Olay yönetimi İster konferans, ister düğün ya da herhangi bir organize toplantı olsun, bir etkinlik öncesinde ve sırasında ortaya çıkan tüm lojistiği denetlemeyi içerir. Etkinlik yöneticileri, personeli, finansmanı, satıcı ilişkilerini ve daha fazlasını yöneterek etkinlik planlarını yürütür.
Etkinlik planlama mesleğinde iş unvanları da sunulan hizmetler kadar çeşitli ve sayısızdır ve çoğu zaman bunları birbirinden ayırmak zor olabilir. Bir etkinlik planlama portföyü hazırlarken, iş ararken veya iş fonksiyonunuzu ve sorumluluklarınızı doğru şekilde anlamayan bir müşteriyle çalışırken zorlayıcı olabilir. Etkinlik yönetiminin neleri içerdiği ve sizin için uygun olup olmadığı hakkında daha fazla bilgi edinin.
Etkinlik Yönetimi Nedir?
Etkinlik yönetimi, konferansları, kongreleri, konserleri, ticari gösterileri içerebilecek büyük ölçekli etkinliklerin yürütülmesine yönelik çeşitli işlevleri içerir. festivallerve törenler. Etkinliğin genel lojistiğini ele almayı, personel ile çalışmayı ve etkinliğin proje yönetimini bir bütün olarak yürütmeyi içerir.
Ek görevler arasında bütçeyi ve her işlevden sorumlu kişilerden oluşan ekipleri yönetmek ve etkinliğin yürütülmesini denetlemek yer alabilir. Etkinlik yöneticileri ayrıca etkinlik planlayıcıları da dahil olmak üzere tüm dış satıcıların ve profesyonellerin hizmetlerini denetler.
Etkinlik Yönetimi Nasıl Çalışır?
Bir etkinlik yöneticisinin özel sorumlulukları şunları içerebilir:
- Mekan seçimi ve rezervasyonu
- Koordinasyon dışarıdaki satıcılar
- İlgi çekici konuşmacılar veya eğlence
- Ulaşım ve otopark düzenlemesi
- Gerekli izinlerin ve uygun sigortanın alınması
- Sağlık ve güvenlik standartlarına uygunluk
- Acil durum planlarının geliştirilmesi
- Etkinlikte kriz ve durum yönetimi
- Bir güvenlik planı tasarlama
- Etkinliğin izlenmesi
Bu liste her şeyi içermiyor. Etkinliğin kapsamına ve işe alınan diğer profesyonellere bağlı olarak iş sorumlulukları farklılık gösterebilir. Esasen etkinlik yöneticisi, bir etkinlik için gereken tüm lojistiği koordine etmekten sorumludur.
Etkinlik Yönetim Hizmetlerinin Rolü
Etkinlik yönetimi firmaları, büyük ölçekli şirket toplantıları ve özel etkinlikleri planlamak ve yürütmek için sıklıkla işe alınır. Düğünler ve konserler bir etkinlik yönetimi profesyoneli için yaygın etkinlikler olsa da spor etkinlikleri, toplantılar ve büyük partiler de etkinlik yönetiminden yararlanabilecek etkinliklerdir.
Devlet kurumları, kar amacı gütmeyen kuruluşlar, dernekler ve şirketlerin tümü, önemli etkinlikleri ve toplantıları koordine etmek için etkinlik yönetimi şirketlerinden yararlanır. Etkinlik yönetimi işlevi genellikle kurumsal pazarlama veya halkla ilişkiler departmanında veya özel etkinlik personelinin bir parçası olarak bulunabilir.
Başarılı Olma Becerileri
Çoğu etkinlik planlama işlevinde olduğu gibi, etkinlik yönetimi de başarılı olmak için mükemmel organizasyon becerileri gerektirir. Çoklu görev yapma ve birçok hareketli parçayı dengede tutma becerisi önemlidir ve bu birinci sınıf organizasyonla birlikte, verimli zaman yönetimi becerilerine duyulan ihtiyaç da ortaya çıkar.
Öncelikleri belirleyebilmek ve göreve devam edebilmek, başarılı bir etkinliğe yol açan şeydir. Etkinlik yönetimi, etkinlik vizyonunu yürütme aşamasına kadar görmeyi gerektirir; bu da ısrar, yaratıcılık ve esneklik gerektirir.
Proje yönetimi önemli bir unsur olduğundan ve yalnızca işlevlerin değil aynı zamanda insan ekiplerinin de yönetilmesini içerdiğinden, kişilerarası beceriler de önemlidir. Bir organizasyonun her seviyesindeki bireylerle etkileşim işin bir parçasıdır; dolayısıyla rahat, cana yakın ve güçlü bir iletişimci olmak bu ilişkilerin geliştirilmesinde uzun bir yol kat edecektir.
Etkinlik Yönetimi vs. Olay kurgulama
Çok yakından ilişkili olmakla birlikte, etkinlik yönetimi ve etkinlik planlama iki farklı fonksiyona hizmet eder. Basit bir ifadeyle, etkinlik planlayıcıları bir etkinlik için vizyonu ve ön planların çoğunu oluştururken, yöneticiler de ayrıntıları etkinlik öncesinde ve sırasında yürütür.
Bununla birlikte, etkinlik yöneticileri aynı zamanda etkinliklerin bazı yönlerini de planlayabilir ve etkinlik planlayıcıları etkinlik planlama sürecinin belirli bileşenlerini yönetebilir. İkisi yan yana çalışır ve sorumlulukları örtüşebilir. Birçok kişi, özellikle kendi işlerini yürütüyorlarsa veya küçük bir etkinlik planlama şirketinde çalışıyorlarsa, her iki rolü de yerine getirebilirler. Yine de her pozisyon için gereken eğitim ve beceriler biraz farklıdır.
İşte bazı önemli farklılıklara birkaç örnek:
| Etkinlik Yöneticileri | Etkinlik Planlayıcıları |
|---|---|
| Konum rezervasyonlarının yapılması | Etkinlik temasını ve konseptini seçme |
| Satıcılarla koordinasyon sağlamak | Bir mekan seçme |
| Personelin işe alınması ve yönetilmesi | Menü planlama |
| Etkinlik sırasında saha yönetimi | Eğlence veya konuk konuşmacıların ayarlanması |
Temel Çıkarımlar
- Etkinlik yönetimi, konferans, festival veya düğün gibi etkinliklere ilişkin birçok idari detayın gözetimidir.
- Bir etkinlik yöneticisi, etkinliğin plana göre yürütüldüğünden emin olmak için personel ve satıcılarla birlikte çalışır.
- Etkinlik planlayıcıları genel etkinlik konsepti üzerinde çalışma eğilimindeyken etkinlik yöneticileri, uygulamanın ayrıntılarıyla ilgilenir.
- Etkinlik yöneticilerinin diğer şeylerin yanı sıra organize olması, insanlarla iletişim becerisine sahip olması ve esnek olması gerekir.
