İlk çalışanınızı işe almadan önce atmanız gereken bazı adımlar ve oluşturup anlamanız gereken bazı kanunlar, düzenlemeler ve vergiler vardır. Önemli hiçbir şeyi kaçırmadığınızdan emin olmak için ilk öğeyle başlayın ve listeye kadar ilerleyin.
İşveren Kimlik Numarası Alın
Çalışanlarınız varsa İşveren Kimlik Numaranızın olması gerekir. EIN, Sosyal Güvenlik numarası gibi işletmeler için benzersiz bir federal tanımlayıcıdır ve IRS tarafından verilir. Bu numarayı almak kolaydır; çevrimiçi olarak veya telefon veya faks yoluyla alabilirsiniz.
Her zaman başvuru formunu (SS-4) yazdırmanızı, tamamen doldurmanızı, ardından internete girip dosyalamanızı öneririm. Bu sizi başlamaktan ve şaşkınlığa uğramaktan kurtaracaktır. Formu doldurmanıza yardımcı olması için bir avukata ihtiyacınız yok ancak bazı soruların hangileri olduğunu avukatınıza danışın. Yukarıdaki makalede ayrıntılı talimatlar verilmiştir.
Eyaletinizin gelir departmanına gitmeniz ve işveren olarak kaydolmanız gerekecektir. Eyaletinizde bir gelir vergisi varsa, çalışanların stopaja nasıl kaydolduğunu öğrenmeniz gerekecektir (eyalet W-4 formu veya eşdeğeri). Ardından eyaletinizin sizden nasıl ve ne zaman ödeme yapmanızı istediğini öğrenin ve çalışan maaşından kesilen eyalet gelir vergisini bildirin. Ayrıca eyaletteki işsizliği ve işçi tazminatlarını (ve eyaletiniz gerektiriyorsa engellilik sigortasını) da kontrol edin.
İşte tüm ABD eyaletlerindeki eyalet çalışma ofislerinin bir listesi.
Bordro Vergileri için IRS'ye kaydolun
1 Ocak 2011 tarihinden itibaren geçerli olmak üzere, işverenlerin bordro vergisi yatırmak ve bordro vergi raporlarını dosyalamak için Elektronik Federal Vergi Ödeme Sistemini (EFTPS) kullanması gerekmektedir. Çevrimiçi kaydolmak kolaydır; Sadece işletmeniz ve ödemeyi yapacağınız banka hesabı hakkında bazı bilgiler vermeniz yeterli.
Eyalet Yeni İşe Alma Kayıt Sistemine Kaydolun
İşverenler yeni işe alınanları eyaletlerine kaydettirmek zorundadır ve eyaletlerin bu kayıt için ortak bir sistemi vardır. Amaç, nafaka ve diğer tahsil edilebilir borçlar için borcu olan kişileri takip ederek maaşlarının haczedilmesini sağlamaktır. Şimdi kayıt olabilir ve daha sonra yeni işe alımlar için sistemi kullanabilirsiniz.
İstihdam Uygunluğunu Doğrulamaya Hazır Olun
İşe alırken tüm yeni çalışanların ABD'de çalışmaya uygun olduklarının doğrulanmasını sağlamaları gerekir. Bir işveren olarak bu uygunluğu doğrulamak için iki yöntemden birini kullanabilirsiniz. Çalışan uygunluğunu doğrulamak için standart form Form I-9'dur. Çok sayıda çalışanınız olmasını planlıyorsanız veya eyaletiniz bunu gerektiriyorsa, E-doğrulama sistemine kaydolmanız gerekecektir. Her durumda, çalışanın yeni işe alım evraklarına dahil etmek için I-9 formunun kopyalarına ihtiyacınız olacaktır.
İşçi Tazminatı Sigortasına kaydolun
İşçi Tazminatı, işte hastalanan veya yaralanan çalışanlara fayda sağlamak amacıyla şirketler tarafından ödenen bir sigortadır. Sigorta, ticari taşıyıcılar aracılığıyla, kendi kendine sigortalı olarak veya eyaletinizin İşçi Tazminat Sigortası programı aracılığıyla yapılabilir.
İşsizlik Sigortasına kaydolun
İşsizlik sigortası, işverenler tarafından, kendi isteği dışında işten çıkarılan çalışanlara işsizlik sigortası sağlamak amacıyla ödenir. Federal işsizlik sigortası vergilerinin işverenler tarafından ödenmesi gerekmektedir ve bazı eyaletlerde işsizlik sigortası vergilerinin de ödenmesi gerekmektedir. Bu makalede işsizlik sigortası hakkında daha fazla bilgi edinin.
Gerekli İşyeri Posterlerini Alın
Çalışanları olan tüm işletmelerin, çalışanların haklarını okuyup anlayabilmeleri için tesislerinde özel bilgi posterleri bulundurmaları gerekmektedir. İşyeri posterleri hakkında daha fazla ayrıntı için Çalışma Bakanlığı bilgi sayfasına bakın.
Yeni İşe Alınacak Evrakları ve Formları Toplayın
İlk çalışanınız işe başlamadan ve ilk maaşını almadan önce, yeni çalışanın doldurması gereken bazı formlar vardır.
Bordro Sisteminizi Kurun
Bir işveren olarak bordro ve bordro vergilerine ilişkin mükemmel kayıtlar tutmanız, çalışan maaşlarından vergi kesmeniz ve periyodik raporlar ve ödemeler yapmanız gerekmektedir. Bu makalede işletmeniz için bir bordro sistemi kurmak için gerekli adımlar açıklanmaktadır.
Çalışan El Kitabı Oluşturun ve Kullanın
Bir çalışan el kitabı/politikalar ve prosedürler kılavuzu oluşturmanızı ve kullanmanızı gerektiren bir yasa olmasa da, bunu yapmak akıllıca bir şeydir. Yeni bir çalışanı işe aldığınızda, ona el kitabının bir kopyasını verin (el kitabının alındığını imzalayarak). Artık bir el kitabı hazırlamak "bununla nasıl başa çıkacağız?" sorusuyla uğraşmaktan çok daha kolay. sorunlar, yanlış anlamalar ve daha sonra olası davalar.
İstihdam ve İş Kanunları Hakkında Daha Fazla Bilgi
İnsan Kaynaklarından Susan Heathfield, bordro ve istihdam yasa ve yönetmeliklerinin bu kapsamlı listesini hazırladı.
