Gönüllüler harika ve hatta hayırseverliğiniz için gereklidir. Ancak bir gönüllüyle ilgili işler ters giderse bu, kuruluşunuz için kötü haber anlamına gelebilir.
Mesela bir gönüllü sizinle birlikte çalışırken kaza yaparsa ne olur? Gönüllü yasayı çiğnerse veya başka birine zarar verirse ne olur? Kuruluşunuz sorumlu olabilir.
Gönüllülerinizle sorun yaşama olasılığınızı azaltmanın beş yolu: Bunlardan bazıları zahmetli görünebilir ancak bunları doğru şekilde yapmak ve hem kuruluşunuzu hem de gönüllülerinizi korumak için zaman ayırın.
Gönüllü Politika ve Prosedürlerini Geliştirin
Bunların yeterli olduğundan emin olmak için bir avukata veya gönüllü uzmana danışın. Politikalar gönüllülük görevlerini belirtmeli ve ayrımcılık, taciz ve diğer olası yasa dışı davranışlar gibi konuları ele almalıdır.
Kötü davranışları açıkça yasaklayarak kuruluşunuz sorumluluktan korunabilir. Ayrıca gönüllünün kuruluş ve personeli tarafından istismara karşı korunmasını da dahil ettiğinizden emin olun.
Tüm Gönüllü Pozisyonları İçin İş Tanımlarını Yazın
Bu konuda açık olun gönüllüden beklentiler ve ne yapabileceği ve yapamayacağı. Gönüllüye olası riskleri açıklayın ve imzalı bir sorumluluktan muafiyet isteyin. Kapsamlı ve kısa iş tanımı Gönüllünün yapmasına izin verilenin ötesine geçmesi durumunda kuruluşun sorumluluktan korunmasına yardımcı olabilir.
İşte iş tanımlarına dahil edilmesi gereken bazı şeyler:
- senin kar amacı gütmeyen kuruluşun amacı
- Bu pozisyon için gerekli eğitim
- Gönüllüden beklenen görevler
- görevi yapmak için gereken süre
- gönüllünün işi gerçekleştireceği yer
Her Gönüllünün Bir Başvuru Doldurmasını Zorunlu Tutun
Çoğu zaman karşılığını verir başvuru gerektirir. Ancak bazen gönüllüler için bir "sığır çağrısı" içeren grup projelerinde, gönüllülerin kuruluşu sorumluluktan kurtaran bir feragatname doldurmalarını sağlayabilirsiniz.
Başvurunun karmaşıklığı pozisyona bağlı olacaktır. Gönüllü çocuklar veya yaşlılar gibi hassas kişilerle çalışıyorsa çıtanın daha yüksek olması gerekir. Herkes için çok az risk taşıyan sıradan işler için daha kısa bir uygulama uygun olacaktır. Farklı işler için farklı uygulamaların olmasına dikkat edin. Gerekmedikçe uzun bir formla bazı gönüllülerin cesaretini kırmanın anlamı yok.
Uygun olduğu durumlarda, bir başvuruya dahil edilmesi gereken bazı şeyler şunlardır:
- Adres, telefon numarası, e-posta adresi, hastalık veya kaza durumunda iletişime geçilecek kişi, ehliyet, kişisel sigorta belgesi vb. gibi kişisel bilgiler.
- Özel beceriler veya eğitim düzeyi gibi işin gerektirdiği nitelikler.
- Başvuru sahibinin iyi karakterini veya iş ahlakını kanıtlayabilecek referanslar. Referanslar bir topluluk üyesinden, başvuru sahibinin gönüllü olduğu başka bir kâr amacı gütmeyen kuruluştan veya bir işverenden gelebilir.
- Gönüllülerin çocuklarla veya diğer risk altındaki topluluklarla çalışacak olması durumunda, özgeçmiş kontrolü yapmak için yazılı izin gereklidir.
- İhtiyacınız olan bilgileri toplayıp uygun şekilde paylaşabilmeniz için gizlilikten feragat.
