Otelcilerin her zaman buluşma ve buluşma bulmanın yollarını aradıkları bir sır değil. etkinlik planlayıcıları Toplantılar, teşvik gezileri, konferanslar ve sergiler için otelleri ve diğer mekanları kim seçebiliyor?
Birçok otel, aşağıdakiler gibi çevrimiçi otel RFP (Teklif Talebi) sitelerine güvenmiştir. Conventionplanit.com Ve sabrehotelrfp.com toplantı ve konferans hizmeti yeteneklerini geliştirmek. Ayrıca kendi çevrimiçi RFP formlarını da geliştirdiler.
Birçok planlamacı, otel teklif taleplerini üçüncü taraf arama motorları aracılığıyla göndermek konusunda isteksizdir ve otel teklifi taleplerini doğrudan otele ve konferans merkezlerine göndermeyi tercih eder.
Otel RFP'sindeki bilgiler
Kongre Endüstrisi Konseyi, RFP hazırlığına yardımcı olmak için yararlı etkinlik kabul edilen uygulama alışverişi (APEX) araçları oluşturdu.
Bir otel RFP'sinin temel unsurları aşağıdakileri içermelidir:
- Talep edenin temel iletişim bilgileri (isim, unvan, kuruluş, adres, telefon, e-posta vb.)
- Etkinlik tarihleri (en az iki farklı seçenek belirtin)
- Gerekli oda blokları (tarihler ve misafir odalarının sayısı)
- Toplantı odası talepleri (tarihler, oda boyutları, adetler)
- Yiyecek ve içecek gereksinimleri
- Erişilebilirlik gereksinimleri
- Nakliye ve teslim alma gereksinimleri
- Diğer ilgili bilgiler
RFP Araçlarından Yararlanma
ek olarak Küresel İş Seyahati Birliği (GBTA) üyelerine, etkinlik planlayıcılarının dikkate almak isteyebilecekleri kapsamlı bir otel RFP aracı sağlar. GBTA otel RFP'sinin unsurları aşağıdakileri içerir:
- Otel tesisine genel bakış bilgileri
- RFP talebinde bulunan kişiye genel bakış bilgileri
- Konuk odası sözleşmesi ayrıntıları
- Bir otelin toplam toplantı alanının büyüklüğü
- Toplam toplantı odası sayısı
- Bir otelin en büyük balo salonu veya toplantı odasının boyutu
- En büyük balo salonu veya toplantı odası için tavan yüksekliği
- Kalıcı bir toplantı odasının mevcudiyeti
- Toplantı odasının barındırabileceği kişi sayısı
- Özel sergi alanının mevcudiyeti
- Sergi alanının büyüklüğü
- Bölgedeki kongre merkezine uzaklık
- Kongre merkezinin adı
- Yiyecek ve içeceklerde vergi yüzdesi
- Ziyafet servis ücreti yüzdesi
- Ziyafet hizmet ücretlerine ilişkin vergi politikası
- Şirket içi görsel-işitsel (A/V) hizmetlerin kullanılabilirliği
- Şirket içi A/V hizmetlerinde indirim politikası
- Dışarıdaki A/V sağlayıcılarını kullanma yeteneği
- Kablosuz yüksek hızlı internete sahip toplantı odası sayısı
- Video konferanslı toplantı odası sayısı
- Kendi A/V sağlayıcılarını kullanma ücreti
- Kabul edilebilir ödeme yöntemleri
- Toplantı paketi fiyatları
Ayrıca, etkinliğin türünü otel satış personeliyle paylaşmak yararlı olacaktır çünkü bu, toplantının hedefleri hakkında fikir sahibi olmanızı sağlar.
Otellerle çalışmanın iyi yanı, otellerin çoğunun benzer etkinlikleri düzenleme konusunda oldukça deneyimli olması gerektiğidir. birlikte, harika bir satış veya catering yöneticisi, gereksinimleri karşılamaya yardımcı olacak yollar hakkında daha fazla ayrıntı paylaşabilecektir. hedefler.
