Як найкраще почати лист? Під час написання листа з професійною метою необхідно мати відповідне привітання. Ваше привітання задає тон вашому листу чи електронному листу та є показником ваших навичок письмового спілкування.
Перегляньте інформацію про варіанти початку листа, включаючи професійні та особисті привітання, приклади найкращих привітань і що робити, якщо у вас немає контактної особи.
Варіанти початку листа
При вирішенні яке привітання використовувати, вам слід подумати, чи знаєте ви людину, якій пишете, і наскільки добре. Відповідь визначить, як ви почнете свій лист. Важливо використовувати офіційне та професійне привітання, якщо ви погано знаєте одержувача свого листа чи електронної пошти.
Особисті вітання
Коли використовувати ім’я людини: Якщо ви звертаєтесь до особи, яка є професійною особою, яку ви знаєте особисто протягом багатьох років, доцільно використовувати лише її ім’я.
Професійні привітання
Коли використовувати професійне привітання: Якщо ви погано знаєте людину, найкраще використовувати
Використовуйте офіційне привітання
Тримайте це офіційно: Намагайтеся уникати спокуси розпочинати свій професійний лист із неформальних привітань, таких як «Привіт», «Вітаю», «Привіт» або «Доброго ранку», якщо ви не знаєте імені вашої контактної особи.
Хоча ці неформальні вітання підходять для випадкових електронних листів друзям або навіть для більш офіційних електронних листів, які ви можете надіслати групам людей, у у професійному листі вам знадобиться використовувати особисте привітання з іменем та/або прізвищем («Шановний містере Доу») або назвою посади («Шановний наймаючий Менеджер»).
Завжди перевіряйте правильність написання імені одержувача. Інакше ви справите погане враження з самого початку листа.
Розділові знаки
Також не забудьте включити крапку після "Mr." і "пані" і після привітання ставте двокрапку або кому (наприклад, «Шановна пані Доу» або «Шановний Джеймі Чен»).
Приклади професійних листів-привітань
Всі ці привітання підходять для професійного спілкування.
Коли ви добре знаєте людину:
- Шановна Сінді
- Привіт Петро
- Привіт Боб
Коли ви знаєте ім'я людини:
- Шановний пане/пані! Прізвище; наприклад, шановний містере Долан або шановна пані Батлер
- Шановний пане/пані! Ім'я прізвище; наприклад, шановний пане Мартін Хейнс або шановна пані Меліса Тандор
- Шановний Ім'я Прізвище; наприклад, Шановний Майкл Кернс
Якщо ви не знаєте статі людини:
Якщо у вас є ім’я, але ви не впевнені щодо статі особи, якій пишете, прийнятно не згадувати почесне ім’я та використовувати лише ім’я та прізвище. Наприклад:
- Шановний Робін Міллер
- Шановний Джеймісон Кавано
Спробуйте знайти контактну особу
Якщо це взагалі можливо, використовуйте ім’я контакту, коли ви пишете. Це робить ваш лист більш особистим і створює безпосередні стосунки з читачем. Якщо у вас немає контактного імені, зробіть деяке дослідження, щоб дізнатися його правильна особа, якій можна адресувати свого листа.
Спроба знайти ім’я не займе багато часу, а почуття, яке воно передає, того варте. Варто спробувати, навіть якщо вам не вдасться.
Іноді ім’я буде на веб-сайті компанії, або ви зможете знайти потрібну людину на LinkedIn. Можливо, хтось із ваших колег чи знайомих знає, хто може бути відповідною особою. Ви також можете зателефонувати в офіс невідомої людини, якій ви пишете, і запитати ім’я в адміністратора, пояснивши причину дзвінка.
Наприклад: «Я претендую на роботу у вашій компанії. Чи можете ви сказати мені ім’я вашого менеджера з найму, щоб я знав, кому я маю адресувати свій супровідний лист?»
Привітання для використання, коли у вас немає контактної особи
Іноді, незважаючи на всі ваші зусилля, ви просто не можете знайти ім’я, до якого адресуватимете свого листа. У такому випадку у вас є різноманітні варіанти, усі з яких є професійними та відповідними.
Чим більше у вас буде інформації про те, куди ви надсилаєте листа, тим краще. (Наприклад, відділ кадрів компанії або керівник відділу, пов’язаного з вашим запитом.) Таким чином ви зможете зробити більш цілеспрямований вибір при виборі свого привітання.
Якщо у вас немає контактної особи, є кілька варіантів на вибір:
- Шановний менеджер з найму
- Шановний менеджер з персоналу
- Шановна команда рекрутингу
- Шановний рекрутеру [назва компанії]; наприклад, Шановний рекрутер компанії ABC
- Шановний [назва відділу] вербувальник; наприклад, Шановний рекрутер служби підтримки ІТ
- Шановна команда [Назва відділу]! наприклад, Dear Product Recruiter
- вітаю
- Шановні пане та панове (це застаріло, тому, якщо можливо, уникайте)
- Для кого це може стосуватися (використовуйте, якщо у вас немає інших доступних варіантів)
Привітання, щоб уникнути використання
Наступні привітання не підходять для офіційних листів або повідомлень електронної пошти:
- Хороший день
- Доброго ранку чи дня (ви не знаєте, коли вони отримають листа чи електронного повідомлення)
- Привіт
- Привіт
- привіт
- Привіт
Поради щодо написання та надсилання листа
Привітання
Почніть свій лист з відповідного привітання, як зазначено вище.
Перший абзац
Після привітання почніть перший абзац, який зазвичай є вступом, який дає читачеві зрозуміти, хто ви і про що пишете. Якщо у вас є спільний знайомий, який направив вас до читачки, варто згадати про нього в цей момент.
Тіло листа
Основна частина вашого листа зазвичай складається з абзацу або двох тексту. Тут ви можете детально описати тему свого листа та надати супровідні деталі для теми.
Ви захочете, щоб він був лаконічним і відповідав людині та темі.
Будьте ґрунтовними, але не повторюйтесь і не розповідайте про неважливі деталі.
Висновок
Далі вам потрібно буде підсумувати свій лист. Ваше резюме має містити подяку людині за її чи її час та увагу. Якщо ви плануєте зв’язатися з ним пізніше, ви також можете надати деталі того, коли та як ви зв’яжетеся з ним чи нею.
Параметри закриття
Закінчити свій професійний лист із закриттям, наприклад «З повагою» або «З повагою». Якщо ви плануєте відправити лист поштою, після вашого підпису має стояти ваше ім’я.
Якщо ви надсилаєте електронний лист, після введеного імені має бути ваша контактна інформація, яку ви можете ввести вручну або зробити це автоматично. Ось як налаштувати автоматичний підпис електронної пошти.
Ключові висновки
- Виберіть офіційне привітання. Якщо ви погано знаєте людину, якій пишете, не використовуйте випадкове привітання.
- Спробуйте знайти контактну особу. Якщо ви не можете знайти контактну особу, можна використовувати загальне привітання.
- Перевірте свій лист або електронну пошту. Коли ви надсилаєте професійну кореспонденцію, важливо ретельно перевірити свій документ, перш ніж надсилати його.
