Hibe Yazımı: Hatalardan Kaçınmak İçin Araştırma

Çoğu hayırsever kar amacı gütmeyen kuruluş (501c3), gelir sepetlerine hibeleri dahil eder. Hibeler genellikle vakıflardan (özel veya kurumsal) veya bir devlet kurumundan (federal, eyalet, ilçe veya şehir) gelir.

IRS, hibeyi "Kuruluşların muafiyetlerini ilerletmek için muaf kuruluşlara yapılan ödemeler" olarak tanımlamaktadır. Hibeler genellikle maaşları veya diğer çalışanlara ödenen tazminatları veya hizmet ödemelerini içermez. işlendi.

Hibe teklifi yazmanın, kurumsal belgelerin toplanmasından son düzenlemeye kadar çeşitli aşamaları vardır. Daha iyi bir hibe arayan kişi olmak için bu adımların ve önerilerin bazılarına genel bir bakışı burada bulabilirsiniz.

Hazırlanıyorum

Hibe Teklifi Yazma Süreci Nasıl Geliştirilir?

Hibe teklifi yazmak tek bir deneme olmamalıdır. Hayır kurumları nadiren tek bir hibe teklifi yazar. Pek çok hibe teklifi yazıyorlar.

Hibe teklifi yazımı Devam eden bir süreç olmalı ve genel bağış toplama programınızın ayrılmaz bir parçası olmalıdır. Neden? Çünkü çok fazla rekabet var ve etrafta dolaşacak yeterli hibe parası yok.

Hibe tekliflerinin oldukça küçük bir yüzdesi finanse ediliyor. Bir çalışmaya göre, vakıflar arasında, alınan teklif sayısına kıyasla fon alan hibe başvurularının yüzdesi %11 ila %50 arasında değişiyor.

Bu çalışma aynı zamanda hibe başvurularının finansman alamamasının nedeninin vakfın tüm başvuruları finanse etmeye yetecek paraya sahip olmaması olduğunu da ortaya çıkardı. Birçok başvuru vakfın çıkarlarının dışında kalmaktadır. Üzücü ama yaygın olan uygulama vakfın yönergelerine uymadı.

Bu nedenle, hayır kurumlarının zaman içinde birçok teklif yazmayı planlaması ve bu çabayı sürdürmek için mantıklı bir hibe teklifi yazma süreci oluşturması gerekir.

İyi Organize Olmak

Hibe yazma, yazma iznini almadan çok önce başlar. Hibe yazımı bilgilerin organize edilmesiyle başlar. Fon sağlayıcı aramaya başlamadan önce bile kuruluşunuzun işleyişini derinlemesine anlayın. misyon ve etkinliklerin yanı sıra, kolayca erişilebilen organizasyonel ayrıntılardan oluşan bir hazine çok önemlidir. Finansman için durumunuzu ortaya koymak için ihtiyaç duyacağınız tüm gerçekler ve verilerle iyi bir şekilde organize edildikten sonra teklifin yazılması daha verimli olacaktır.

Hibe Takvimi Başlatın

Kapsamlı bir hibe programı veya takvimi oluşturmak zaman alır ve bazı süper organizasyonları gerektirir. Ancak bu ön çalışma size yıllar boyunca sayısız saat ve kaynak tasarrufu sağlayacaktır.

Bu takvim başlangıçta oldukça basit olacaktır, ancak hibe programınız büyüdükçe kapsamlı bir programın değeri de artar. Hibe araştırmanızı, gönderilen hibeleri, alınan hibeleri, son teslim tarihlerini, raporlama tarihlerini ve ilerlemeyi takip etmek için kullanacaksınız.

Her ne kadar bir Excel elektronik tablosu iyi çalışsa da başlangıçta şuna yatırım yapmak isteyebilirsiniz: Muhasebe yazılımı veya bağışların yaşam döngüleri boyunca takip edilmesini kolaylaştıran bağışçı yazılımı.

Fon Verenler Nasıl Bulunur ve Yetiştirilir?

Fon Sağlayıcı Bulma Adımları

Hibenizi finanse edebilecek uygun kuruluşları aramak çok zor olabilir. Bir sistemle boyutuna göre kesin. Başlangıç ​​için bu ipuçlarını izleyin.

