Küçük işletmenizde tahsilat mektupları göndermek zor mu? Yalnız değilsin. Birçok işletme sahibi nasıl etkili bir yazı yazılacağını bilmiyor tahsilat mektubu veya referans olarak kullanabilecekleri bir örnek bulundurun.
Tahsilat mektupları iki şey yapmalıdır: 1) müşterinin iyi niyetini korumak ve 2) ödeme almanıza yardımcı olmak.
Bir tahsilat mektubu, müşterilerinizden ödeme veya ödeme düzenlemeleri ile sonuçlandığında işe yarar. Tahsilat mektupları gönderiyorsanız ve yanıt alamıyorsanız tahsilat mektubu şablonunuzu yeniden düzenlemenin zamanı gelmiştir.
Mektup oluşturmanın en iyi uygulamalarını anlamak için aşağıda örnek bir tahsilat mektubu bulunmaktadır.
Tahsilat Mektubu Ne Zaman Kullanılır?
Tahsilat, son ödeme tarihi olması gereken faturayı gönderdiğinizde başlar. Bu tarih geçtiğinde, bir tahsilat mektubu hazırlamayı düşünmenin zamanı gelmiştir. Çok fazla beklemeyin. Er ya da geç bir hatırlatma bildirimi göndermek daha iyidir. Unutmayın, bu size borçlu olunan paradır. Toplamayı ne kadar ertelerseniz işinize o kadar fazla yük getirebilir.
Ne yazacağınızdan emin değilseniz aşağıdaki örnek şablonu kullanın.
Örnek Tahsilat Mektubu
Ocak. 8, 2021.
Franks Sıhhi Tesisat
123 Ana Cadde
Her yerde, NH 05000.
Hesap# veya Fatura#:123
Vadesi geçmiş veya vadesi geçmiş bakiye: 100,00 $.
Sevgili Jim,
Bu, 100,00 ABD doları tutarındaki hesap bakiyenizin 1 Kasım itibarıyla vadesinin geçmiş olduğuna dair bir hatırlatmadır. 28, 2020.
Lütfen bu tutarı bugün ödeyin. Size kolaylık olması açısından damgalı bir ödeme zarfı ekledim.
Ödemeniz için teşekkür ederiz.
Samimi olarak,
Frank Smith
Franks Tesisat.
Yukarıdaki örnek tahsilat mektubundan da görebileceğiniz gibi, en etkili tahsilat mektupları kısa, öz ve okunması kolay olanlardır. Uzun veya kafa karıştırıcı kelime ve cümlelerden kaçınmaya çalışın. Daha doğrudan mektup daha az yanlış anlaşılmaya yol açar.
Tahsilat Mektubu İpuçları
Tahsilat mektubunuz:
- İlk cümlede mektubunuzun nedenini söyleyin
- İkinci cümlenizdeki ilk cümle hakkında daha fazla bilgi verin
- Bir çözüm önerin
- Alıcıya teşekkür edin
Tahsilat mektubunuz işinizin bir yansımasıdır, bu nedenle onu profesyonel tutun ve her mektubu kişisel olarak imzaladığınızdan emin olun. Mektubunuzun birisini size para göndermeye ikna etmek için olduğunu unutmayın. İfadeniz ve üslubunuz çok önemlidir, özellikle de bu, iş yapmaya devam etmek istediğiniz bir müşteriyse. Her zaman müşterinin ödeyeceğini varsayın.
Ödeme için bir zarfın kapatılması da iyi bir fikirdir. Ödeme zarfına posta ücretini de ekleyebilirseniz bu daha iyi olur. Müşterinin ödeme yapmasını ne kadar kolaylaştırırsanız, ödeme alma şansınız da o kadar artar.
