Etkinlik teklifiniz her şeyden önce müşterinizin bir yansımasıdır. Bir etkinliği planlamak, o etkinliği müşterinizin ihtiyaçlarına ve bütçesine uyacak şekilde özelleştirmeyi gerektirdiğinden, teklifiniz kişisel ve benzersiz bir etkinliği yansıtmalıdır. Etkinlik teklifinizi yazmaya başlamak için bir şablonu genel bir kılavuz olarak kullanabilirsiniz, ancak daha sonra onu uyarlayıp her müşteri için sağlanan bireysel hizmetleri dahil edebilirsiniz.
Başlamadan Önce Bir Not
İlk adım sevgilinizle tanışmak potansiyel müşteri Bu etkinlik için akıllarında ne olduğunu, amacının ne olduğunu, konuk sayısını ve neyi başarmayı umduklarını tartışmak. Tarih, saat ve istenen konuma ek olarak, bu toplantı sırasında tartışılan tema, yemek servisi, genel estetik, renkler veya ambiyansa ilişkin fikirleri not edin.
Etkinlik Teklifine Başlarken
Her teklif müşteri göz önünde bulundurularak yazılmalıdır. Olay kurgulama bir hizmet işidir ve bu hizmet, kişisel dokunuş ve yaratıcı yaklaşım, bir etkinliğin gerçekleşmesini sağlayan unsurlardır. Başarılı ve akılda kalıcı, işletmeniz için yeni müşteriler yaratmada uzun bir yol kat eden iki özellik işletme. Teklifler iyi yazılmalı ve iyice araştırılmalı, müşterinin aklınızda olanı hayal edebilmesi için gerekli ayrıntılar sağlanmalıdır.
- Kendinizi ve projenizi tanıtın. Size ve etkinlik planlama işinize kısa bir giriş yaparak başlayın. Ne kadar süredir iş dünyasında olduğunuz ve mesleki geçmişiniz gibi ayrıntıları ekleyin. Bazı planlamacılar, tıpkı bir kitap yazarının biyografisinin toz ceketi veya arka kapağa konması gibi, bu bölümü en sona koyarlar.
- İlgi çekici bir etkinlik açıklaması yazın. Etkinliğin amacı, genel zaman çerçevesi, konuk sayısı ve olası mekanlar gibi toplantılarınız sırasında tartışılan ayrıntıları da içerecek şekilde gerçek etkinliği özetleyin. Yetenekli bir yazar değilseniz, bu bölüme mümkün olduğunca ilgi çekici hale getirmek için kelimeler konusunda yetenekli birini bulun veya işe alın.
- Sağlanan tüm hizmetleri listeleyin. Bu bölüm özellikle önemlidir. Müşterinin bu etkinlik için özellikle hangi hizmetleri sağlayacağınızı bilmesi gerekir. Madde işaretli bir kontrol listesi, dahil edilen farklı hizmetleri açıkça gösterir. Bu yaklaşım, gelin partileri veya kutlama yemekleri gibi daha küçük etkinliklerde işe yarar ve müşterinin ne yapacağınızı ve hangi satıcıları kullanacağınızı görmesi kolaydır. Kokteyl saati veya öğle yemeği gibi birden fazla işlevi olan daha büyük etkinlikler için, etkinliğin her yönü için bölümler oluşturmak ve ardından her biri için sağlanan belirli hizmetleri listelemek isteyebilirsiniz.
- Önceki çalışmanızı gösterin. Geçmişte benzer etkinlikler planladıysanız, çalışmalarınızı sergilemek için bu etkinliklerin fotoğraflarını ekleyin. Görsel temsiller müşterinin ne yapabileceğinizi görmesine yardımcı olabilir ve tarzınızın onların vizyonuna uygun olduğuna dair size büyük bir güvence sağlar. Karşılaştırılacak şeylerin olması, çığır açma zamanı geldiğinde etkinliğin düzene konmasına gerçekten yardımcı olabilir.
- Parasal bilgileri baştan sona dahil edin. Müşteri teklifinizi okuyor ve hayal ettiğiniz olayın tüm ayrıntılarını ve görsellerini alıyor olsa da, konu paradan bahseden bölüme geldiğinde bu zihniyet genellikle vites değiştirir. Sürecin aniden durmasını istemezsiniz, bu nedenle tüm işlerin ve gerçeklerin dilinde veya tonunda ani değişikliklerden kaçının. Bir bölüme "Önerilen Maliyetler" başlığını verin ve teklif boyunca fiyatları belirlerken maliyetleri dikkatli bir şekilde dile getirerek müşteriye bu olayın yönleri konusunda rehberlik etmeye devam edin. Müşterinizin teklifinizi, her biri farklı hizmetler ve ilgili maliyetler içeren bir dizi adım olarak görmesine yardımcı olun. Müşterinin olayı hayal edebilmesi ve ilgili maliyeti anlayabilmesi için her bir öğenin fiyatını ve amacını listeleyen ayrıntılı bir özet sağlayın.
Son Söz
Teklifinizin son kısmı, değerlendirmeleri için bir teşekkür niteliğindedir. Potansiyel müşterilerinizin herhangi bir sorusu için sizinle iletişime geçebilmesi veya daha da iyisi sizi bu iş için işe alabilmesi için web siteniz, e-posta adresiniz ve telefon numaranız dahil olmak üzere iletişim bilgilerinizi sağlayın.