• Arama kriterlerinin bir listesini yapın. Anahtar kelimeleri, konuyu, coğrafi alanı, hedef kitleyi, cinsiyeti, ırkı ve etnik kökeni göz önünde bulundurun.
• Kullandığınız dizinin konu dizinini kullanın. Arama terimlerinizi kullanın. İlgi alanına, ihtiyaç duyulan finansman türüne ve konuma göre arama yapın.
• Olası fon sağlayıcılar hakkında mümkün olduğunca çok şey öğrenin. İlgi alanları nelerdir? Yerel olarak mı yoksa ulusal olarak mı fon sağlıyorlar? Personel ve yönetim kurulu üyeleri kimlerden oluşuyor? İlgi alanlarınızı vakıf veya devlet kurumunun çıkarlarıyla eşleştirmek çok önemlidir. İyi bir eşleşme zaman ve enerji tasarrufu sağlar.
• Potansiyel fon sağlayıcıların web sitesini ziyaret edin. Yıllık raporlarını okuyun, önceki hibelerin listelerini inceleyin, personel biyografilerini ve kamuyla paylaştıkları diğer her şeyi inceleyin. Hibe yönergelerini okuyun. Bir program görevlisini aramaktan ve onunla sohbet etmekten çekinmeyin.
• Teklifinizi belirli bir fon sağlayıcıya hedefleyin. Araştırmanızdan sonra, o fon verenle onun ihtiyaçlarına, misyonuna ve kültürüne en uygun şekilde konuşabilmelisiniz. Aynı teklifi asla birden fazla fon sağlayıcıya göndermeyin. Ayrıca daha önceki hibe tekliflerinden kesip yapıştırmayın. Her teklif, başvurduğunuz fon sağlayıcılar kadar benzersiz olmalıdır.
• Bir potansiyel müşteri e-tablosu oluşturun. Belirlenen her potansiyel müşteriyi listeleyin; kuruluşunuzun her potansiyel müşterinin finansman çıkarlarıyla nasıl uyum sağladığı; teklif ettiğiniz talep tutarı; son teslim tarihi; diğer ilgili bilgiler.
• Zamandan tasarruf etmek için bulabileceğiniz tüm çevrimiçi kaynakları kullanın. Kaynakların çoğu ücretsiz veya düşük maliyetlidir ve şunları içerir: Samimi, Vakıf Dizini Çevrimiçi, Hibeler. Hükümet, Kılavuz yıldızı, Ve Hibe Merkezi.

Küçük Kâr Amacı Gütmeyen Kuruluşlara Yönelik Hibelerin Değeri Var mı?

Yani küçüksün. Bu hibe alamayacağınız anlamına mı geliyor? Küçük kar amacı gütmeyen kuruluşlar hibeler için nasıl rekabet edebilir ve bağışçıları nerede aramalılar?

Cevaplar "evet, küçük hayır kurumları hibe alıyor" ve "yerel olarak". Her ne kadar büyük, ulusal vakıflar tüm basını alsa da, özel vakıfların çoğu küçük olup varlıkları 10 milyon dolardan azdır.Bu vakıflar genellikle aile temellidir ve yerel amaçları finanse eder. Yerel müşterilere hizmet veren küçük kar amacı gütmeyen kuruluşlar bu yerel vakıfları bulmalı ve misyonlarını öğrenmelidir. Bu şekilde harcanan zamanın karşılığını büyük olasılıkla alacaksınız,

Hibe Yazma Labirentinde Gezinme

Yazılacak Hibe Teklifi Türleri

En azından var üç tür hibe teklifi. Bir hibe programı başlatmayı düşünürken muhtemelen aklımıza, ayrıntılarla ve verilerle dolu çok sayfalı hibe teklifi geliyor. Ancak bu sık kullanılan tekliflerden ikisi şaşırtıcı derecede kısadır.

1. Soruşturma Mektubu (LOI). Genellikle bir vakfa gönderilen LOI, fon talebini özetler, önerilen projenin kısaca ana hatlarını çizer ve projenin vakfın çıkarlarıyla nasıl örtüştüğünü açıklar. LOI iki veya üç sayfadan oluşur ve sadece vakfın projeye olan ilgisini test eder. Artık pek çok vakıf, önce bir LOI'nin sunulmasını tercih ediyor. Uygunluk olması halinde kar amacı gütmeyen kuruluş tam teklif sunmaya davet edilebilir.
2. Tam Teklif. Tam teklif, bir ön yazı, projenin özeti ve talep edilen para miktarını içeren standart bir formatı takip eder. Teklifin tamamının uzunluğu beş sayfa kadar kısa veya 25 veya daha fazla olabilir. Vakıf, tam teklif için özel yönergeler sağlayacaktır. Onları tamamen takip edin.
3. Mektup Teklifi. Genellikle 2-4 sayfalık bir mektup olan bu teklif çoğunlukla bir şirkete veya işletmeye gider. Mektupta talebi özetliyor ve belirli miktarda para veya ayni hediye talep ediliyor. Şirketten bir etkinliğe sponsor olmasını veya bir amaca yönelik pazarlama kampanyasına katılmasını talep ederken bu formatı kullanabilirsiniz. Bu tür talepler çoğunlukla şirketin vakfı veya hayır kurumundan ziyade pazarlama veya reklam departmanına gider.

Hibe Teklifinin Temelleri

Tam hibe başvurularının çoğu, Kapak mektubu için bütçenin özeti, aynı gerekli bilgileri gerektirir. Hibe veren kuruluşların çoğunun kendi teklif/başvuru formları vardır, ancak birkaçı size yalnızca bazı temel yönergeler verebilir. Hibe tekliflerinin en sık karşılaşılan bölümlerini ve eklemeniz gereken bilgileri burada bulabilirsiniz.

