Küçük bir işletmenin yüksek güçlü bir muhasebe yazılımı programıyla işlemleri hızlı bir şekilde gerçekleştirmesi yararlı olsa da, hataları düzeltmek için ödeme yapmak kaçınmak isteyeceğiniz bir şeydir. Yaygın olarak yapılan muhasebe hatalarının türlerini anlamak, bir hatayı düzeltmek için ödeme yapmakla onu ilk seferde doğru yapmak arasında fark yaratabilir. İşte işletme sahiplerinin yaptığı sekiz yaygın muhasebe hatası ve bunların nasıl düzeltilebileceğine dair öneriler:
Önceki Bir Dönemdeki İşlemlerin Yanlışlıkla Kaydedilmesi
Bir mali yıl için "defterleri kapattıktan" sonra, onları değiştirmek için gerçekten geri dönmemelisiniz. Yine de QuickBooks gibi bazı muhasebe uygulamaları önceki döneme ait mali tabloları kilitlemenize izin vermez, böylece dikkatli olmazsanız cari yılın girişlerini önceki döneme gönderebilirsiniz. Yazılımı önceki dönem mali tablolarını kilitleyecek şekilde yapılandırmadıysanız, diğer muhasebe yazılım programları bu hatayı yapmanıza izin verir.
Değişiklikler İçin Önceki Dönem Bilançosunu İnceleyin
Önceki bir dönemde işlem kaydettiyseniz bilanço değişecektir. Bu nedenle önceki dönem bilançonuzu kontrol ederek hesaplarınızı son kapattığınızdan bu yana değişmediğinden emin olabilirsiniz. Eğer değiştiyse araştırmanız gerekir.
Varlık veya Borç Dengesinde Yanlış Bakiye
Varlık hesaplarında borç bakiyeleri bulunmalı, borç hesaplarında ise alacak bakiyeleri bulunmalıdır. Bu bilanço hesaplarında yanlış bakiye bulunmasının en yaygın nedenleri, girişlerin yanlış hesaba kaydedilmesi, hesapların yanlış sınıflandırılması ve düzeltme girişlerinin kopyalanmasıdır.
Hatalar İçin Bilançonuzu Kontrol Edin
Varlık ve yükümlülüklerin doğru bakiyeye sahip olduğundan emin olmak için bilançonuzu kontrol edin. Yanlış bakiyeye sahip bir hesap varsa hataya neden olan girişleri bulmak için o hesabın ayrıntılarını görüntüleyebilirsiniz. Bu kontrolün en az ayda bir kez yapılması gerekmektedir.
Gelir veya Gider Dengesinde Yanlış Bakiye
Gelir hesaplarında alacak bakiyeleri, gider hesaplarında ise borç bakiyeleri bulunmalıdır. Bu hatanın bazı nedenleri arasında girişlerin yanlış hesaba gönderilmesi, hesapların yanlış sınıflandırılması ve Bilançoda yanlış bakiye bulunmasıyla aynı nedenler olan düzeltme girişlerinin kopyalanması hesaplar.
Hatalar İçin Gelir Tablonuzu Kontrol Edin
Gelir ve giderlerin doğru bakiyeye sahip olduğundan emin olmak için Gelir Tablonuzu kontrol edersiniz. Yanlış bakiyeye sahip bir hesap varsa hataya neden olan girişleri bulmak için o hesabın ayrıntılarını görüntüleyebilirsiniz. Bu kontrolün en az ayda bir kez yapılması gerekmektedir.
Giderlerin Yanlış Sınıflandırılması
Küçük işletme muhasebe sistemleri, girişlerin hızlı ve kolay bir şekilde gönderilebilmesi nedeniyle zamandan tasarruf sağlar. Bilgi girildiğinde yanlış gider hesabını veya gider açıklamasını seçmek kolay olabilir. Harcamaların yanlış sınıflandırılması, yalnızca muhasebe sisteminin işinizde olup bitenleri doğru şekilde yansıtmayabileceği anlamına gelmez, aynı zamanda mali ve vergi raporlaması doğru değilse gerçek baş ağrılarına neden olabilir.
Gider Tablolarınıza Periyodik Olarak Bakın
Verilerin makul göründüğünden emin olmak için harcamalarınızı periyodik olarak tarayacak birini görevlendirin. Örneğin, kira gideri hesabına bir yemek gideri kaydedilmişse, bu genellikle girişlerin açıklaması nedeniyle öne çıkar. Giderlerin yanlış sınıflandırılmış olabileceğinin bir başka göstergesi de açıklanamayan bütçe-fiili farklardır.
Gerektiğinde Yardım İstememek
Zamanlarının birkaç saatini birkaç dolar biriktirmek için harcayan insanlara atıfta bulunarak "bir kuruş ve doların fakiri" ifadesini duymuşsunuzdur. İşinizin işinizi yürütmek olduğunu anlamalısınız. Bir müteahhit inşaat yapar, bir ressam boyar ve bir emlakçı satar. Bazen muhasebe kayıtlarınızın ayrıntılarını gözden geçirmek veya yaptığınız bir hatayı nasıl düzeltebileceğinizi araştırmak için saatlerce zaman harcamanıza değmez.
Profesyonel Bir Muhasebe Uzmanına Güvenin
Yapabiliyorsanız, muhasebe sorunlarınız dışındaki diğer sorunlarla ilgilenerek harcayacağınızdan daha fazlasını kazanırsanız, o zaman sorunu bir profesyonel muhasebeciye veya muhasebeciye dış kaynak olarak vermeyi düşünmelisiniz.
Makbuzları Kaydetmemek
Tüm harcamalarınızı özenle muhasebe kayıtlarınıza kaydettiniz. Gider beyanınız hiçbir hatası veya eksikliği olmayan bir sanat eseridir. Daha sonra IRS tarafından size sorulur; Makbuz olmadan gider beyanlarınız işe yaramaz.
Makbuzlarınızı Saklayın
Makbuzlarınızı kaydedin veya hepsinin taranmış kopyalarını oluşturun.
Yedeklemelerin Planlanamaması
Birçok küçük işletme, muhasebe işlerini kendileri için yapmak üzere yazılıma güvenir ancak sistem çökmelerini veya hatalarını hesaba katmaz. Tek bir sorun dosyalarınızı silebilir.
Rutin Yedeklemeleri Planlayın
Bulut depolama alanını veya bu görev için ayrılmış belirli bir sunucuyu kullanarak haftalık otomatik yedeklemeler planlayın.
Personel Eğitimi Vermiyor
Yazılımınız ne kadar güçlü olursa olsun personelinizin etkili olabilmesi için eğitime ihtiyacı vardır. Uygun şekilde eğitilmeyen bir personel kazara kayıtlarınızı mahvedebilir ve tüm gider ve kar tablolarınızı çöpe atabilir.
Düzenli Eğitim Yapın
İşe alım süreci sırasında, tüm personelin bilgileri doğru bir şekilde girip çalıştırabilmesini sağlamak için kapsamlı eğitim oturumları düzenleyin ve üç ayda bir bilgi tazeleme toplantıları yapın.
