Коли хтось вирішує відкрити ресторан, особливо вперше, ним, як правило, керує пристрасть до їжі в поєднанні з відданістю гостинності. Однак хоча бути хорошим кухарем і мати виграшну особистість є двома ключовими складовими, це не єдині. Якщо малий бізнес зазнає краху, то найчастіше це відбувається протягом першого року і зазвичай через неправильні бізнес-рішення та практику. Коли ви відкриваєте ресторан, налагодження хорошої системи бухгалтерського обліку має першочергове значення, щоб дати вашому бізнесу найкращі шанси на виживання.
Розробка системи бухгалтерського обліку в ресторані подібна до створення системи бухгалтерського обліку для будь-якого малого підприємства, але є важливі відмінності, які слід враховувати. Ресторани мають низьку норму прибутку, тому важливо стежити за ключовими показниками ефективності (KPI).
Як працює система бухгалтерського обліку в ресторані
Ваша бухгалтерська система буде відстежувати всі фінансові операції ресторану, готувати звіти на основі цих фінансів транзакцій, збирати відповідну інформацію для податків і узагальнювати інформацію для вас у форматі, який ви можете зрозуміти.
Використовуючи цю інформацію, ви можете приймати фінансові рішення для свого ресторану, які мінімізують ваші витрати, максимізують ваш прибуток і залишать ваших клієнтів задоволеними. Без системи бухгалтерського обліку в ресторані все це було б плутаниною, і ви не мали б у своєму розпорядженні інформації, яка б допомогла вам прийняти найкращі рішення.
Виконайте ці кроки, щоб налаштувати базову систему бухгалтерського обліку ресторану.
Етапи впровадження системи бухгалтерського обліку ресторану
Найміть бухгалтера або бухгалтера
Якщо ви не є бухгалтером або бухгалтером, а також шеф-кухарем або власником ресторану, вам знадобиться допомога, щоб налаштувати систему бухгалтерського обліку в ресторані. Навіть найменші кав’ярні мають вести фінансову звітність, щоб вони могли декларувати податки та приймати правильні рішення, щоб зберегти бізнес на плаву.
Вам слід розглянути можливість найняти штатного бухгалтера та аутсорсинг бухгалтерських послуг.
Є різниця між бухгалтерією та бухгалтерією. Бухгалтерський облік — це процес реєстрації фінансових операцій і організації квитанцій та іншої документації. Бухгалтерський облік, тим часом, є практикою аналізу інформації, наданої бухгалтером, і розробки звітів, щоб зробити цифри зрозумілими для людини, яка не орієнтована на бізнес. Інший варіант - вести бухгалтерію самостійно і найняти лише бухгалтера. Це плюс, якщо ви можете найняти бухгалтера та бухгалтера, знайомого з індустрією гостинності.
Виберіть програмне забезпечення для бухгалтерського обліку
Існує ряд надійних пакети програм для бухгалтерського обліку ресторанів. Ви хочете вибрати той, який простий у вивченні та використанні, але який пропонує потужні функції звітності та фінансового аналізу. Вам потрібно розглянути програмне забезпечення, яке створює звіти про прибутки та збитки (доходи) та інші фінансові звіти. Програмне забезпечення також має мати функції керування запасами, і воно повинно інтегруватися з програмним забезпеченням для розрахунку заробітної плати, якщо ви ведете розрахунки заробітної плати власними силами.
Серед інших важливих функцій — виставлення рахунків, керування дебіторською та кредиторською заборгованістю, планування персоналу та планування меню.
Складність вашого ресторану та його пропозицій має визначати програмне забезпечення, яке ви купуєте. Ваш бухгалтер або бухгалтер може порадити вам пакет програмного забезпечення, який вам слід обрати.
Розрахунок зарплати в ресторані складний через різні зарплати, чайові та різний графік роботи. Часто це гарна ідея передайте нарахування заробітної плати своєму бухгалтеру або до зарплатної служби. Якщо ви нараховуєте заробітну плату вдома, вам доведеться вибирати програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати. Те саме стосується податкового планування та підготовки.
Виберіть свій метод обліку
Ви повинні прийняти деякі рішення, які йдуть рука об руку з вибором бухгалтерського програмного забезпечення. По-перше, ви повинні вирішити, чи використовуєте ви бухгалтерський облік з однократним або подвійним записом для організації своїх книг. Оскільки ресторанна індустрія передбачає зберігання запасів, зазвичай доцільно вести подвійну бухгалтерію.
Ви також повинні вирішити, використовувати облік за касовою схемою чи за методом нарахування. Бухгалтерський облік за принципом нарахування дає точнішу фінансову картину, оскільки він реєструє доходи та витрати, щойно здійснюються операції.
Виберіть систему POS для управління готівкою
Точка продажу (POS) — це місце, де клієнт оплачує свою їжу та будь-які інші продукти чи послуги, які він придбав у ресторані. Ресторанам потрібні особливі особливості POS програмне забезпечення, наприклад відстеження продажів. Деякі POS-пакети можуть допомогти у складанні меню та обліку часу для співробітників. Ресторанам також потрібне програмне забезпечення POS, яке має потужні функції управління запасами як для передньої частини будинку, так і для бек-офісу. Програмне забезпечення може навіть допомогти у підготовці заробітної плати.
POS-система ресторану повинна мати клавіатуру біля каси через обсяг транзакцій за кредитними картками. Потім клієнти можуть використовувати свої кредитні картки для здійснення безконтактної транзакції.
