Більшість професіоналів проводять значну частину свого дня, надсилаючи електронні листи. Те, що ви пишете, як ви форматуєте та надсилаєте своє повідомлення, може вплинути на те, чи ваш електронний лист буде прочитано, на нього відповіли чи викинуто в смітник. У той час як деякі люди потребують оновлення базовий етикет електронної пошти, інші роблять помилки просто тому, що вони перевантажені величезним обсягом спілкування.
Під час пошуку роботи ви, ймовірно, надсилатимете багато електронних листів, зокрема супровідні листи, подяки та повідомлення зв’язкам, пов’язаним із пошуком роботи.
Витратьте час, щоб уникнути незручних помилок, таких як орфографічна помилка чиєсь ім’я, і обов’язково пишіть нотатки, які отримають відповідь.
Перегляньте приклади привітань, які слід використовувати для початку ваших електронних листів, як починати свої повідомлення та помилки, яких слід уникати під час надсилання професійних електронних повідомлень.
Використовуйте чіткий рядок теми
Прагніть до чіткості в темі. Виберіть щось пряме, що визначає мету вашого електронного листа, наприклад «час зустрічі змінено» або «швидкий запит щодо вашої пропозиції».
Уникайте тизерів на зразок «Мені потрібно повідомити вам...», які намагаються спонукати читача відкрити електронний лист, щоб зрозуміти ваш намір. Люди часто вирішують, чи варто відкривати електронний лист, виходячи з теми, тому виберіть такий, у якому чітко вказано вашу мету.
Використовуйте професійне привітання
Включіть відповідне привітання за обставинами та одержувачем. Деякі привітання працюють в електронному листі, але не використовуються в звичайному листі, тоді як деякі привітання працюють для обох.
Виберіть привітання, виходячи з того, наскільки добре ви знаєте людину, якій пишете, і тип повідомлення, яке ви надсилаєте. Наприклад, якщо ви пишете комусь із своїх знайомих, підійде «Привіт, Джиме». «Шановний містере/пані Сміт» буде доречним під час подання заявки на роботу чи написання ділового листа.
Уникайте відкривати електронний лист словами «привіт», які звучать дуже неформально і зазвичай не використовуються на робочому місці. Крім того, уникайте «Привіт, люди» або «Привіт, хлопці», навіть якщо природа вашого електронного листа невимушена.
Приклади привітань електронною поштою
Ось кілька прикладів привітань для використання під час написання професійних електронних листів.
- Шановний Ім'я Прізвище (це добре працює, якщо ви не знаєте статі особи, якій пишете)
- Шановне ім'я (під час надсилання електронного листа знайомому)
- Привіт, ім'я (Коли надсилаєте електронний лист знайомому)
- Шановний пане/пані! Прізвище
- Шановний пане/пані! Ім'я прізвище
- Шановний доктор Прізвище
- Шановний менеджер з персоналу
- Шановний менеджер з найму
- Для кого це може стосуватися
Розставте правильну пунктуацію після привітання. Для більш офіційних електронних листів використовуйте крапку з комою після імені. Для людей, яких ви знаєте, або для більш звичайного листування використовуйте кому після імені привітання.
Уникайте поширених помилок
Під час написання електронного листа іноді трапляються наведені нижче помилки, коли люди поспішають швидко видалити повідомлення. Знайдіть час, щоб переглянути своє повідомлення та виконайте наступні дії, перш ніж натиснути кнопку «Надіслати», щоб уникнути легких помилок.
- Додайте електронну адресу останньою. Якщо у вас немає можливості скасувати надсилання електронного листа, додайте адресу останньою, якщо ви, як правило, маєте швидкий курок. Вставляйте ім’я одержувача лише тоді, коли ви впевнені, що ваш електронний лист готовий до відправлення.
- Уникайте помилки «відповісти всім». Слідкуйте за пальцем, коли натискаєте «Відповісти всім». Подумайте, чи дійсно всім зі списку потрібно прочитати те, що ви маєте сказати. Крім того, пам’ятайте про старіші електронні листи в ланцюжку, які, можливо, не хочете, щоб хтось із списку «Відповісти всім» бачив.
- Поміркуйте з гумором. Гумор може бути важко розпізнати в електронному листі, оскільки ваш тон не обов’язково просвічуватиме. Без мови тіла, виразу обличчя чи каденції гумор може бути невдалим або навіть ненавмисно образити читача. Грайте безпечно і не йдіть.
-
Вичитувати. Не робіть помилки, вважаючи, що люди прощатимуть помилки в неофіційних електронних листах або що помилки допускатимуться, якщо ви друкуєте на телефоні. Вас можуть суворо засудити за помилки у вашій електронній пошті, особливо якщо вони масові. Не покладайтеся на перевірку орфографії, яка часто може підібрати для вас неправильне слово.
Перевірте свої електронні листи як будь-який важливий документ. Зокрема, завжди перевіряйте та ще раз перевіряйте, чи правильно ви написали імена людей.
- Не використовуйте емодзі чи смайли. Повідомлення електронної пошти все частіше починають нагадувати текстові повідомлення. Повідомлення на робочому місці тепер іноді містять емодзі або смайлики. Незважаючи на те, що вони стають все більш поширеними, уникайте емодзі та смайлів в офіційному листуванні. Якщо ваше привітання електронною поштою містить прізвище людини, це вірна ознака того, що вам слід відмовитися від емодзі та смайлів.
- Пам’ятайте, що електронна пошта триває вічно. Двічі подумайте, перш ніж надсилати електронною поштою щось особисте чи конфіденційне, звільняти когось електронною поштою, зневажати когось або відповідати гнівом. Навіть видалені електронні листи можна відновити з резервних копій даних. Такі взаємодії краще проводити особисто. Гарне емпіричне правило: не пишіть в електронному листі нічого, про що ви не хотіли б поділитися публічно, наприклад, у показаннях або в соціальних мережах, наприклад.
Застосуйте правило 24 годин. Якщо ви не впевнені, чи варто надсилати повідомлення, зачекайте наступного дня, щоб прийняти рішення.
