Хоча основні частини вашої грантова пропозиція займе більшу частину вашого часу та енергії, не відмовляйтеся від супровідного листа. Увага до більш тонких моментів складання пакету пропозицій може спричинити або порушити запит на фінансування. Не відключайте спонсора неохайним супровідним листом.
Мім Карлсон і Торі О'Ніл-МакЕлрат, автори Отримання грантів крок за кроком,зазначити, що супровідний лист повинен:
- Представте свою організацію правильній людині.
- Запевніть спонсора, що цей проект має вашу підтримку рада директорів.
- Вкажіть, що ви просите - скільки і за що.
Коли ви додаєте супровідний лист?
Використовуйте супровідний лист для пропозицій до корпорацій і фондів, але не для заявок на федеральні або державні гранти. Ці спонсори хочуть тільки те, що вони просять, і вони рідко просять супровідний лист.
Атрибути хорошого супровідного листа
Ваш супровідний лист має:
- Будьте короткі
- Швидко переходьте до справи
- Не повторює інформацію, яка є в пропозиції
- Скажіть читачеві, наскільки добре ви розумієте спонсора та наскільки ваш грант відповідає вимогам спонсора
Беверлі А. Браунінг, автор Грант Написання для чайників, пропонує вам написати супровідний лист після завершення всієї пропозиції та коли ви перебуваєте в настрої для роздумів. Браунінг каже:
«Оскільки ви розглядаєте своє велике досягнення (завершений запит на фінансування), дозвольте творчості, правому боку увімкніть мозок і зв’яжіть свої почуття досягнення з людиною, яка допоможе здійснити ваші плани правда".
Форматування супровідного листа
- Використовуйте фірмовий бланк вашої організації. Поставте ту саму дату на супровідному листі, що й на заповненій заявці на грант. Це дата, коли ви надішлете грантову пропозицію грантодавцю. Використання однієї дати робить усі документи у вашому пакеті пропозицій узгодженими.
- Для внутрішньої адреси (у верхній частині листа) використовуйте ім’я та посаду контактної особи фонду або компанії, а потім ім’я джерела фінансування, адресу, місто, штат та поштовий індекс. Ще раз перевірте цю інформацію за допомогою телефонного дзвінка або електронного листа. Така інформація часто змінюється, тому переконайтеся, що у вас є поточне ім’я та адреса.
- У своєму привітанні використовуйте «Шановний» плюс особистий титул (пан, місіс, місіс, доктор, панове тощо), а потім прізвище. Дуже важливо, щоб ви адресували листа конкретній людині. Зателефонуйте до фонду чи офісу компанії, щоб переконатися, що у вас є потрібна особа та правильна посада. Ці деталі можуть здатися неважливими, але вони мають значення.
- Ваш перший абзац має бути коротким і зосередженим. Представте свою організацію (її офіційну назву, яка буде вашою корпоративною назвою) і повідомте спонсору, скільки грошей ви просите і чому. Включіть одне-два речення про те, чим займається ваша організація, а потім додайте одну точку, засновану на дослідженні, яка показує, що є потреба в тому, що робить ваша організація.
- Напишіть ще один-два коротких абзаци. Вкажіть мету вашого проекту та те, як він узгоджується з місією спонсора або пріоритетами фінансування. Включіть той факт, що ваша рада директорів повністю підтримує проект.
- Закінчіть свій лист підсумковим абзацом. Додайте, що це фінансове партнерство може означати для цільової аудиторії вашого проекту. Ви також можете включити запрошення відвідати сайт.
- Використовуйте закінчення, наприклад «З повагою».
- Лист має бути підписаний виконавчим директором або президентом правління, або обома. Під підписом введіть ім’я, по батькові, прізвище та посаду підписувача. Незважаючи на те, що ED або президент правління повинні підписати листа, у кінці останнього абзацу обов’язково вкажіть контактну інформацію людини, яка найкраще відповість на запитання.
- Унизу листа додайте слово «ДОДАВАННЯ» (усі великі літери).
Якої довжини має бути супровідний лист?
Обмежте супровідний лист однією сторінкою з трьох або чотирьох абзаців. Це має бути швидке читання.
Тон і деталі вашого супровідного листа можуть відрізнятися залежно від того, чи вас запросили подати повну пропозицію після надсилання Лист-запит (LOI), або якщо цей проект є першим підходом вашої організації до цієї конкретної основи.
Зразок супровідного листа
Мері Сміт, доктор філософії.
Офіцер програми.
Фонд громади.
4321 Поширений пров.
Some City, YZ 55555.
Шановний доктор Сміт!
