Ми проводимо більшу частину нашого робочого життя на зустрічах. У багатьох випадках бідно керівництво нарадою практики призводять до непродуктивного використання часу учасників. У відповідній статті ми пропонуємо вказівки щодо перетворення п’яти поширених сценаріїв зустрічі продуктивні події. Ось додаткові ідеї для підвищення користі, продуктивності та впливу нарад.
Ключ керування нарадою — Стенд PAT
Деякі менеджери використовують P.A.T. підхід до зустрічей, що вимагає а Ппризначення, ан Аgenda, і a Тiframe. Озброєння учасників цими критичними моментами контексту перед сеансом гарантує, що люди будуть готові взяти участь і підтримати загальний намір зустрічі. Чіткий P.A.T. план допомагає забезпечити продуктивний сеанс.
Ви повинні бути в змозі визначити мету зустрічі максимум в 1-2 реченнях. «Ця зустріч призначена для планування нової маркетингової кампанії» або «ця зустріч призначена для перегляду нової політики доставки щодо обробки повернень». The мета допомагає гарантувати, що кожен знає, чому вони там, що потрібно зробити, і як спрямовувати прогрес і прагнути до висновку.
Скласти порядок денний. Перелічіть пункти, які ви збираєтеся переглянути/обговорити/перевірити. Ми любимо призначати часові обмеження для кожного пункту порядку денного (див. нижче) і визначати особу, відповідальну за модерування обговорення. Встановіть часові рамки; принаймні встановіть час початку та закінчення. Ми також рекомендуємо встановити тривалість для кожного пункту порядку денного. Вони повинні складати загальний часовий проміжок зустрічі.
Починайте свої зустрічі вчасно
Якщо ви працюєте в одній із тих культур, де люди просочуються на зустрічі протягом п’яти-десяти хвилин після запланованого часу початку, настав час почати нову тенденцію. Одна фірма заохочує своїх менеджерів зачинити двері в запланований час початку, а ті, хто спізнюється, не можуть бути присутніми. Хоча це може бути більш драконівським, ніж ви бажаєте діяти, ви не повинні соромитися привести зустріч у порядок, переглянути мету та підтвердити очікування та час.
Не чекайте, поки з’являться відсталі. Коли хтось приходить із запізненням, не повертайтеся назад і не переглядайте те, що вже розглянуто. Продовжуйте теми зустрічі. Це буде незручно для відстаючого та підвищить шанси того, що він/її прибуде вчасно на наступну зустріч.
Якщо організатор/спонсор зустрічі не з’являється вчасно, вважайте зустріч скасованою та повертайтеся до роботи. Період очікування від п’яти до семи хвилин є розумним. Цілком імовірно, що організатор зустрічі зіткнувся з несподіваною проблемою і хотів би, щоб ви не витрачали час на його/її очікування.
Тримайте зустріч по темі
Хорошою практикою є призначити комусь роль тримати всіх у курсі під час зустрічі. Занадто часто дискусії пливуть, а потім перетворюються на вир думок, ідей, фактів та емоцій. Натомість призначте роль і повідомте всім присутнім, що ця особа буде втручатися, якщо і коли обговорення відхилиться від порядку денного та конкретного пункту обговорення. У деяких компаніях ця роль називається «Traffic Cope», в інших — «Topic Keeper». Незалежно від ярлик, роль надзвичайно корисна для посилення ефективності та продуктивності вашого зустрічей.
Якщо виникають додаткові теми, які не стоять на порядку денному, але важливі для обговорення, це має бути чітко зазначено захоплені та розміщені на «стоянці» для майбутнього розгляду та обговорення або для окремого розгляду засідання. Власник наради залишає за собою право дозволити незначне розбіжне обговорення, якщо воно відповідає загальній меті наради.
Зберігайте та розповсюджуйте нотатки/протоколи нарад
Хтось, крім організатора зустрічі, повинен вести протокол засідання. Добрий запис протоколу буде включати:
- Час, дата, місце зустрічі
- Опис мети
- Копія порядку денного
- Список присутніх і список тих, хто не прийшов
- Детальний короткий перелік висновків, пунктів дій, обов'язків і дат завершення. Багато нотатників використовують порядок денний як керівництво для переліку висновків і дій.
- Запланована подальша зустріч, якщо це дійсно необхідно.
В ідеалі розповсюджуйте нотатки зустрічі якнайшвидше після завершення зустрічі та не пізніше одного робочого дня. Протоколи та примітки служать важливим нагадуванням для учасників, а також джерелом інформації для інших зацікавлених сторін або для тих, хто пропустив зустріч. Протоколи є чудовим інструментом для нагадування людям і командам про їхні подальші дії.
Суть
Цілком можливо, що зустріч призведе до позитивного результату, сприяючи просуванню проектів і людей, але не розраховуйте на це. Певна старанність і навмисне посилення ваших методів організації зустрічі підвищать ваші шанси досягти чудового результату.
Оновлено Артом Петті
