Kayıt, misafirlerinizle ilk temas noktanızdır ve sorunsuz bir giriş işlemi, heyecanı yüksek tutar ve harika bir etkinliğin tonunu belirler. Öte yandan, düzensiz ve zaman alıcı bir deneyim, etkinliğiniz başlayana kadar kalabalığın homurdanmasına neden olabilir. Kayıt masasında bu kadar çok şey varken, kesinlikle ilk seferde doğru yapmak istersiniz. İyi bir başlangıç yaptığınızdan emin olmak için bu temel kontrol listesini izleyin.
Daha Büyük Daha İyi
Basit matematik bize, uzun kuyruklardan kaçınmak istiyorsanız büyük kalabalıkların daha fazla insan gücüne ihtiyaç duyacağını söylüyor. Her yüz misafire bir refakatçi, her iki yüz misafire bir yüzdürücü öneriyorum. Masa ihtiyaçları açısından, 2 metrelik masa başına iki görevli olduğunu varsayalım ve bu hesaplamaya malzeme ve çalışma alanı için ek bir masa ekleyin.
Bağlı kalın
Elektrik prizi veya internet bağlantısı aramak için koridorlarda koşmak istemezsiniz, bu nedenle bu hatları önceden masanıza getirdiğinizden emin olun. Kullanmayı planlamıyor olsanız bile bir dizüstü bilgisayar da getirmek isteyeceksiniz. E-postalarınızı kontrol etmeniz veya kaybolan misafirlerin mekana gidiş ve dönüş yollarını bulmalarına yardımcı olmanız gerekiyorsa çevrimiçi erişim kullanışlı olabilir. Son fakat en az değil, aydınlatma durumunu kontrol edin. Koridor loş bir şekilde aydınlatılıyorsa, listelerinizi okumanıza yardımcı olması için birkaç masa lambası eklemek isteyebilirsiniz.
Ofis Malzemelerini Unutmayın
Her planlayıcının içi dolu bir takım kutusu olmalıdır. ofis şartları bant, makas ve çeşitli kalemler gibi. Paketleme listenizdeki diğer önemli öğeler arasında boş isim etiketleri, masa numaraları ve gerektiğinde kullanılacak ayrılmış işaretler bulunur. Evet, mekanınızın bu şeylerin çoğuna erişimi olacak, ancak bunları yanınızda bulundurarak tasarruf ettiğiniz zaman ve hayal kırıklığı paha biçilemez.
Yanıtları Hızlandırın
"Kayıt ritminizi" bozan en büyük etkenlerden biri, hem gönüllülerden hem de katılımcılardan gelen basit soruların yağmuru olacaktır. Yardım masası kurarak bu sorgulamaların kayıt hattını yavaşlatmasını engelleyebilirsiniz. "Banyo nerede?" gibi soruları yanıtlayan özel bir kişi olduğunda, check-in masasının ne kadar verimli çalışabildiğine şaşıracaksınız.
Açık kal
Etkinlik boyunca kayıt masasında en az bir kişinin bulunması zorunludur. Yardım edecek kimse olmadığı için nispeten küçük bir sorunun çığ gibi büyüyerek daha büyük bir soruna dönüşmesini istemezsiniz. Bu genellikle ekibinizin bulunamaması durumunda misafirlerin başka bir yere bakmak zorunda kalması durumunda meydana gelir. Sabırsız bir katılımcıyı soğansız salata istemek üzere mutfak alanına göndermek için yalnızca kötü zamanlanmış bir banyo molası yeterlidir!
Arkadaşlarınızı Yakın Tutun
Etkinlik başlamadan önce almak isteyeceğiniz birkaç iletişim numarası var. Birincisi mekan koordinatörünüzün cep telefonu numarasıdır. Banyoda kağıt havlular bittiğinde binayı temizlemek için zamanınız olmayacak, bu nedenle bu sayı kesinlikle sahip olunması gereken bir sayıdır. Yiyecekle ilgili konularda sahip olunması gereken bir diğer iyi sayı da catering yöneticisinin numarasıdır. Son olarak polis ve itfaiye teşkilatları için en iyi acil durum numaralarını doğrulayın. Bazı otellerin bu gibi durumlarda genellikle en iyi iletişim noktası olan kendi güvenlik personeli vardır.
Kayıt tabloları yalnızca bir tablodan daha fazlasını sağlamalıdır. hoş geldiniz işareti ve isim etiketi. Konuğun bakış açısından etkinliğinizin müşteri hizmetleri merkezini temsil ederler. Ancak bu beklentiyi karşılayabilmek için hazırlıklı olmanız gerekir. Sonuçta, eğer konuklar kayıt işlemini geçemezlerse, planlama çabalarınızın geri kalanı gözden kaçacaktır.