Скласти План рахунків ресторану
План рахунків — це перелік усіх п’яти категорій рахунків, які складають звіт про прибутки та збитки та баланс. Ці рахунки включають активи, пасиви, власний капітал, доходи та витрати. Гроші надходять і виходять з цих рахунків під час нормального перебігу діяльності. Коли ви витрачаєте гроші або заробляєте гроші, ви дебетуєте та кредитуєте ці рахунки відповідно до принципів бухгалтерського обліку.
Кожен із цих облікових записів матиме субрахунки, що стосуються певної галузі. Наприклад, план рахунків для ресторану буде відрізнятися від плану рахунків для інших видів бізнесу. Дивіться приклад нижче:
Якщо ви інвестуєте в бухгалтерське програмне забезпечення для ресторанів, це допоможе вам налаштувати відповідний план рахунків для вашого ресторану.
Як відстежувати потік коштів у ресторані
У плані рахунків є спеціальні рахунки, які особливо важливі для ресторанів. Уважно стежте за наступним:
Нарахування заробітної плати
Мабуть, найпроблемнішим рахунком у ресторанах є нарахування зарплати. Працівники ресторану можуть працювати як на повний, так і на неповний робочий день з різною оплатою. Бажано або передати свої послуги з розрахунку заробітної плати аутсорсингу, або, принаймні, використовувати для цього завдання спеціальне програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати.
Інвентар
У ресторані ваш інвентар складатиметься з двох основних класів: їжа та припаси. Відстежуйте свої запаси, щоб у вас не було занадто багато, що в кінцевому підсумку стане відходом, або занадто мало, що зашкодить вашим продажам. Ви хочете, щоб ваш середньодобовий запас був якомога нижчим, не викликаючи дефіциту. Ваше програмне забезпечення POS є безцінним, оскільки допомагає вам відстежувати свій інвентар.
Кредиторська заборгованість
Кредиторська заборгованість – це те, що ви винні своїм постачальникам і вказано у вашому балансі. Отримавши рахунок-фактуру, введіть його в програму бухгалтерського обліку. Таким чином, ви не будете запізнюватися з оплатою рахунків. Хороші відносини з вашими постачальниками та продавцями допоможуть вашому бізнесу працювати без проблем.
Грошовий потік
Слідкуйте за тим, скільки готівки надходить у ваш бізнес і виходить із нього. Корисно знати свій грошовий потік на щоденній, щотижневій, місячній та квартальній основі. Розробка як бюджету грошових коштів, так і звіту про рух грошових коштів допоможе вам відслідковувати ваші грошові потоки.
Продажі
Власнику ресторану важливо знати, яка частка ваших продажів припадає на їжу, а скільки на напої. Ви можете далі розбити це на прийоми їжі, страви на винос і навіть на різні пункти меню за допомогою свого бухгалтерського програмного забезпечення.
Вартість проданих товарів
Собівартість проданих товарів (COGS) у ресторані складається з усіх продуктів і витратних матеріалів, які використовуються для приготування продуктів у вашому меню. Ви повинні відрізняти COGS від інших витрат на ведення бізнесу, таких як орендна плата та комунальні послуги або витрати на розміщення. План рахунків для ресторану перераховує всі витрати на розміщення як витрати, тоді як їжа та запаси перераховані в COGS.
Які звіти важливі для бухгалтерії ресторану
Існують звіти, що стосуються бухгалтерського обліку ресторанів, та інші звіти, які всі малі підприємства повинні вести як для податків, так і для цілей звітності. Звіти про ресторани окреслюють ваші KPI. Ці звіти зазвичай можуть бути створені за допомогою бухгалтерського програмного забезпечення ресторану та програмного забезпечення POS:
- Щоденний звіт про продажі: цей звіт дає вам змогу порівнювати ваші тижневі або місячні продажі, щоб побачити, як працює ваш ресторан, перш ніж вираховувати витрати.
- Витрати на харчування: вам потрібно побачити, скільки коштує їжа порівняно із загальним доходом, отриманим від продажу продуктів харчування. Ваша система POS надає ці цифри.
- Витрати на розміщення: Ці витрати, такі як орендна плата та комунальні послуги, є вашими накладними витратами і не сильно змінюються.
- Собівартість: у цьому звіті порівнюються ваші витрати на оплату праці плюс COGS з вашим доходом. Зазвичай витрати на оплату праці, які включають заробітну плату разом із виплатами працівникам, складають приблизно 30% доходу. Собівартість в ресторані становить більшу частину ваших витрат. Уважно стежте за собівартістю, оскільки саме там ви можете заощадити найбільше грошей.
- Операційні витрати: Ці витрати – це все, що не покривається собівартістю та витратами на розміщення, як, наприклад, витрати на маркетинг і рекламу.
Це звіти, які повинен вести кожен малий бізнес:
- Довідка про доходи: звіт про прибутки та збитки – це ваш звіт про прибутки та збитки. Він показуватиме ваші витрати за період часу, наприклад місяць або квартал. У звіті про прибутки та збитки вказано ваш дохід у порівнянні з вашими витратами.
- Бухгалтерський баланс: Баланс показує, чим володіє фірма (активи) і чим вона заборгувала (зобов’язання), а також власний капітал. Якщо ви заборгували більше, ніж маєте, вам слід вжити заходів, щоб збільшити свій дохід і зменшити боргове навантаження.
- Звіт про рух грошових коштів: Звіт про рух грошових коштів показує приплив і відтік грошових коштів у вашій фірмі. Це безцінний інструмент для відстеження ваших потреб у готівці.
