Роботодавці ніколи не повинні розміщувати певні пункти у ваших загальних кадрових документах. У деяких компаніях вміст особистих файлів і записів ваших співробітників зазвичай доступний для персоналу відділу кадрів, працівника та його менеджера чи керівника.
В інших доступ обмежений працівниками відділу кадрів, і працівники можуть запитувати доступ до своїх записів. Юристи також можуть викликати до суду вміст кадрових записів для позовів і скарг до Комісії з рівних можливостей працевлаштування (EEOC). Колишній працівник також може вимагати копію своїх кадрових документів.
Передова практика робить особисту справу доступною лише для співробітників відділу кадрів. Вам потрібно зберігати особисті справи під замком у місці зберігання, яке робить їх недоступними для інших співробітників.
З усіма цими потенційними способами використання та потенційними переглядами кадрових записів ваших працівників роботодавець повинен взятися піклуватися про збереження неупередженої, фактичної документації про трудову історію працівника в персоналі ваших співробітників записи.
Отже, ви захочете застосувати ці загальні вказівки до документації, яку ви зберігаєте в кадрових записах вашої організації.
Інструкція щодо оформлення особової справи працівника
Відомості в кадровому обліку повинні відповідати дійсності.
Думки керівника або персоналу відділу кадрів; випадкові нотатки; плітки; безпідставні чутки; питання, звіти або звинувачення інших співробітників, які не вивчені; звинувачення не були розглянуті, не розслідувані та не завершені; та будь-яка інша неправдива інформація, коментарі або примітки повинні бути виключені з особової справи працівника.
Одним із найгірших прикладів образливих коментарів, які менеджер з персоналу знайшов у облікових записах співробітника, були записки співбесіди менеджера з найму. Один сказав: «Можливо, занадто товстий, щоб підійматися та спускатися по сходах, коли це необхідно». Уявіть собі, як працівник, адвокат і навіть майбутні працівники та керівники читають такі коментарі.
В іншій компанії менеджер знайшов необґрунтовані нотатки, які менеджери та інші особи розміщували в справах працівника, наприклад: «Мері зла, тому що їй не підвищили зарплату. Вона цілеспрямовано уповільнила свою роботу, щоб поквитатися зі своїм керівником". Бачите проблему?
Кадрові записи повинні бути продумано розподілені за відповідними розташуваннями файлів.
Визначте протокол для облікових записів персоналу вашої компанії на основі державних і федеральних законів, трудового законодавства як-от Закон про перенесення та підзвітність медичного страхування 1996 року (HIPAA), і найкращий роботодавець практики.
Потім дотримуйтеся протоколу. Ви ж не хочете знаходити виправдання випадкового лікаря в персональній справі, коли вони належать до медичної справи. Крім того, ви не хочете, щоб обґрунтування та виправдання підвищення працівника були у файлі заробітної плати.
Вам також не потрібні записи про рішення про прийом на роботу, які передбачають перевірку репутації або нотатки з обговорень з колишніми роботодавцями, в особистій справі.
Навчання потребують керівники, керівники та інші працівники, які ведуть кадрову документацію.
Будь-яка особа, яка має доступ і може розміщувати документи в особовій справі працівника, потребує навчання для належного написання документації.
Заява у догані працівника про те, що він був повним невдахою, не призведе до ваших кадрових записів. Але відомо, що непідготовлені керівники пишуть подібні заяви та розміщують їх в особистих справах працівників.
А ще краще, надайте доступ до файлів працівнику відділу кадрів, який відповідає за записи та знає, що слід, а що не слід поміщати в особисту справу. Співробітник відділу кадрів може перевірити всю документацію перед її подачею, щоб переконатися, що вона відповідає дійсності та правильно написана. Процес перевірки та зворотного зв’язку допоможе вашим менеджерам навчитися писати відповідну документацію.
Збалансуйте інформацію, яку ви розміщуєте в облікових записах персоналу.
Включіть як позитивні, так і негативні аспекти трудової історії працівника. Дуже часто кадрові записи підкреслюють кожне негативне явище та пропускають позитивні компоненти, які відчуває кожен працівник. Подумайте про те, щоб зберегти докази підвищення, підвищення по службі, винагороди за відмінну роботу, а також копії похвал і подяк.
Визнайте різницю між особистими нотатками керівника щодо підпорядкованого персоналу та офіційними кадровими документами компанії.
Примітки керівника, які використовуються для підвищення продуктивності, відстеження проектів і досягнення цілей, а також для справедливого визначення підвищення та плани підвищення продуктивності, наприклад, належать до особистої справи керівника, а не до офіційних кадрів компанії записи.
Визнайте також необхідність навчати супервайзерів тому, як робити нотатки та вести документацію у своєму управлінському файлі. Ті самі критерії щодо фактів, а не думок, і конкретних прикладів, а не чуток, застосовуються до приватних нотаток.
