Etkinlik yönetimi ve olay kurgulama iki farklı şey olmasına rağmen sıklıkla birbirlerinin yerine atılırlar. Basitçe söylemek gerekirse planlama ve yönetim aynı şey değildir. Bu iki fonksiyonun beceri setleri örtüşse de iki farklı fonksiyondur. İhtiyaçları bir etkinlik planlayıcısıyken, yanlışlıkla bir etkinlik yöneticisine ihtiyaç duyduklarını düşünen müşterilerle çalışanlar için sorun yaratır. Ve tüm etkinlik yöneticilerinin aynı zamanda etkinlik planlamasını da üstlendiği izlenimine sahip müşteriler için. O halde kafa karışıklığını ortadan kaldıralım çünkü sizin ve müşterilerinizin aynı anlayışa sahip olması önemlidir.
Bir İsmin İçinde Ne Var?
Etkinlik planlama endüstrisi çok sayıda iş unvanına ve iş tanımına ev sahipliği yapmaktadır. Etkinlik planlayıcısı, toplantı planlayıcısı, etkinlik koordinatörü, kongre planlayıcısı ve etkinlik yöneticisi bunlardan sadece birkaçıdır. Liste sonsuz gibi görünüyor. Endüstri büyüdükçe iş fonksiyonlarının listesi de büyüyor.
İşin büyümesi her zaman iyi bir şey olsa da, etkinlik planlama iş fonksiyonları ve etkinlik yönetimi iş unvanlarının çeşitliliği, bu kişiler için kafa karıştırıcı olabilir.
Olay kurgulama
İle başlayalım olay kurgulama. Buradaki anahtar etkili kelime planlama. Gelin partilerinden dönüm noktası niteliğindeki doğum günü kutlamalarına ve büyük kurumsal toplantılara kadar tüm etkinlikler bir tür planla başlar. Müşterilerle etkinlik fikirleri, temalar, arzu edilen tarihler ve bütçe yönergelerine ilişkin ilk tartışmalar, etkinlik planlama sürecinin bir parçasıdır.
Etkinlik planlaması başlangıçta başlarkonseptin ilk aşamalarından itibaren gerçek olayın gerçekleşmesine kadar devam eder. Ve dürüst olmak gerekirse, etkinlikten sonraki birkaç hafta boyunca, etkinlik planlayıcıları ayrıntıları tamamlayıp takip öğeleriyle ilgilenir. Etkinlik planlaması, müşterinin toplantı vizyonunu yansıtan ve etkinliğin amacını karşılayan bir etkinlik tasarlamak için müşteriyle yakın çalışmayı içerir. Kiralayan müşteriler etkinlik planlayıcısı İlgili ayrıntılar ve eylem öğeleri de dahil olmak üzere etkinliğin tüm yönlerini planlayacak ve etkinliğin tamamlanıncaya kadar tamamlanmasını sağlayacak birini işe alın.
Etkinlik planlama sorumlulukları aşağıdakileri içerebilir ancak bunlarla sınırlı değildir:
- Etkinlik için genel bir tema seçme
- Bütçe geliştirmek
- Bir mekan seçme
- Otel sözleşmelerinin müzakere edilmesi
- Dışarıdan satıcıların işe alınması
- Menüyü planlamak
- Bir catering firmasının işe alınması
- Konuk konuşmacıların veya eğlencenin düzenlenmesi
- Taşımacılığı koordine etmek
- Renk şemasını seçme
- Davetiyelerin geliştirilmesi
Etkinlik planlaması, bir etkinliğin bir araya getirilmesine yönelik her şeydir. Bu işlev, olay yönetiminin daha büyük şemsiyesi altına girer.
Olay yönetimi
Her tür olay, bir bulmacanın parçaları gibi birbirine uyan çok sayıda parçadan oluşur. Bütün bu parçalar sonuçta bir olay yaratmak için bir araya geliyor. Başarılı etkinlikler, ilgili tüm parçaların doğru zamanda, doğru yerde, sorunsuz, verimli ve plana göre bir araya gelmesiyle sağlanır. Bu sürece olay yönetimi denir. Basit bir ifadeyle olayın kendisinin proje yönetimidir.
Olay yönetimi Bir etkinliğin tüm farklı bileşenlerinin yanı sıra her açıdan sorumlu kişilerden oluşan ekiplerin oluşturulmasını, koordine edilmesini ve yönetilmesini içerir. Etkinlik yönetiminin bazı yönleri aşağıdakileri içerebilir ancak bunlarla sınırlı değildir:
- Bir etkinlik için yer ayırma
- Dış satıcıları koordine etmek
- Bir park planı geliştirmek
- Acil durum planlarının tasarlanması
- Sağlık ve güvenlik standartlarına uygunluğun sağlanması
- Her fonksiyondan sorumlu personeli yönetmek
- Bir olayın yürütülmesini denetlemek
- Olayın izlenmesi
- Olay durumlarını yerinde çözme
Etkinlik Yöneticileri ve Etkinlik Planlayıcıları Birlikte Çalışıyor
Bu iki işlevi tanımlamak zordur çünkü bunlar yalnızca birbiriyle yakından ilişkili değildir, aynı zamanda sorumluluklar sıklıkla örtüşmektedir. Bireysel etkinlik planlayıcıları etkinlik yönetimi hizmetleri sunabilir ve etkinlik yöneticileri de etkinlik planlaması sunabilir. Her şey bireysel planlamacıya veya kurumsal etkinlik yönetimi ekibine, mekana ve etkinliğin kendisine bağlıdır.
İkisi arasındaki farkları anlamak ve hangi hizmetleri sağlayacağınızı belirlemek önemlidir. Örneğin; Büyük ölçekli bir etkinlik için etkinlik planlama hizmetleri sunuyorsanız, hizmetlerinizi catering yöneticisi, görsel-işitsel ekip vb. ile koordine edecek bir etkinlik yöneticisiyle çalışacaksınız. Rolünüzü ve sağlayacağınız hizmetleri tanımlayın ve planlama sürecinde herhangi bir karışıklığı önlemek için bunları potansiyel müşterilere açıkça iletin.
