Personel dosyası işverenin sakladığı bir dosyadır geçmişin ve durumun belgelenmesi Bireysel bir çalışanla olan tüm istihdam ilişkisi. İşveren bu çalışma belgelerini üç nedenden dolayı personel dosyasında saklar.
- Bir işveren olarak, herhangi bir nedenle bilgiye erişmeniz gerektiğinde, doğru bilgilerin elinizin altında ve düzenli olmasını istersiniz. Acil durumda iletişime geçilecek kişilerdeki değişiklikler, çalışan adresleri, takip performans değerlendirmeleri, disiplin mektupları, çalışan tanımave istihdam başvuru materyalleri, işverenin hızlı bir şekilde erişmek isteyeceği bilgi türlerine örnektir.
- işverenin personel sorunlarıyla ilgili belgeleri saklaması gerekiyor örneğin çalışan seçimi, performans, çalışma geçmişi, ücretlendirme mantığı ve kurum içi terfi uygulamalarısadece birkaçını saymak gerekirse. Bir EEOC iddiası, bir dava veya hatta bir çalışana yapılan zam veya terfi eksikliğini haklı çıkarma ihtiyacı, işverenin bunu yapmasını gerektirir. Bu tür çalışan belgelerini topladı ve sakladı.
- Bazı çalışan kayıtlarının işverenler tarafından tutulması Federal veya eyalet hükümetleri tarafından zorunlu tutulmaktadır. Çalışan bilgilerinin bir personel dosyasında düzenlenmesi erişim, yasal uyumluluk ve hazırlık açısından anlamlıdır.
Özlük Dosyası Türleri
Bir işveren genellikle iş amaçlı kullanım, çalışan gizliliği, tıbbi mahremiyet, ve yasal uyumluluk için. Bir işverenin kaç dosya tutması gerektiğini söyleyen bir yasa mevcut değil.bazı yasalar çalışanların dosyalara erişimini kapsar ve özlük dosyasına ilişkin diğer uygulamalar.
Ancak, personel dosyalarının içeriğini ve bu bilgilere kimlerin erişebileceğini düzenleyen birçok kanun ve çalışan gizliliğine ilişkin en iyi personel uygulamaları bulunmaktadır. Bunlar ABD'deki çoğu işverenin tuttuğu personel dosyalarıdır. (Dünya çapındaki kanunlar ve uygulamalar farklılık gösterebilir.)
- Personel dosyası: Bu, iş ilişkisinin geçmişini içeren ana çalışan dosyasıdır.
- Bordro Dosyası: Maaş ve yan haklarla ilgili tüm bordro sorunları için ayrı bir dosya tutmak istiyorsunuz. Bordro personelinizin personel bilgilerine erişmesine izin vermek istemezsiniz.
- Çalışan Sağlık Dosyası: 1996 tarihli Federal Sağlık Sigortası Taşınabilirlik ve Sorumluluk Yasası (HIPAA), işverenlerin çalışanların tıbbi kayıtlarını gizli olarak korumasını gerektirir. Birçok işveren bu dosyaları kilitli bir dolaptaki dosya çekmecesinde kilitli tutar.
- I-9 Çalışan Formları: Tüm çalışanlar için ayrı bir dosya tutmanız gerekir (çalışan başına değil) I-9 formları çünkü çeşitli koşullar altında bu formları kontrol etmeye yetkili olan devlet çalışanlarının ana, gizli çalışan personel dosyalarınıza bakmasını istemezsiniz.
Personel Dosyalarına Çalışan Erişimi
Çalışanların, İnsan Kaynakları personelinin rehberliği ve denetimi altında çalışan personel dosyalarına erişmesine izin verilir. Çalışan özlük dosyaları işverenin malı sayılır onları korumak ve korumak kimin sorumluluğundadır.
Örnek Personel Dosya Politikası
Aşağıda şirketinizde kullanılacak örnek bir personel dosya politikası yer almaktadır. Önerilen çeşitli dosyaları ve her dosyaya kimlerin erişmesi gerektiğini tartışır.
Özlük Dosyalarına İlişkin Örnek Politika
Şirket, her çalışan için üç çalışan dosyası tutmaktadır.
Özlük Dosyaları
A Personel dosyası (Şirketinizin Adı) şirketinin her çalışanı için tutulur. Bu personel dosyaları gizli belgeler içerir ve İnsan Kaynakları personeli tarafından yönetilir ve muhafaza edilir.
Bu dosyaya erişim İK personeli ile sınırlıdır ve her çalışanın yöneticisinin, çalışanın iş performansıyla ilgili belgeleri içeren kendi dosyasını tuttuğunu varsayar.
Personel dosyasındaki tipik belgeler arasında iş başvurusu, aile acil durum iletişim formu, belgelenmiş disiplin cezası geçmişi, bir özgeçmiş, çalışan el kitabı ve isteğe bağlı işveren imza formları, güncel kişisel bilgiler, ve yazılı performans değerlendirmeleri.
Her özlük dosyasında aynı belgeler bulunmaz ancak her özlük dosyasında aynı belgeler bulunur.
Bordro Dosyaları
Bordro dosyaları da tutulur; bordro dosyaları çalışanın işlerinin, departmanlarının, ücret değişikliklerinin vb. geçmişini içerir. Bordro dosyasına erişim ilgili muhasebe ve İK personeli ile sınırlıdır.
Çalışan Sağlık Dosyası
Ayrıca çalışanın tıbbi dosyası da tutulur. Tıbbi dosyanın içeriği, İnsan Kaynakları tarafından belirlenen personel ve kayıtları dosyada saklanan çalışan dışında hiç kimsenin erişimine açık değildir. Şirketinizin Adına), tıbbi dosyalar en yüksek düzeyde güvenli saklama ve gizliliğe sahiptir.
Çalışan Dosyalarını Görüntüleme
Çalışan, personel dosyasını bir yetkiliyle iletişime geçerek görüntüleyebilir. İnsan Kaynakları personeli kişi normal iş saatlerinde İK personeli, çalışanın dosyasının içeriğini görebileceği bir randevu ayarlayacaktır. Hiçbir çalışan, bir İK personelinin huzurunda görülmesi gereken herhangi bir belgeyi personel dosyasından değiştiremez veya kaldıramaz.
Personel Dosyası İçerikleri ve Erişime İlişkin Sorular veya Endişeler
Önerilen dosyaların içeriği veya bunlara erişme olanağınız hakkında sorularınız veya endişeleriniz varsa lütfen İK personelinin bir üyesiyle iletişime geçin.
Yasal Uyarı: Lütfen sağlanan bilgilerin güvenilir olmasına rağmen doğruluk ve yasallık açısından garanti edilmediğini unutmayın. Site dünya çapında bir izleyici kitlesi tarafından okunuyor ve iş kanunları ve düzenlemeler eyaletten eyalete ve ülkeden ülkeye farklılık gösterir. Lütfen hukuki yardım istemekYasal yorumunuzun ve kararlarınızın bulunduğunuz yer için doğru olduğundan emin olmak için Eyalet, Federal veya Uluslararası hükümet kaynaklarından yardım veya yardım. Bu bilgiler rehberlik, fikir ve yardım amaçlıdır.
