Важливі навички для канцелярської роботи

Канцелярська робота забезпечує безперебійну та ефективну роботу офісу. Це включає щоденні адміністративні завдання офісу, такі як відповіді на телефонні дзвінки, планування зустрічей, надсилання факсів і подання документів.

Канцелярські та адміністративні навички корисні практично кожному, хто працює в офісі. Більшість співробітників повинні виконувати хоча б якусь канцелярську роботу. Тому ці навички важливі незалежно від вашої офіційної посади. Офісні клерки та секретарі повинні мати особливо сильні канцелярські навички. Співробітники на цих посадах виконують більшість повсякденних завдань офісу.

Види діловодних робіт

Хоча деякі люди використовують ці назви посад як взаємозамінні, офісні клерки та секретарі відрізняються від адміністративних помічників. Адміністративним помічникам часто потрібен вищу освіту, і на них покладено більше обов’язків, зокрема очолювати проекти та іноді керувати командами.

Навпаки, клеркам і секретарям зазвичай не потрібна розширена освіта за межами середньої школи (хоча існують програми вищої освіти, які зосереджуються на канцелярській та секретарській роботі). Клерки та секретарі керують щоденними операціями офісу, але, як правило, не мають управлінських обов’язків.

Клерки та секретарі працюють у різноманітних галузях, включаючи фінанси, бізнес, медицину, уряд та право. Деякі з цих посад вимагають певних навичок. Однак є базові навички, необхідні майже для кожної посади канцелярського та адміністративного помічника.

Найвищі канцелярські навички

У наведеному нижче списку описано канцелярські навички, які роботодавці шукають у кандидатах на роботу. Включено детальний перелік п’яти найважливіших канцелярських навичок, а також додаткові списки відповідних адміністративних навичок.

Увага до дрібниць

Канцелярська робота передбачає приділяти увагу повсякденним деталям офісу — іншим людям можуть не помічати, наприклад відповідати на електронні листи та відстежувати їх, відстежувати зустрічі та переглядати документів. Як клерку чи секретарю важливо зосередитися на цих деталях і не дозволити нічого проскочити. Наприклад, очікується, що клерки перевірятимуть документи на наявність будь-яких опечаток або помилок, перш ніж вийти на зустріч із зацікавленими сторонами.

• Активне слухання
• Аналітичний
• Старанність
• Виявлення ризику
• Організація поїздок
• Спостереження
• організація
• Планування
• Розстановка пріоритетів
• Вирішення проблем
• Міркування
• Облік
• Планування зустрічей
• Управління часом
• Введення

спілкування

Канцелярські працівники повинні мати сильні навички письмового та усного спілкування з начальством, колегами та клієнтами. Зазвичай вони відповідають на телефонні дзвінки, пишуть записки, надсилають електронні листи та вітають клієнтів і клієнтів. Вони повинні вміти говорити та писати чітко та ефективно, а також так, щоб їх було легко зрозуміти. Клерки та секретарі щодня спілкуються з різними особистостями, тож знають, як це зробити ефективне спілкування з колегами означатиме різницю між довгостроковою кар’єрою та короткостроковою один.

• Відповідаючи на телефонні дзвінки
• спілкування
• Листування
• Обслуговування клієнтів
• Делегування
• Електронна пошта
• Факс
• Стійка реєстрації
• Мовні навички
• Слухання
• Усне спілкування
• Вичитка
• Командна робота
• Письмове спілкування

Комп'ютерні навички

У наш час навички роботи з комп’ютером є критично важливими для будь-якої офісної роботи. Клерки та секретарі повинні бути швидкими та акуратними друкарками. Від них також зазвичай вимагається певне введення даних, тому вони повинні знати Microsoft Excel та інше програмне забезпечення для введення даних. Вони також повинні бути знайомі з іншим програмним забезпеченням Microsoft Office, таким як Word і PowerPoint. Будь-які додаткові навики роботи з комп’ютером, наприклад уміння створювати або редагувати веб-сторінки, будуть вважатися великим плюсом.