Особисті нотатки керівника можуть бути викликані в суд у разі судового позову, тому рекомендується бути обережним навіть з приватними нотатками. Крім того, практика деяких керівників або менеджерів зберігати копії записів, які існують в офіційній особовій справі працівника, у їхній управлінській справі не рекомендується.
Документація про прийом на роботу та записки про співбесіду представляють певну складність.
Найкраще вести окремий файл для кожної зайнятої посади, який містить усю документацію, пов’язану із заміщенням цієї посади, від оголошення про вакансію до перевірки рекомендацій. Резюме, супровідні листи та заяви претендентів належать до цього файлу, за винятком того, що ви повинні перемістити заяву найнятого працівника до особової справи працівника.
За даними Товариства управління людськими ресурсами (SHRM). «Досьє про прийом на роботу містить документи та дії, вжиті для прийняття на кожну посаду. Сюди входять оголошення про роботу, резюме, заяви про працевлаштування, замовлення на роботу, подані до будь-якого агентства, оцінки співбесід, перевірки рекомендацій, результати фізичних іспити, результати тестування при працевлаштуванні, кредитні звіти, документація про валідність тестів, які використовувалися в процесі відбору, дані претендентів щодо кандидатів, яких не прийнято на роботу, та пов’язані з цим інформація».
Цей файл також містить офіційні контрольні списки та форми, які ви використовуєте, щоб прагнути до неупередженого представлення кваліфікації потенційного працівника та підтримати ваше рішення найняти найбільш кваліфікованого кандидат. Думки та примітки менеджера з найму, зроблені під час процесу найму, не належать до цього файлу.
Відділ кадрів може збирати ці нотатки, щоб підтримувати повну документацію щодо рішення про працевлаштування, але вони не належать до кадрових записів.
Фактичні документи про прийняття на роботу.
Ця документація включає такі рішення, як просування по службі, переведення на іншу роботу та підвищення зарплати, і вони входять до кадрового обліку. Думки керівника або відділу кадрів про працівника – ні. Офіційна документація про дисциплінарне стягнення, наприклад письмове попередження, також належить до особової справи працівника.
Конкретні приклади документів, які не повинні бути в кадрових справах
Не підлягають внесенню в облікові записи особового складу такі відомості. Для документації може знадобитися окремий файл, вона може бути класифікована як наглядові чи управлінські примітки або взагалі не повинна зберігатися роботодавцем.
- Будь-яка медична інформація належить до медичної карти.
- Інформація про заробітну плату належить до файлу заробітної плати.
- Документи, які містять номери соціального страхування працівників або інформацію про захищені класифікації працівника, такі як вік, раса, стать, Національне походження, інвалідність, сімейний стан, релігійні переконання, генетичний склад, вага тощо ніколи не повинні зберігатися в персоналі файли.
- Керівну документацію з метою керування роботою працівника, встановлення цілей, надання відгуків тощо слід зберігати в приватній папці, папці керівника чи менеджера.
- Матеріали розслідування, включаючи скаргу працівника, опитування свідків, опитування працівника, висновки, рекомендації адвоката, і рішення, а також подальші дії, щоб уникнути помсти, повинні зберігатися в матеріалі розслідування, окремо від персоналу записи.
- Запишіть форми I-9 для співробітників у файл I-9 або в інше місце, подалі від облікових записів співробітників. (У разі федеральної перевірки ваших I-9 ви не бажаєте розголошувати будь-яку іншу інформацію, що стосується ваших працівників.)
- Проведіть перевірку репутації, включаючи кримінальну історію, кредитні звіти тощо, а також результати тестування на наркотики в окремому конфіденційному файлі, який керівники, менеджери та працівник не можуть доступу. SHRM рекомендує або цей окремий конфіденційний файл, або альтернативно, щоб ця інформація також могла бути збережена в конфіденційній медичній карті працівника.
- Записи щодо рівних можливостей для працівників, такі як форми самоідентифікації та урядові звіти, не повинні зберігатися ні в особистій справі, ні в інших місцях, до яких має доступ керівник.
Суть
Якщо ви дотримуєтеся цих вказівок, ваша організація ефективно зберігає фактичну, підтверджену трудову історію та кадрові записи у відповідних місцях.
Будь ласка, зверніть увагу, що надана інформація, незважаючи на достовірність, не гарантує точності та законності. Сайт читає аудиторія з усього світу, а закони та правила зайнятості відрізняються від штату до штату та країни до країни. Зверніться за юридичною допомогою або до державних, федеральних чи міжнародних урядових ресурсів, щоб переконатися, що ваше юридичне тлумачення та рішення є правильними для вашого місцезнаходження. Ця інформація призначена для вказівок, ідей і допомоги.