• Ön yazı. Ön yazı, teklifinizde en son yazılmasına rağmen ilk sırada yer alır. Yine de, hemen üzerinden atmayın. Kuruluşunuzu tanıtmalı ve okuyucunun ilgisini çekmelidir. Bunu teklifinizin ön kapısı olarak düşünün, bu yüzden mümkün olduğunca davetkar yapın.
• Özet. Özet ikinci sırada gelir, sonuncu değil. Kısa ve öz bir şekilde ne olacağına dair bir fikir verir. Bir sayfayı geçmeyecek şekilde uzun olsun.
• Açıklamaya İhtiyaç Var. Kauçuğun yolla buluştuğu yer burasıdır. Ne yapmak istediğinizi, bunun neden önemli olduğunu ve kuruluşunuzun bunu yapmak için neden mükemmel bir konumda olduğunu açıklayın.
• Amaçlar ve hedefler. İhtiyaç, çözmeyi umduğunuz sorundu. Amaçlar ve hedefler neyi başarmayı planladığınızı ve bunu nasıl yapacağınızı açıklar.
• Yöntemler, Stratejiler veya Program Tasarımı. Bu bölümde amaç ve hedeflere ulaşma konusunda nasıl ilerleyeceğinizi açıklayacaksınız. Zaman çizelgenizi ve kimin ne yapacağını açıklayın.
• Değerlendirme. Fon verenler programınızın işe yaradığına dair bazı kanıtlara sahip olmak istiyor. Sonuçlarınızı nasıl değerlendireceğinizi ayrıntılı olarak açıklayın. Neyi ölçeceksiniz, nasıl ölçeceksiniz?
• Diğer Finansman veya Sürdürülebilirlik. Fon sağlayıcı yalnızca sınırlı bir süre için destek sağlasa da programınızın topluma nasıl hizmet etmeye devam edeceğini bilmek isteyecektir. Gelecekte projeyi nasıl finanse edeceksiniz? Başka hangi gelir kaynaklarınız olabilir?
• Kuruluşunuzla İlgili Bilgiler. Misyonunuzu ve geçmişinizi açıklayın. Finansör bu projeyi ilerletme konusunda size neden güvensin?
• Proje bütçesi. Fonun parası nasıl tahsis edilecek? Doğrudan ve dolaylı maliyetler nelerdir? Giderleri ve geliri detaylandırın.
• Ek materyaller. Teklif paketinize, son denetimlerin ve 990'ların kopyaları gibi genel mali durumunuzla ilgili bilgileri ekleyin. Yönetim kurulunuzun bir listesini ve IRS vergiden muaf mektubunuzu sağlayın.

Profesyonel Bir Hibe Yazarı Tutmalı mısınız?

Dışarıdan Yardım Almanın Artıları ve Eksileri

Hibe yazmak istediğinizden emin misiniz? Belki bunu yapmak daha mantıklı olur bir ücret karşılığında profesyonel bir hibe yazarı kiralamak. Dışarıdan profesyonel bir hibe yazarını işe almanın artıları ve eksileri nelerdir?

Kaçınılması Gereken Yaygın Teklif Yazma Hataları

Yaygın hatalardan kaçınmak düşündüğünüzden daha yararlı olabilir. Martin Teitel, yıllar boyunca binlerce teklif gören bir vakfın acil müdürü olarak bize masanın diğer tarafından bir bakış açısı sunuyor. Teklif yazarlarının yaptığı beş yaygın hata olduğunu söylüyor.

1. ​Çözümlerden çok sorunları konuşmak. Teitel, bir teklifin eğitici bir iletişim veya bir bülten makalesi olmadığını bize hatırlatır. Bir önerinin ele almak istediği soruyu açıklaması gerekse de, vurgu önerilen çözüm üzerinde olmalıdır.
2. Belirli sorunlara genel çözümler önermek. Hibe teklifindeki amacınız, fon sağlayıcıyı elinizdeki sorunu çözebileceğinize ve çözeceğinize ikna etmektir. Bunu yapmak, çözümü derinlemesine incelemek ve çok spesifik olmak anlamına gelir.
3. Popüler kelimeleri ve jargonu kullanma. Siz ve ekibiniz, alanınıza özgü terimleri ve kısaltmaları anlayabilirsiniz, ancak hibe teklifinizde bu dili kullanmayın. Her şeyi okuyucu için bir resim çizen basit bir dile çevirin.
4. Mantıklı olmayan bütçeler oluşturmak. Davanızı baltalayan yalnızca matematiksel hatalar değil, aynı zamanda bütçenin önerilen proje bağlamında mantıklı olup olmadığından da emin olmamaktır.
5. Fon sağlayıcının yönergelerindeki ifadeleri tam olarak tekrarlamak. Kesme ve yapıştırma işe yaramıyor. Teklifinizi orijinal ancak yönergelere uygun bir şekilde ifade ederken yaratıcı olun. Ayrıca önceki hibe tekliflerindeki bilgileri kesip yapıştırmayın. Bu tür tekrarlar tehlikeli olabilir ve tarih veya isim gibi bir bilgi parçası sığmadığında kolayca tespit edilebilir.

Bir hibe programı oluşturmanın ve ardından başarılı hibe tekliflerini bir araya getirmenin birçok yönü olmasına rağmen, yukarıdaki ipuçlarını takip etmek başlamanıza ve doğru yolda kalmanıza yardımcı olabilir.