar; bu, planlayıcının toplantı katılımcıları için ölçüm kriterlerini tanımlamasına yardımcı olacaktır.
Toplantı Öncesi Core-7 Baseline. Bu adım, toplantı katılımcısının keşif sırasında belirlenen öğelere ilişkin psikolojik ve davranışsal algılarının ölçüsünü verir.
- Bilgi/anlayış (“Biliyorum”)
- Görüşler/algılar/inançlar (“Kabul ediyorum”)
- Duygular/tutumlar (“Yapmak istiyorum”)
- Yetenekler/beceriler (“Yapabilirim”)
- Niyet/taahhüt (“Yapacağım”)
- Davranışlar (“Yapıyorum”)
- İş sonuçları/etkileri – yatırım getirisi (“Değer katıyorum”)
Toplantı Tasarımı: Paydaş hedeflerini ve katılımcıların algılarını anlayan planlamacılar artık toplantının ana hedeflerini ve bu mesajların nasıl sunulacağını tanımlayabilir.
Etkinlik Sonrası Anket/Kıyaslamalar: Etkinlikten sonra, keşif ve etkinlik öncesi anket sonuçlarına göre tanımlanan kriterlere göre programın ne kadar iyi performans gösterdiğini ölçmek önemlidir. Program tutumlarda, algılarda, inançlarda vb. değişikliklere yol açtı mı? Katılımcılar bu değişikliklere göre hareket edecek mi?
Takip İş Etkisi: Stratejik ölçüm, toplantıya katılanların davranışları üzerindeki uzun vadeli etkiye odaklanmayı gerektirir. Bu aynı zamanda programın mali ve mali olmayan etkisini belirlemek için de iyi bir zamandır.
Toplantı Ölçüm Sürecini Optimize Etmek İçin Öneriler
Lorenz, toplantı planlayıcılarının etkinliklerinin değerini ölçmelerine yardımcı olacak altı yönerge sunuyor:
- Toplantı öncesi/toplantı sonrası süreci uygulayın
- Psikolojik, davranışsal ve finansal boyutları ölçün
- Büyük ve önemli toplantılar için yatırım getirisi ölçümünü kullanın
- Yıllık sonuçları ölçün ve takip edin
- Mesleki standartlar ve personel becerileri oluşturmak
- Zamanla geliştirin
Daha Küçük Olayları Ölçmek İçin Öneriler
Elbette bireysel bir program için resmi bir ölçüm programı, büyük ve pahalı etkinlikler için faydalı olacaktır. Peki yıl boyunca planlanan diğer iş etkinlikleri ne olacak?
Lorenz kuruluşların beş ya da altı tane belirlemesini öneriyor karşılaştırma soruları bunlar organizasyon için kritik öneme sahiptir. Daha sonra psikolojik, davranışsal veya finansal bir etki yaratıp yaratmadıklarını belirlemek için çeşitli olayları ölçün. Daha sonra sonuçları toplayın.
Örneğin, bir kuruluş yıl boyunca farklı pazarlarda benzer kriterlere sahip 30 benzer etkinlik düzenliyorsa, bu kesinlikle niteliksel ve niceliksel ölçümler sağlayabilir.
Lorenz, "Başarıyı izole edin ve oradan önlemler alın" tavsiyesinde bulunuyor.