Some City Senior Center з повагою просить надати нам грант у розмірі 50 000 доларів США для нашого пілотного проекту по роботі з латиноамериканцями похилого віку.
Як найбільший центр для людей похилого віку в будь-якому окрузі, який щодня обслуговує понад 450 людей похилого віку, ми усвідомлюємо демографічні зміни в нашій зоні обслуговування. І ми прагнемо розвивати та адаптувати наш центр відповідно до нових потреб. Пілотний проект по роботі з латиноамериканцями похилого віку дозволить нам провести однорічну роботу, щоб визначити, чи зможе наш центр ефективно:
Забезпечити комплексний доступ до медичних і соціальних послуг людям похилого віку в латиноамериканських громадах, які обслуговує наш центр, і.
Підвищення та повна інтеграція культурної компетентності правління, персоналу та волонтерів Some City Senior Center.
Наша рада директорів із ентузіазмом ставиться до цієї програми та прагне її запустити, щоб ми могли стати найбільш інклюзивний і культурно компетентний центр для літніх людей у всіх наших громадах, які цього потребують послуги. Якщо наприкінці пілотного року ми виявимо, що ця програма справді успішна, наше правління зобов’язалося включити частину річних витрат проекту в наш річний операційний бюджет, щоб програма стала невід’ємною частиною нашого ядра послуги.
Завдяки цьому проекту Центр стане основним напрямком, який надають латиноамериканці з доступом до охорони здоров’я, сім’ї будь-якого округу та три громадські клініки в радіусі п’ятнадцяти миль від нашого центру. Ми також приймаємо направлення іспаномовних людей похилого віку від будь-якої іншої громадської організації в зоні нашого безпосереднього обслуговування.
Дякуємо за розгляд нашого запиту. Я зв’яжуся з вами наступного тижня, щоб відповісти на будь-які ваші запитання, а також дізнатися, чи можемо ми зустрітися з вами, щоб обговорити достоїнства нашої пропозиції. Тим часом, якщо у вас виникнуть запитання, зв’яжіться з Конні Джонс, нашим директором із розвитку, за телефоном (555) 555-5555, x555 або [email protected].
З повагою
Джейн Лавлі.
Виконавчий директор.
КОРПУС.
*Лист передруковано (зі змінами) з дозволу Winning Grants, Step by Step, Second Edition, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2008.
Помилок, яких слід уникати у супровідному листі
- Занадто багато писати. Супровідний лист не є ні дисертацією, ні повною пропозицією. Будьте короткими та по суті. Порада: попросіть когось іншого прочитати. Вони це розуміють?
- Використовуючи великі слова. Якщо ви навчалися в аспірантурі, ви навчилися писати складно. Не робіть цього тут. Ви не прагнете вразити когось своєю ерудицією. Ви лише хочете викласти свою справу якомога природніше. Якщо ви не знаєте, коли надто ускладнюєте свій запис, скористайтеся додатком, наприклад Хемінгуей. Він підкаже вам, коли ваші речення важко читати, а коли ви надто багатослівні.
- Граматичні помилки. Якщо ви не впевнені у своїй граматиці, не ризикуйте. Використовуйте перевірку граматики в WORD, а також запустіть свою чернетку через програму, наприклад Граматично. Існує безкоштовна версія, але платна версія виходить за рамки необхідної перевірки граматики.
Зробіть свій супровідний лист помітним
Як це не сумно, але ваша грантова пропозиція може бути серед сотень або тисяч, які типовий фонд отримає протягом середнього року. Ваш супровідний лист може вплинути на наступний крок до фінансування. Але як це виділити?
Не пробуйте нічого «милого», оскільки представники фонду не будуть вражені.
Супровідний лист не підійде для a розповідь про клієнта, хоча ви повинні мати історію для інших частин вашої пропозиції, як-от опис проблеми. Додайте абзац про те, чому саме ваша організація може найкраще виконати цю місію. Огляньте свої конкурентоспроможні організації та оцініть, як і де ви досягли успіху. Це може бути пов’язано з сильністю ваших співробітників і волонтерів, вашим досвідом вирішення цієї конкретної проблеми або підтримкою спільноти, якою ви користуєтеся.
Вам не потрібно називати імена конкурентів або критикувати їх. Просто підкресліть свої переваги. Це був би гарний час, щоб порадитися з іншими в офісі. Об’єднайте кількох людей і подумайте, як ваша некомерційна організація досягає успіху.
По суті, супровідний лист має бути рухомим, легким для читання та спонукати читача до більшої пропозиції. Не створюйте жодних перешкод на шляху читача, які можуть завадити йому читати далі.
