Saf deneyimin ötesinde, bir etkinlik planlayıcısının daha da iyi bir etkinlik planlayıcısı olmasının en iyi yolu, başka bir etkinliğe konuk olarak katılmaktır. Çoğu etkinlik planlayıcısı, bir etkinliğin süresini perde arkasını koordine ederek geçirir, ancak bir etkinliği bir konuğun gözünden deneyimlemek, pekala, ufuk açıcı olabilir.
Etkinlik planlayıcısı yerine misafir olmak size etkinliğin işleyişini gözlemleme fırsatı verir neyin iyi çalıştığını ve neyin işe yaradığını fark etmenin genellikle daha kolay olduğu bir bakış açısı. değil Burada, kötü yönetilen etkinliklerde muhtemelen göreceğiniz üç hatayı ve etkinliklerinizde bu tür hatalardan kaçınmanıza yardımcı olacak ipuçlarını bulacaksınız.
Yanlış Yönetilen Kayıt Tablosu
Konuklar kayıt masasına doğru yürüdüklerinde, etkinlik personeli konuksever olmalı ve durum ne olursa olsun konuklara yardım etmeye hazır olmalıdır.
Kayıt masasına gelen birinin etkinliğe ait olmadığını varsaymak hizmet odaklı ve hatta kibar değildir. Ancak personelin uygun şekilde hazırlanmaması veya bilgilendirilmemesi durumunda tam olarak bu gerçekleşebilir. Etkinlik personeline, kayıt masasının, ev sahibinin ve etkinliğin arkasındaki kuruluşun imajını temsil ettiğini hatırlatın. Personel, kayıt masasında tüm konukları karşılamalı ve etkinlik veya ev sahibinin adıyla etkinlik için oturum açmak için orada olup olmadıklarını sormalıdır. Bir hata yapılmışsa çoğu misafir kendini düzeltip özür dileyecektir. Değilse, personele duruma en iyi nasıl yaklaşılacağı konusunda talimatlar verilmelidir. Etkinlik operasyonlarında nezaket uzun bir yol kat eder.
Dağınık Etkinlik Kurulumu
Çoğu mekanda temizlik, etkinlik alanını temizler ve ziyafet operasyon personeli daha sonra kurulumu tamamlar. Ziyafet operasyonlarında bir bardak düşerse ve kırıklar temizlenmezse, etkinlik personeli temizlemediği sürece kırıklar yerde kalır.
Kırık cam parçaları ve diğer döküntüler sadece korkunç bir görüntü bırakmakla kalmıyor, aynı zamanda güvenlik tehlikesi de yaratabiliyor. Bu nedenle, en iyi etkinlik planlayıcıları, kurulumu gözlemlemek için her zaman başlangıç saatinden 1 ila 2 saat önce gelecek ve Bölgede bir dizi inceleme gerçekleştirin ve 30 dakika ve tekrar 15 dakika önce cam ve diğer eşyaları arayın. etkinlik. Uygun olmayan bir şey olması durumunda, etkinlik planlayıcısı bunu ziyafet personelinin dikkatine sunabilir.
Zamansız Temizlik
Her etkinlikte iki program olacaktır: organizatörlerin gündemi ve mekan operasyon personelinin çalışma programı. Her ikisinin de uygun şekilde senkronize olduğundan emin olmak etkinlik planlayıcısının sorumluluğundadır.
Programın sunumu veya açılış konuşması genellikle kayıt masalarını, yiyecek ve içecekleri içerebilecek bir tür varış resepsiyonunun hemen ardından gerçekleşecektir. Bu nedenle temizleme ve yıkma faaliyetlerinin zamanlaması, program gündemine müdahale etmeyecek veya onu kesintiye uğratmayacak şekilde dikkatli bir şekilde planlanmalıdır. Etkinlik operasyon personeli ile temizlik ve yıkma konusu önceden görüşülmediği takdirde, etkinlik planlayıcısı şunları görebilir: masalar ve diğer eşyalar doğrudan toplantı sahiplerinin veya konuk konuşmacıların önünde kaldırılabilir, bu da salondaki herkesin dikkatini dağıtabilir. oda.
Alt çizgi
Çalışkan etkinlik operasyon yöneticileri ve personeli ile iyi yönetilen mekanlar, etkinlik planlayıcısının işini kolaylaştırsa da, etkinliğin bu kadar mükemmel yürütülmesi her zaman geçerli değildir. Harika etkinlik planlayıcıları, bir etkinliğin her ayrıntısını kendi işlerini yürütür. Ziyafet yöneticileriyle kurulum, etkinlik hizmeti ve yıkımın tüm yönlerini tartışmak için zaman ayırırlar. Etkinliğin kendisi ve etkinlik öncesinde, sırasında ve sonrasında etkinlik operasyonlarını denetleyerek herkes için mümkün olan en iyi etkinliğin sağlanmasını sağlayın. müşteri.
