Спілкування є основою будь-яких стосунків у вашому житті. без ефективне спілкування, можуть виникнути непорозуміння, проблеми та конфлікти між вашим персоналом, вашими клієнтами та всіма іншими, з ким ви контактуєте. Погана комунікація може викликати розчарування в робочому середовищі та викликати велику плинність кадрів.
Ці поради допоможуть вам вдосконалити свої комунікативні навички, щоб ви могли заощадити час, зменшити стрес і стати більш продуктивними завдяки ефективному спілкуванню під час ділової взаємодії.
Обмежте відволікання та слухайте
Більшість із нас не дуже вміють слухати інших. Усі відволікаються, і середня концентрація уваги, як повідомляється, починає скорочуватися. Ви можете виконати кілька дій обмежити відволікання щоб ви могли зосередитися на тому, що говорять інші.
Ви можете спробувати закрити клієнт електронної пошти, вимкнути дзвінок телефону та зачинити двері до офісу. Ці кілька простих дій не тільки зменшують ваші відволікання, але й роблять те саме для людини, яку ви слухаєте, і дають їй зрозуміти, що ви зосереджуєтеся на ній.
Знайдіть час, щоб зосередитися на людині перед вами. Ймовірно, у вас на думці є кілька важливих проблем. Однак ви можете використовувати цей час, щоб не думати про них.
Людина, яку ви слухаєте, вважає, що те, що вона має сказати, є важливим. Уповільніть темп і встановіть принцип «віддавати і брати», який дозволить обом сторонам говорити і слухати. Намагайтеся не робити різких суджень і терпляче чекайте, поки вони закінчать говорити. Це перші кроки, які ви можете зробити, щоб стати активним слухачем.
Активне слухання – це мистецтво слухати, щоб зрозуміти. Є кілька прийомів, які можна використовувати, щоб покращити свої навички слухання та запам’ятовування. Слухаючи, використовуйте словесні підказки, щоб інформація надходила. Такі підказки, як "справді? Що ти тоді зробив?" дає їм можливість щось пояснити далі.
Перефразуйте та повторіть те, що вам говорить людина. Цей відгук дає їм знати, що ви слухаєте та розумієте. Наприклад, "Отже, машина працювала нормально, і Боб сказав вам, що якщо ви зробите це таким чином, машина працюватиме краще. Потім він перестав працювати?" демонструє розуміння обставин, які, за словами працівника, призвели до поломки обладнання.
Як правило, щоб отримати від когось більше інформації, потрібно вміти задавати запитання, спрямовані на отримання потрібної інформації. Людина, з якою ви розмовляєте, може бути надто схвильована, щоб слухати вас, коли ви намагаєтеся зрозуміти, що відбувається, тому ваші запитання зазвичай мають бути чіткими та лаконічними.
Мова тіла є ще одним показником слухання. Ви повинні переконатися, що ваша мова тіла не свідчить про щось інше, крім відкритості та зацікавленості. Ви можете зробити це, віддзеркалюючи пози іншої людини або нахилившись, щоб зосередитися.
Ставте правильні запитання
Щоб отримати інформацію, яка вам потрібна, щоб зрозуміти когось, ви повинні вміти ставити правильні запитання, демонструючи відкритість. Розслабте тіло, схрестіть руки та прислухайтеся до можливостей поставити запитання.
Зазвичай є підказки, які дають люди, які повинні попередити вас про запитання, які ви повинні поставити. Прислухайтеся до ключових слів і фраз, які допоможуть вам зрозуміти, які запитання розгадають потрібну вам інформацію.
Розглянемо випадок із працівником, який не зустрічався цілі і взагалі незадоволений роботою. Якщо ви не ставите правильних запитань, ви можете ніколи не дійти до кореня проблеми, яку може бути нелегко визначити.
Якщо людина була вмотивована при прийомі на роботу та добре працювала ще кілька тижнів тому, можливо, у неї виникли особисті проблеми, вона більше не відчуває труднощів у роботі або має проблеми з колегою.
Не покладайтеся на зустрічі для отримання інформації
Зустрічі є одним із найгірших місць для спілкування між сторонами. Люди не будуть висловлювати свою думку, і ви не зможете розкрити правду в більшості ситуацій. Більшість людей йдуть на зустрічі з автоматично піднятими засобами захисту.
Зустрічі можуть бути корисними для швидких брифінгів або прямого інформаційного спілкування, яке цікавить усіх присутніх. Однак немає потреби збирати всіх разом, якщо не всі зацікавлені в темах або якщо це недостатньо сплановано й організовано.
Для більш ефективної комунікації оберіть таке налаштування, яке з більшою ймовірністю не дозволить людям встановити особистий бар’єр. Індивідуальні налаштування або добре спланована зустріч лише з залученими людьми, як правило, спрацьовують добре, оскільки це зосереджує увагу лише на проблемах, з якими вони мають справу.
Комбінуйте методи спілкування
Спілкування віч-на-віч або голос-голос чудово допомагає усунути плутанину, яка часто виникає з електронною поштою. Лідерство за допомогою електронної пошти ніколи не є хорошою практикою, оскільки це усуває особистий підхід, який ви можете застосувати, розмовляючи з кимось, а електронні листи рідко бувають настільки зрозумілими для аудиторії, як для відправника.
Відеодзвінки – чудовий спосіб спілкування, оскільки ви можете бачити співрозмовника та обмінюватися документами під час роботи, щоб зрозуміти один одного. Візуальна взаємодія важлива, оскільки під час розмови ми даємо підказки, які можуть допомогти людям зрозуміти суть.
Якщо більша частина вашого спілкування відбувається в інших ситуаціях, ніж віч-на-віч, ви можете створити резюме відео або презентації, які описують, що обговорювалося, які наступні кроки та хто за це відповідає що.
Будьте чуйними
Спілкування є одним із найкращих методів вирішення конфліктів чи суперечок. Як власник бізнесу, одна з найгірших речей, яку ви можете зробити, коли стикаєтеся з конфліктом, суперечкою чи скаргою, — це ігнорувати їх. Відповідь має бути надана негайно, навіть якщо це лише коротка заява про те, що ви розглянете проблему.
Коли люди, які звертаються до вас, відчувають, що їхнє питання важливе для вас, і отримують відгуки про їхні проблеми, ви, швидше за все, залишите клієнтів і співробітників задоволеними.
Використовуйте отримані відгуки
Якщо ви вже спілкуєтеся зі своїми клієнтами, співробітниками та колегами, ймовірно, ви регулярно отримуватимете зворотній зв’язок. Можливо, ви цього не вимагаєте, але активний слухач може знайти інформацію всюди.
Вислуховування кожного, з ким ви контактуєте, є джерелом корисної інформації про те, як ваш бізнес, продукти та послуги сприймаються клієнтами та потенційними клієнтами.
Щоб внести позитивні зміни в комунікацію, вам слід використовувати зібрану інформацію для покращення ваших процесів. Створіть процес збору відгуків, які ви отримуєте, в одному місці, а потім через регулярні проміжки часу виділяйте час для їх аналізу та створення плану впровадження та відстеження вдосконалень.
Зрештою, ефективна комунікація може бути однією з найважливіших навичок, які ви використовуєте у своєму бізнесі. Якщо ваші комунікативні навички можна трохи вдосконалити, знайдіть час, щоб проаналізувати, як ви спілкуєтеся. Потім спробуйте зосередитися на способах покращення своїх навичок з часом. Ви можете бути здивовані, наскільки просте слухання може змінити ваші стосунки з персоналом, клієнтами, колегами та родиною.
