Роботодавці в багатьох галузях очікують від тих, хто шукає роботу, навичок роботи з Microsoft Office (MS). Навіть із розвитком Google Drive, популярного конкурента, Microsoft Office залишається найпопулярнішим програмним забезпеченням для підвищення продуктивності в компаніях по всьому світу. Можливо, для вашої наступної роботи вам не потрібно бути експертом у MS Office, але ви вдосконалите свою перспективи роботи і вас розглядатимуть на інші ролі, якщо ви принаймні знайомі з основами.
Більше того, якщо ви подаєте заявку на будь-який вид адміністративна посада, вам знадобиться добре знати використання програм Office для щоденних завдань. Швидше за все, ваш менеджер з найму очікує високого рівня володіння MS Office.
Для посад високого рівня ваш роботодавець очікує від вас принаймні базового знання MS Word і MS Excel.
Які навички роботи з Microsoft Office вам потрібні?
MS Office містить різноманітні настільні програми. Найбільш поширеними є Excel для електронних таблиць, Outlook для електронної пошти, PowerPoint для презентацій і Word для обробки текстів.
Хоча ваша наступна робота може використовувати кілька програм Microsoft Office, багато посад вимагають щоденного використання одного або обох програм MS Excel, MS Word і MS PowerPoint. Наведені нижче описи охоплюють навички в рамках цих програм, які можуть знадобитися роботодавцю, тож ви можете освіжити їх за потреби та включити їх у своє резюме.
Типи навичок Microsoft Office
MS Excel
Ви можете отримати додаткову увагу від потенційних роботодавців, якщо повідомите їм, що ваш рівень навичок роботи з MS Excel включає знання та досвід використання таких функцій:
- Зведені таблиці: Ви можете керувати, сортувати й аналізувати дані кількома способами за допомогою Excel, якщо ви в змозі оволодіти мистецтвом зведеної таблиці. Зведені таблиці виконують автоматичні дії, як-от сортування та усереднення, щоб допомогти вам швидко проаналізувати дані, використовуючи формули, сортування та інші функції, які інакше видобували б години для аналізу даних.
- Функції формули: Знання того, як використовувати базові формули в Excel, може допомогти вам створювати електронні таблиці, які стануть справжньою цінністю для вашого роботодавця. Ознайомтеся з формулами для простих математичних обчислень, а потім навчіться поширеним навичкам, наприклад, як зв’язувати дані з однієї електронної таблиці в іншу, як знаходити інформацію у великих наборах даних за допомогою таких формул, як VLOOKUP, і як використовувати функції фільтра та проміжних підсумків для сортування та представлення даних у візуально привабливому вигляді форматів.
- Форматування: Немає правила, згідно з яким електронні таблиці мають бути потворними чи нудними. Електронні таблиці, відформатовані з використанням узгодженого розміру шрифту, специфічних кольорів бренду та рівномірного інтервалу, будуть краще сприйняті колегами та начальниками. Окрім основ створення електронних таблиць візуально привабливими, Excel пропонує безліч параметрів форматування, які можна застосувати, щоб зробити ваші дані легшими для читання та естетично привабливими. Не недооцінюйте силу вдало розміщеної лінії-роздільника або економно використаної колірної схеми.
MS Word
Для письмового спілкування в бізнесі MS Word є системою вибору. Більшість роботодавців шукатимуть кандидатів, які можуть виконувати наступні завдання в MS Word.
- Форматування та налаштування сторінки: Багато людей відчувають, що не можуть зрозуміти основи, здавалося б, складних у використанні функцій форматування та налаштування сторінки MS Word. Вам буде дуже корисно вивчити основи цих функцій, оскільки вони є основою використання MS Office. Форматування може включати такі речі, як повторювані заголовки, кілька стовпців, нумерація сторінок, а також вибір шрифту та кольору.
- Створення та редагування шаблону: Створивши те, що вам подобається, ви можете зберегти шаблон і використовувати його знову і знову.