• Кредиторська/дебіторська заборгованість
• Введення даних
• Управління даними
• Візуалізація даних
• Вільне володіння базою даних
• Настільна публікація
• Цифрові календарі (Google, Outlook тощо)
• Спілкування електронною поштою
• Microsoft Office
• Офісні машини
• Електронні таблиці
• Введення
• Обробка текстів

Числення

Канцелярська робота передбачає вміння рахувати, що вимагає базових математичних навичок для розуміння числової інформації. Деякі клерки певною мірою відповідають за ведення бухгалтерського обліку та/або бухгалтерський облік компанії, серед інших чисельних обов’язків. Клерки, здатні швидко й ефективно виконувати ці функції, процвітатимуть на цих посадах. Якщо ви не великий математик, не хвилюйтеся. Просто переконайтеся, що маєте базові математичні навички та аналітичне мислення.

• Облік
• Точність
• Арифметика
• Розрахунок
• Виставлення рахунків
• Бухгалтерія
• Бюджетування
• Аналітика даних
• Оцінка
• Витрати
• Логічне мислення
• Організація інформації
• Електронні таблиці
• технології
• Розуміння тенденцій
• Зважте різні варіанти

організація

Клерки та секретарі повинні бути організовані, оскільки вони відповідають за безперебійну роботу офісу. До їхніх завдань входитиме відстеження графіка роботодавця, відповіді на електронні листи та телефонні дзвінки та ведення файлів.

Наявність сильних організаторських здібностей дозволить вам ефективно виконувати ці завдання. Буде корисно проаналізувати сфери, в яких ви організовані, і над чим вам слід працювати. Наприклад, запис завдань і речей, які слід запам’ятати, на липких нотатках – це спосіб гарантувати, що нічого не буде пропущено.

• Оцінка
• Співпраця
• Прийняття рішень
• Делегування
• Доставка пошти
• Документування
• Ефективний
• Подача
• управління
• Багатозадачність
• Офісне управління
• Нагляд
• Фотокопіювання та звірка
• Фізична організація
• Планування
• Розстановка пріоритетів
• Облік
• Сортування
• Управління часом

Вирішення проблем

Бути сильним вирішувачем проблем є ключовим для ефективного виконання канцелярських функцій і проблем, коли вони виникають. Залежно від сфери вашої ролі вам доведеться вирішувати проблеми з клієнтами, колегами чи технічні збої. Роблячи це вчасно, зберігаючи спокій під тиском, ви забезпечите найкращий результат щоразу.

• Активне слухання
• Адаптивність
• Аналізуючи
• спілкування
• Творче мислення
• Критичне мислення
• Скарги клієнтів
• Прийняття рішень
• Делегування
• Емоційні навички
• Міжособистісний
• Урівноваженість
• Стійкість
• Управління ризиками
• Усунення технічних несправностей

Винахідливість

Здатність пристосуватися як клерку допоможе вам процвітати у швидкоплинному середовищі. Від вас очікується, що ви будете виконувати роботу під час змін і будете надійним ресурсом для своїх колег. Щоб зробити це ефективно, знадобиться низка навичок, від багатозадачності та критичного мислення до відкритості. Можуть бути випадки, коли ваш бос або начальник не зможе допомогти вам у вирішенні проблеми. Якщо у вас є здатність працювати самостійно під тиском, ви станете видатним працівником.

• Адміністративна кмітливість
• Творче мислення
• Гнучкість
• Обробка запитів
• Незалежність
• Моніторинг офісної інвентаризації
• Багатозадачність
• Розкутість
• Наполегливість
• Фотокопіювання/сканування
• Проактивний
• Вирішення проблем 
• дослідження
• Самодисципліна

Важливі Soft Skills

Окрім цих п’яти найкращих канцелярських навичок, найкращі офісні працівники також володіють м’якими навичками, які часто є вродженими рисами особистості, а не отриманими компетенціями.

До них належать міцні навички міжособистісного спілкування, командна робота, гнучкість, надійність, здатність до адаптації та креативність. Це важливі характеристики для офіс-менеджерів, портьє, особистих помічників, офісних помічників і помічників керівників.