Doğru Taramayı Gerçekleştirin
Burada dikkatli olun. Tarama özellikle savunmasız kişilerle temas halinde olabilecek veya gönüllü çalışmalarını yaparken araba kullanmak zorunda kalan veya diğer tür tehlikeli işlerle meşgul olan gönüllüler için önemlidir.
Ancak bir araştırmaya göre kâr amacı gütmeyen kuruluşların yüzde 31'i gönüllü taraması yapmıyor. Kâr amacı gütmeyen kuruluşlar çoğu zaman gönüllülerini kendilerinin denetleyebileceğini düşünüyor ve gerekli geçmiş araştırmalarını yapmayı ihmal ediyor. Ancak bu, kuruluşu sorumluluğa açık bırakabilir. Taramayı güvenlik prosedürlerinizin ve risk yönetiminizin bir parçası olarak düşünün.
Tarama her zaman saygılı olmalı ve gönüllülerin mahremiyetini mümkün olduğunca korumalıdır. Devam etmeden önce tarama için yazılı onay alın. Ayrıca önlem olarak ara sıra ekran görüntüsü alın.
Tarama, kişisel bir görüşme kadar basit olabilir veya şunları içerebilir:
- sabıka geçmişi kontrolleri
- sürüş kayıtları ve lisanslar
- sigorta onayı
- sağlık durumlarını taramak veya belirli aşıların yapıldığının kanıtını istemek
- Öğretmenlik sertifikası veya özel beceri değerlendirmeleri gibi kimlik bilgilerinin doğrulanması
Mükemmel Eğitim ve Yönetim Sağlayın
Bir gönüllüyü asla serbest bırakmayın yeterli eğitim. Gönüllüler eğitilmeyi takdir ediyorlar, bu yüzden ne yapacaklarını ve ne zaman yapacaklarını biliyorlar. Gruplar halinde veya bire bir eğitim alın. Gönüllünün yanlarında götürebileceği yazılı materyaller geliştirin ve özel görevleri konusunda eğitim verin. Gönüllüyü gözetim için bir personele atayın.
Eğitim şunları içerebilir:
- kuruluşunuzun davranış kuralları
- kurumu temsil ederken nasıl davranılacağı
- Kötüye kullanımın nasıl tespit edileceği ve raporlanacağı
- Kuruluşun ve hizmet verdiği kişilerin gizliliğinin nasıl korunacağı
- Gönüllüden özellikle ne bekliyorsunuz?
- herhangi bir sorun nasıl bildirilir
- Sorumlu kim ve onlara nasıl ulaşılır?
Son olarak, kurallardan herhangi birini ihlal etmesi, geçinmesi zor olması, güvenilmez olması veya herhangi bir şekilde tacizde bulunması durumunda gönüllüyü işten çıkarmaya hazır olun. Bir gönüllünün gitmesine izin verilmesi gerekiyorsa personel için yazılı bir prosedür geliştirin.
Gönüllüyü her zaman neden gitmesine izin verdiğinizi bilgilendirin ve ardından tıpkı ücretli bir personelde yaptığınız gibi işten çıkarılma işlemini belgeleyin. Bir prosedüre sahip olmak, onu takip etmek ve eylemi kaydetmek, gönüllünün üst yönetiminize şikayette bulunmaya karar vermesi veya başka bir şekilde size geri dönmeye çalışması durumunda size yardımcı olacaktır.
Çalışanlarınızın gönüllülere nasıl davranacaklarını kapsayan politikalara sahip olmayı unutmayın. Tacizin ne olduğunu ve bundan nasıl kaçınılacağını açıklayın. Gönüllülerin herhangi bir suiistimali bildirmek için kullanabileceği bir şikayet prosedürü oluşturun.
Gönüllüler iyilik yapmak isterler ve bir kuruluşun onlarla çalışmaya hazır olmasını takdir ederler. İyi politikaların uygulanmasını ve uygun eğitim ve yönetime sahip olmayı istiyorlar. Gönüllüleri etrafta tutmak sadece minnettarlık sizin tarafınızdan değil, aynı zamanda hem gönüllüleri hem de kar amacı gütmeyen kuruluşunuzu koruyan organize bir yaklaşım.