- Використання SmartArt і текстових полів: MSWorд чудово підходить не лише для текстових документів. Це також корисно для таких речей, як флаєри та вивіски. У Word можна легко створити листівку, якщо ви навчитеся використовувати SmartArt і текстові поля. Фігури та текстові поля іноді можуть бути громіздкими, оскільки важче змусити їх накладатися, і вони іноді можете стрибати по сторінці, але як тільки ви зрозумієте це і зрозумієте примхи, ви станете майстер.
- Відстежувати зміни: Якщо ви переглядаєте чернетку чиєїсь роботи, важливо мати можливість використовувати функцію відстеження змін, яка відображає будь-які зміни оригінального тексту, такі як додані чи видалені слова або оновлення форматування, іншим кольором, підкресленим шрифт. Також важливо знати, як вставляти коментарі, і ви можете знайти обидві ці функції на вкладці «Рецензування».
Якщо ви не бажаєте використовувати Photoshop або не маєте доступу до професійного цифрового дизайну, MS Word і Publisher створювати чудові альтернативи простим проектам візуального дизайну, використовуючи зображення, форми, кольори та інший дизайн елементів.
MS PowerPoint
PowerPoint — це програма для презентацій. Це дає змогу дизайнеру створювати різноманітні власні слайди для проектування на екран. Роботодавці шукатимуть кандидатів, які зможуть створити презентацію в PowerPoint, що містить текст, малюнки, графіку та електронні таблиці. PowerPoint має багато функцій, таких як тіні, звуки та переходи між слайдами. Ті, хто володіють PowerPoint, знатимуть, як використовувати правильні функції для підкреслення, не перестараючись із зайвою кількістю відволікаючих факторів.
- Спеціальні слайди та шаблони: Роботодавці хочуть когось, хто може створити привабливу гірку з нуля і хто розуміє основні елементи дизайну, такі як композиція, колір і баланс. Успішний кандидат також зможе ввести нові дані в існуючий шаблон.
- анімація: Додавання анімації до тексту та зображень додає шар хвилювання кожному слайду. Завдяки анімації елементи на сторінці можуть збільшуватися або зникати. Роботодавці віддадуть перевагу кандидатам, які можуть зі смаком і продумано використовувати цю функцію, не переборщуючи.
Робота з MS Office може бути веселою та корисною. Навички роботи з Microsoft Office стають у нагоді практично на будь-якій посаді, але особливо на робочому місці, де цінуються адміністративні завдання.
Подумайте про те, щоб додати до свого резюме розділ про навички, щоб підкреслити свої найцінніші навички.
Оновіть свої навички та будьте готові поговорити про те, що ви можете зробити з MS Office під час наступної співбесіди.
Більше навичок Microsoft Office
- MS Outlook
- MS Publisher
- Сертифікати MS
- OneDrive
- OneNote
- Діаграми
- Налаштувати параметри електронної пошти
- Електронні візитки
- Письмове спілкування
- Співпраця
- Організація цифрових файлів/папок
- Створення форми
- Створення етикетки
- Цифрові презентації
- Створення запиту
- Створення слайд-шоу
- Аналіз даних
- Управління базами даних
- Фільтри електронної пошти
- Додатки електронної пошти
- Перевірка граматики
- Злиття пошти
- Параметри сторінки
- Налаштування друку
- Планування
- Підписи електронної пошти
- Обмін документами
- Перевірка орфографії
- Дизайн
Як виділити свої навички
ДОДАТИ ВІДПОВІДНІ НАВИЧКИ ДО СВОГО РЕЗЮМЕ: Кожна робота вимагатиме різних навичок і досвіду, тому переконайтеся, що ви уважно прочитали опис роботи та зосередилися на відповідних професійних навичках, зазначених роботодавцем.
ВИДІЛІТЬ НАВИЧКИ У СУПУТАЛЬНОМУ ЛИСТІ: Використовуйте навички, наведені вище, під час створення листа. Для кожної навички, яку ви включаєте, уявіть, що ви проходите співбесіду, і вам потрібно навести приклад того, коли ви використовували цю навичку.
ВИКОРИСТОВУЙТЕ ВМІЛЬНІ СЛОВА НА СПІВБІВДІ ПРИ ВХОДІ НА РАБОТУ: Під час співбесіди будьте готові обговорити ті функції, з якими ви знайомі, і те, що ви вмієте робити.
