Юристи відомі своєю обережністю, але, як і всі інші, вони можуть робити помилки, користуючись електронною поштою. Деякі стають історіями жахів, а інші просто збентежують. Нижче наведено типові помилки, які допускають юристи в електронних листах.
Надсилання «Зі столу»
Ця старомодна термінологія безглузда і претензійна. Гірше того, частково або повністю ім’я відправника видаляється, оскільки більшість електронною поштою системні папки "Вхідні" не відображають імена відправників так довго. Просто використовуйте своє ім'я.
Додавання модних квітів
Деякі юристи намагаються отримати креативно підходити до зовнішнього вигляду їхніх електронних листів. Вигадливі прикраси в підписах є звичайним явищем, як і непотрібна графіка чи зображення. Все, що ускладнює читання слів, є поганою ідеєю. Це також уповільнює відкриття повідомлення. Не ускладнювати. Ви не продаєте свої художні здібності.
Забули використати блок підпису
Більшість систем електронної пошти мають простий у використанні автоматичний блок підпису. Використовуйте його, щоб усунути ризик того, що ви забудете включити основну інформацію, як-от своє ім’я, адресу та номер телефону. Деякі юристи перетворюють нижні колонтитули електронних листів на міні-рекламу, а інші дотримуються мінімалістичного підходу. Багато додають повідомлення про конфіденційність або юридичну відмову від відповідальності. Усе це є прийнятним використанням блоку підпису електронної пошти.
Надсилання електронною поштою, коли ви сердиті
Адвокати можуть особливо ризикувати надсилати електронні листи, коли вони розгнівані, хоча це може статися з будь-ким. У минулі часи юристи мали секретарів друкувати їхні листи та тривалу затримку, перш ніж отримати пошту. Відновіть для себе цей період охолодження, перш ніж відправити електронний лист. Це може мати значення між утриманням або втратою клієнтів, друзів і грошей.
Нездатність швидко відповісти
Деякі адвокати припускають, що старе п’ятиденне правило для відповіді на ділову кореспонденцію стосується електронної пошти. Це не так. Люди очікують швидшої відповіді на електронний лист, ніж на лист, надісланий поштою. Спробуйте відповісти протягом 24 годин. Якщо справа складна, надішліть підтвердження та повідомте людині, коли очікувати відповіді. В іншому випадку клієнту залишається гадати, чи прийде якась відповідь.
Надсилання пошти на неправильну адресу
Функція автозаповнення в системах електронної пошти є великою зручністю, але вона збільшує ризик надсилання електронного листа не тому одержувачу. Це може бути не більше ніж невелике збентеження, але в деяких випадках це може бути професійною недбалістю. Не надсилайте випадково конфіденційні повідомлення клієнта адвокату протилежної сторони чи іншому клієнту.
Використання функції «Відповісти всім» без повторної перевірки
Скажімо, адвокат протилежної сторони надсилає вам електронний лист із пропозицією чи твердженням. Ви пересилаєте електронний лист іншим адвокатам вашої фірми, які беруть участь у справі. Невдовзі кнопка «відповісти всім» широко використовується, і ніхто не помічає, що адвокат противника копіюється під час внутрішньої дискусії у вашій фірмі. Так буває. Коли ви натискаєте «відповісти всім», перевірте кожну адресу електронної пошти в списку одержувачів, перш ніж натискати «Надіслати».
Використання неохайних рядків теми
Найкраще підходить проста та інформативна тема, наприклад «справа Паркерсона» або «запропонована угода Сміта». Не залишайте тему порожньою, інакше ваше повідомлення може бути пропущено. Зберігайте свій тон серйозним і професійним, уникаючи будь-якої спокуси використовувати тему на кшталт «мій ідіотський клієнт» або «дурний наказ судді». Ніколи не забувайте, що електронний лист можна переслати будь-кому.
Не сперечайтеся електронною поштою
Коли люди говорять віч-на-віч, мімічні знаки та тон голосу допомагають зрозуміти їхні наміри. Під час телефонної розмови голос співрозмовника сигналізує, коли заява є саркастичною, жартівливою чи серйозною. Але в електронній пошті небезпечно легко повністю неправильно зрозуміти наміри людини та відповісти неналежним чином.
Особливо ризикують юристи, які постійно сперечаються між собою. Негативна реакція на уявну грубість або ворожість може бути катастрофічною. Зачекайте деякий час, а потім прочитайте повідомлення ще раз. Навіть якщо ви все ще відчуваєте грубість, спробуйте відповісти ввічливістю. Ви можете виявити, що це розряджає ситуацію.
