Açık kayıt, her yıl işverenlerin çalışanlarına kısa bir süre için, genellikle 30 ila 45 gün arası grup avantajları sunmalarına olanak tanır. Bu kritik pencere sırasında çalışanların, kaydolabilecekleri çalışanlara sağlanan faydalar, bunun ne zaman yapılacağı ve nereye kaydolacakları konusunda bilgilendirilmesi gerekir. Ne yazık ki, birçok insan kaynakları ekibi gerekli bilgileri çalışanlara iletme konusunda zorluk yaşıyor ve böylece çalışanlar kaçırabiliyor.
E-posta, doğru kullanıldığında açık kayıt dönemlerinde çalışanları eğitmek için güçlü bir iletişim aracı olabilir. Bir iletişim aracı olarak geniş çapta kabul gördüğü ve erişilebilir olduğu için bu, tüm çalışanlara ulaşmanın iyi bir yolu olabilir. Açık kayıt sırasında avantajların iletilmesine yönelik uzman ipuçlarını öğrenin, böylece çalışanlarınızın bu yıl grup avantajı tekliflerinizden tam anlamıyla yararlanmasını sağlayın.
Açık Kayıt Öncesi, Sırasında ve Sonrasında Avantajları Bildirin
Açık kayıt tarihinden aylar önce, gerekli bilgileri iletmek için sağlam bir iletişim planına sahip olmak önemlidir. Kayıttan önce, aktif kayıt sırasında ve kayıt tamamlandıktan sonra çalışanlara ilgili bilgiler yukarı. Bu, çalışanları belirli eylemlerde bulunmaya teşvik eden, kayıt sitesine bağlantılar ve fayda bilgileri içeren bir dizi e-posta olabilir.
Bir Merkezi Faydalar İletişim Temsilcisi Atayın
Açık kayıt sırasında yanıt verme yeteneği kritik öneme sahiptir çünkü bu süre zarfında çalışanların sayısız sorusu olacaktır. Soruları ve endişeleri olan çalışanlardan gelen tüm e-postalar için iletişim noktası olarak görev yapacak en az bir kişiyi atadığınızdan emin olun. Plan ayrıntılarını, oranları ve son teslim tarihlerini iyi bilen biri olmalıdır.
Faydayla İlgili Bilgi ve Analitiklerin Toplanması için Dahili Bir Sistem Kullanın
Şirketiniz kayıtları, kısmi kayıtları ve kayıt sürecinin diğer yönlerini aktif olarak takip ediyor mu? Değilse, o zaman dahili bir sistem, tüm kuruluş genelinde kayıt yönetiminin zirvesinde kalmak için yararlı olabilir. Veri değişikliklerine ilişkin e-posta uyarılarını ayarlamak için Outlook gibi ücretsiz bir e-posta sunucusu kullanın.
Çalışanlarla Haftalık Temas Noktaları için Bir Mesaj Dizisi Oluşturun
İK ekibi ile çalışanlar arasında sürekli bir fikir alışverişi olduğunda açık kayıt daha kolay ve daha verimli hale getirilebilir. E-posta iletişim stratejinizin bir parçası olarak sağlık ve sağlıklı yaşam konuları, fayda programlarının özellikleri ve diğer ilgili konular hakkında konuşan bir dizi mesaj oluşturun. Herkese haftalık temas noktası e-postaları gönderin.
Yöneticilere Fayda Kaydı Çabalarının Haftalık Hesabını Verin
Sosyal haklara kaydolma çabaları sırasında yöneticilerin tam desteğini almak her zaman iyi bir şeydir. Neden? Yöneticiler, çalışanların gelecek plan yılı için sosyal haklara kaydolmalarına öncelik vermelerine yardımcı olabilir ve sosyal hakların çalışanların hedeflerini nasıl desteklediğini paylaşabilirler. Yöneticilerin OE dönemlerinde önemli görev ve tarihlerden haberdar olmalarını sağlamak için odaklanmış bir e-posta kampanyası kullanın.
Avantaj E-postalarını Eğlenceli Hale Getirin
Açık kayıt döneminin stresli olması gerekmez. Aslında biraz eğlenmek için bir fırsat olabilir. Bilgi soruları, şirket hakkında ilginç gerçekler ve ücretsiz sağlıklı atıştırmalık hediyeleri gibi eğlenceli oyunlar içeren e-postalar geliştirin.
E-postalarda Doğru Dilbilgisi ve Yazımı Sağlayın
Herhangi bir fayda e-postası göndermeden önce dilbilgisi ve yazımın iyice kontrol edildiğinden emin olun. Hiçbir yazım hatasının okuyuculara ulaşmamasını ve e-postaların anlamlı olmasını sağlayabilir. Yazım hataları çalışanların kafasını karıştırabilir ve profesyonellikten uzak görünebilirler.
Standart Bir E-posta Şablonu Kullanın ve HTML'yi Dışarıda Bırakın
Fayda iletişimi için e-postalar geliştirirken uzmanlar, standart e-posta şablonuna bağlı kalmanın ve onu basit tutmanın en iyisi olduğunu söylüyor. Başıboş HTML, özellikle mobil cihazlarda bazı e-posta okuma programlarına müdahale edebilir.
Güçlü Konu Satırları Yazın
E-postalar yalnızca açıldıktan sonra okunacaktır. Ve eğer konu satırı alıcıları ikna etmiyorsa bu gerçekleşmeyecektir. E-posta yazarken, alıcıların ilgisini çekecek bir e-posta konu satırı oluşturmaya odaklanın "Acil", "zamana duyarlı" ve "dikkat" gibi güçlü kelimeler içeren e-posta bu hedefe ulaşmanıza yardımcı olabilir.
Sezonluk E-postalarda Toplam Ödül İfadelerini Kullanın
Çalışanların, çalışanlara sağlanan faydaların tam değerini anlamalarına yardımcı olmak için, toplam ödül beyanları bu çeyrekte en az bir kez. Bireysel e-postalara PDF olarak eklenebilir veya çalışanların rahatlığında toplam ödül bildirimini yürütmek için e-postaya bir hiper bağlantı eklenebilir.
